¿Cómo cumplir con la normativa al contratar en remoto?

La contratación en remoto es una práctica a la que cada vez más empresas recurren, en parte tras la irrupción del coronavirus y el incremento del teletrabajo. La reducción de costes, la búsqueda de perfiles determinados o las características de algunos puestos que requieren de personal en otros países, también explican el aumento de las contrataciones a distancia.

Sin embargo, esta modalidad puede suscitar algunas dudas sobre las condiciones laborales y legales del país en el que se recluta. Además, es necesario sortear algunos escollos que pueden surgir durante el proceso de selección, de incorporación o del pago de la nómina, entre otros. En este aspecto, la tecnología es una gran aliada a la hora de acercar las distancias y lograr que los procesos sean más personales y eficientes. 

En Kenjo conocemos bien esta realidad y es por eso que disponemos en nuestro software de una funcionalidad de onboarding, de reclutamiento, control horario y gestión de vacaciones y ausencias, entre otras. Todas ellas pueden ser utilizadas por empresas que tengan oficinas en distintas zonas geográficas; por ejemplo, por una compañía con sede en Madrid y presencia en Barcelona, París o Munich. 

Para conocer mejor cómo pueden las empresas contratar en remoto sin dificultades, hemos tenido el placer de charlar con Andrea Carlon, Directora de Desarrollo de Negocio de Lano. Esta startup con sede en Berlín, está especializada en el cumplimiento de la normativa laboral y de la gestión de pagos al reclutar a distancia, a través de su plataforma. 

¿Cuántos días puede pasar un empleado fuera del país en el que trabaja? ¿Qué diferencias hay entre empleo flexible e híbrido? ¿Puede la empresa pedir a sus trabajadores estar en la oficina? A continuación Andrea nos resuelve estas y otras dudas: 

1. ¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrenta una empresa cuando contrata a distancia? 

Los equipos de Recursos Humanos se enfrentan a una serie de retos cuando deciden contratar en remoto. Durante la fase de contratación, el principal tiene que ver con la falta de conocimiento sobre la legislación laboral del país donde se encuentra el potencial candidato o incluso sobre la normativa y las condiciones del trabajo en remoto en el propio país desde el que se contrata. 

Una vez elegido el candidato, hay que asegurarse de que tiene un contrato que cumple con la legislación local y decidir si el candidato va a tener un contrato a tiempo completo o como autónomo. Por último, la empresa debe asegurarse de que paga las contribuciones sociales necesarias en el país en el que se encuentra el empleado. 

¿Cómo puede el área de RRHH llevar a cabo con éxito el proceso de onboarding y pago de los empleados en remoto? 

Cumplir con la normativa al contratar en remoto puede implicar una gran inversión de tiempo y de recursos. Por ejemplo, recurrir a asesores legales en diferentes mercados puede ser muy costoso. Sin embargo, las herramientas tecnológicas de Recursos Humanos están enfocadas en superar dicha brecha.

Las funcionalidades de onboarding, como las que ofrecen Kenjo o Lano, ayudan en ambos casos. Lano ofrece una solución de contratación de empleadores que permite a las empresas contratar en países donde no tienen una entidad legal. Y Kenjo da la posibilidad de firmar digital y legalmente contratos de trabajo y realizar procesos de contratación, entre otros aspectos. 

3. ¿Cómo ayuda la tecnología a contratar empleados a distancia? 

La tecnología es clave para una buena organización. Tener todos los documentos digitalizados, facturas, nóminas y contratos almacenados en una sola plataforma es fundamental para los equipos de Recursos Humanos, Finanzas y los fundadores de la empresa, sobre todo al inicio.

Por otro lado, las tareas administrativas o rutinarias, como fichar las horas de trabajo o gestionar informes y pagos, también pueden agilizarse y el tiempo que se ahorra se dedica a otros temas más urgentes e importantes. Por otro lado, herramientas como Zoom o Slack han ayudado a crear verdaderas culturas remotas tanto en empresas donde todo el personal trabaja en remoto, como aquellas que han tenido que hacer frente a la pandemia. 

4. ¿Cuál es la diferencia entre empleo a distancia, trabajo desde casa y empleo híbrido?

El trabajo totalmente a distancia es cualquier puesto en el que el empleado no tiene que trabajar desde la oficina y puede hacerlo donde quiera. Por el contrario, trabajar desde casa significa que el lugar principal de trabajo es el domicilio del empleado. En esta situación, la empresa debe poner a disposición del trabajador todo el material necesario, como el equipo y la tecnología, para realizar su trabajo.

Por último, un modelo de empleo híbrido significa que una empresa puede tener a algunos equipos o departamentos trabajando en la oficina y otros en casa. Este modelo no significa que los empleados deciden cuándo quieren estar en casa o ir a la oficina, porque eso sería un estilo de trabajo flexible. 

5. ¿Cuántos días puede trabajar un empleado fuera del país en el que tiene el contrato de trabajo y el domicilio fiscal?

Esto depende de lo que el país de destino haya establecido como número máximo de días que una persona puede estar residiendo en ese país y ser considerada contribuyente. En Europa, el trabajador está sujeto a la legislación del país en el que realmente trabaja por cuenta ajena o por cuenta propia. Sin embargo, y como norma general para la Unión Europea, el empleado no debe estar más de 183 días en un año natural en otro país europeo.

En este sentido, existe un mecanismo denominado Empleador Extranjero a través del cual, una persona puede, por ejemplo, ser empleada por una empresa alemana con contrato y ser residente legal y fiscal en España. La empresa alemana tiene que darse de alta en la Agencia Tributaria de España simplemente con un NIF y pagar los Costes Sociales.

6. ¿Se puede pedir a los empleados remotos que trabajen en la oficina?

Si el contrato establece explícitamente que el empleado trabaja a distancia, el empresario no debería pedirle que lo haga in situ. Sin embargo, el contrato puede ser revocado por ambas partes y las condiciones de trabajo podrían cambiar.

7. ¿Puede un empleado que no trabaja a distancia pedir un contrato de este tipo?

Sí, el trabajador puede solicitar la adaptación de la jornada y el tipo de contrato para conciliar aspectos como la vida laboral y familiar. Sin embargo, la empresa puede negarse si considera que existe una razón objetiva para ello. En cualquier caso, el empleado siempre podría solicitar vía demanda que sea un juez el que decida si existe una razón objetiva para negar ese tipo de contrato. 

8. ¿Hay limitaciones en cuanto al tipo de contrato que pueden hacer las empresas cuando contratan a distancia?

No hay limitaciones ya que el empleado puede trabajar a distancia con un contrato temporal, fijo o fijo-discontinuo. Pero, en España, los contratos a menores de 18 años o los de formación, prácticas o aprendizaje, requieren que mínimo el 50% del tiempo se realice en la oficina o donde éste tenga lugar.

Acerca de Andrea Carlon

Andrea Carlon es Directora de Desarrollo de Negocio de Lano en Berlín y cuenta con una amplia experiencia en el impulso y el crecimiento de empresas tecnológicas como Justly, Empire startups o Prodigy Finance. En su trayectoria, Andrea ha desempeñado distintos cargos como Responsable de Desarrollo de Negocio, de Crecimiento, Directora de Asociaciones Estratégicas y Jefa de Programación de la plataforma Meetup desarrollando el sector Fintech en Norteamérica. Andrea ha desarrollado la mayor parte de su carrera en Nueva York (Estados Unidos), en donde estudió un Master de Derecho y Emprendimiento en la Universidad de Nueva York (NYU) de Derecho. Además, es licenciada en Derecho por la Universidad Carlos III de Madrid.