¿Cómo hacer una auditoría de Recursos Humanos?

Las organizaciones buscan alcanzar su máxima eficiencia en todas las áreas. Y la auditoría de Recursos Humanos se ha convertido en la herramienta perfecta para evaluar el desempeño de este departamento y así introducir mejoras.

Si quieres saber más sobre cómo funcionan las auditorías, para qué sirven y cómo se llevan a cabo sigue leyendo.

¿Qué es una auditoría de Recursos Humanos?

La definición de auditoría de Recursos Humanos dice que es el proceso que evalúa el desempeño y el funcionamiento de un departamento de recursos humanos. Durante este procedimiento se examinan aspectos como políticas, procesos, sistemas, etc. en las diferentes tareas:

• Contratación.
• Onboarding.
• Compensación.
• Evaluación de desempeño.

Estas tareas son una parte crucial dentro de las responsabilidades que tiene RRHH en la organización, por lo que analizarlas, evaluar su rendimiento y buscar puntos de mejora resulta fundamental.

También queremos recoger la definición de Eric Flamholtz, presidente de Management Systems Consulting Corporation, que dice que “la auditoría de Recursos Humanos es una evaluación sistemática de las fortalezas, limitaciones y necesidades de desarrollo de RRHH en el contexto del desempeño organizacional”.

Principales objetivos de la auditoría de Recursos Humanos

La consultoría de personal persigue, por tanto, una serie de objetivos:

• Identificar las tareas del departamento que son más importantes para lograr los objetivos de la organización.
• Medir el desempeño del departamento.
• Asegurar que la empresa cumple con las leyes vigentes en materia laboral.
• Ayudar a recursos humanos  a mejorar y ser más eficiente en sus procesos internos.
• Asignar los recursos adecuados y necesarios para el departamento.
• Asentar una base para introducir mejoras en el futuro.
• Fomentar el cambio y la creatividad dentro del equipo.

Importancia de realizar una auditoría de Recursos Humanos

La auditoría permite saber qué sucede dentro de un departamento, detectar errores o problemas y encontrar soluciones específicas. Es una herramienta de gestión por la que todas las áreas de la empresa deberían pasar. Sus beneficios más inmediatos son los siguientes:

• Visión completa y detallada del funcionamiento del departamento: entender cómo funciona cada una de las partes que componen el departamento de RRHH y cómo se integran con el resto de la empresa es fundamental. Pero, además, la auditoría nos permitirá identificar cuáles son los procesos que funcionan y cuáles no.
• Información de valor para el equipo: la auditoría recopila una serie de datos y conclusiones que son de gran valor para el departamento, lo que ayuda a tomar mejores decisiones en la gestión del mismo.
• Cambio positivo: evolucionar, crecer, innovar… es fundamental para cualquier área de la empresa. La auditoría impulsa el cambio positivo a través de acciones concretas.

Tipos de auditoría de Recursos Humanos

Como hemos comentado al principio, una auditoría externa se centra en diferentes aspectos del departamento de Recursos Humanos. Por eso, según su objetivo, podemos encontrar diferentes tipos:

• Auditoría I-9: este tipo de auditoría se realiza para asegurarse de que las empresas poseen el formulario I-9 que verifica que todos los empleados tienen un permiso de trabajo vigente. Es importante en caso de que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) realice una inspección.
• Políticas: este tipo de auditoría busca cambios en las políticas que deben realizarse para que sean coherentes y que no haya ninguna ilegalidad.
• Cumplimiento legal: la mayor parte del departamento de RRHH realizan auditorías de cumplimiento legal para asegurarse de que están al día de todas sus obligaciones.
• Contratación: esta auditoría revisa los procesos de contratación para asegurarse de que son coherentes, eficientes y no discriminatorios.
• Salario y jornada laboral: esta auditoría pretende localizar problemas en la estructura salarial del departamento o en la carga de trabajo.
• Seguridad: las consultoras de Recursos Humanos analizan los requisitos necesarios para garantizar la salud y el bienestar de los empleados en las oficinas.

Pasos para hacer una auditoría de Recursos Humanos

Si quieres hacer una auditoría de Recursos Humanos por tu cuenta o vas a contar con una consultora de recursos humanos especializada para hacerla, necesitas saber cuáles son los pasos a dar en este proceso:

1. Determinar el alcance de la auditoría

El equipo debe, en primer lugar, decidir cuáles serán los objetivos de la consultoría de personal y cuáles serán las áreas a revisar. Si es la primera vez que la empresa se somete a una consultoría de RRHH, puede optar por realizar un análisis a gran escala.

2. Planificar las preguntas a resolver

Las asesorías responden, normalmente, a una serie de preguntas que son clave para el departamento o la organización. Es importante dedicar el tiempo suficiente a elaborar este cuestionario ya que será el que nos guíe en los próximos pasos.

3. Recoger información

Llega el momento de ponerse manos a la obra y recoger información para la auditoría. En esta fase será necesario recopilar datos sobre la organización, procesos, prácticas, etc. Normalmente, las consultoras de RRHH utilizan el cuestionario para saber qué información necesitan.

4. Comparar los resultados

Para evaluar los resultados obtenidos, se comparan con los ofrecidos por otras empresas de tamaño similar o el histórico de la propia empresa (de haberlo). Poner los datos en un contexto nos ayudará a entender mejor cuál es el desempeño de la organización en el área analizada.

5. Elaborar un informe

El siguiente paso es recoger los resultados obtenidos y presentarlos en un informe completo. Así, el equipo de RRHH puede revisarlo fácilmente e incluso llegar a manos de miembros de la dirección. Además, a partir de este análisis se suelen proponer acciones de mejoras concretas.

6. Crear un plan de acción

Con los cambios sugeridos por la consultora de RRHH a raíz de la auditoría, la empresa debe diseñar un plan de acción que recoja las tareas que se van a llevar a cabo. Es importante ser específicos, establecer objetivos y plazos concretos.

7. Seguir mejorando

La auditoría de RRHH es solo una pequeña parte del proceso. Los responsables de RRHH deben introducir una cultura de mejora continua de las políticas y los procesos internos del departamento. Así, la organización nunca dejará de mejorar y conservará su ventaja competitiva.