Cómo crear un programa de evaluación del desempeño en una multinacional tecnológica - Entrevista

Cada vez más empresas confían en una gestión eficaz del rendimiento para promover el desarrollo personal de sus empleados y desarrollar todo el potencial de su negocio. Es por eso por lo que hoy hemos invitado a alguien muy especial a nuestra oficina de Berlín.

Bea Pönisch es Senior Learning & Development Manager en finleap connect GmbH, 

donde se encarga de todos los problemas estratégicos relacionados con el aprendizaje y el desarrollo. También trabaja como profesora de gestión de Recursos Humanos en el Euro FH y tiene una larga carrera entre varias empresas del sector de Recursos Humanos, como Volkswagen Coaching GmbH.

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¿Cuándo se implementó el programa de evaluación del desempeño en tu empresa? ¿Por qué y qué departamentos afectaron esta nueva iniciativa?

Un feedback regular y de alta calidad es uno de los principales instrumentos para aumentar el desempeño dentro de una organización. Crear una cultura en la que todos brinden un feedback constructivo en todo momento es importante para un desarrollo continuo y sostenido de toda la organización y para obtener su mayor potencial.

Para alcanzar esto, se deben definir estándares y procesos, así como establecer la organización y las estructuras adecuadas para garantizar que se logre el objetivo de mejora del desempeño laboral. Por supuesto, hay empresas que no tienen procesos predefinidos, pero en mi experiencia esto se vuelve cada vez más difícil a medida que aumenta el número de empleados.

¿Por qué es importante la implementación de un sistema de gestión del desempeño?

Configurar un sistema apropiado es perfecto para definir cualquier expectativa de desempeño en cada individuo. Esto garantiza la transparencia, la igualdad de trato, la motivación y la retención de los empleados y constituye una base para otras decisiones relevantes de RRHH.

De este modo, la empresa puede regular el desempeño de una manera específica, identificar oportunidades de desarrollo y obtener una visión general del potencial disponible de toda la organización. Además, un PMS de alta calidad ofrece la posibilidad de lograr de manera eficiente varios objetivos de desempeño y brinda a los empleados la base para dar forma a su propio desarrollo.

¿Cómo debe planificar y organizar el proceso y cómo se aborda?

La responsabilidad de establecer e implementar un sistema de gestión del desempeño generalmente la realizan los gerentes de Recursos Humanos. Estos departamentos tienen la experiencia y las habilidades necesarias para desarrollar sistemas apropiados con respecto a la organización individual.

Para garantizar una implementación exitosa, los representantes de la compañía deben estar convencidos de los beneficios y actuar como impulsores del proyecto. Entonces, la función principal de un departamento de Recursos Humanos es definir los objetivos del sistema de gestión del desempeño junto con la gerencia.

Basado en la definición del objetivo, los departamentos de Recursos Humanos crean un plan de proyecto que contiene pasos individuales. Esto debe hacerse en coordinación con la gerencia, para que los responsables de Recursos Humanos puedan diseñar la implementación de forma independiente. Durante la fase de implementación, se puede utilizar una denominada Junta de Sondeo (los participantes son representantes de la gerencia, ejecutivos y empleados) para proporcionar información periódica sobre el curso del proyecto y recibir comentarios apropiados para que se puedan hacer cambios si es necesario.

¿Cómo se define una introducción exitosa para un sistema de gestión del desempeño?

Se pueden usar varias figuras clave o fuentes de información para determinar el éxito de un PMS. Estos pueden ser, por ejemplo:

• Resultados de encuestas de toda la empresa (por ejemplo, Encuesta de compromiso).
• Resultados de las discusiones de despidos.
• Análisis y comparación de los resultados de las entrevistas de desempeño.
• Tasa de rotación del personal.
• Planificación de la sucesión.
• KPIs claves de Recursos Humanos relevantes para el negocio.

¿Cuáles son los mayores desafíos al implementar este sistema? ¿Y cómo puedes superarlos?

Uno de los mayores desafíos para RRHH al desarrollar e implementar un PMS es la gestión. Si la administración no está convencida de los beneficios, no respaldará la aplicación necesaria durante la implementación y comunicará las declaraciones relevantes a los gerentes y empleados. Un sistema de alta calidad solo puede funcionar y desarrollarse por completo si se aplica en consecuencia, se vive y forma parte de la cultura corporativa. Esto requiere modelos a seguir que sean convincentes y que transporten los beneficios a la organización y, como modelo a seguir, impulsen activamente e implementen el tema con éxito.

Además, las opiniones a menudo difieren ampliamente entre el diseño del contenido, la cuestión de qué es el desempeño y cómo debe definirse. Si bien algunos trabajan con objetivos cualitativos y cuantitativos, el rendimiento también puede basarse en habilidades. La definición de estos criterios de comportamiento críticos para el éxito puede llevar mucho tiempo y requiere un alto grado de coordinación. Por supuesto, esto también está condicionado por el enfoque adoptado en el desarrollo del sistema. Si una empresa decide un enfoque descendente, puede suponer menos tiempo en comparación con un enfoque ascendente.

¿Cuántas personas deberían participar en la creación de un programa de evaluación del desempeño? ¿Por qué?

El número de personas que deben considerarse en el desarrollo de un sistema de gestión del desempeño depende en gran medida de la organización y la cultura corporativa.

• Si una empresa sigue un enfoque descendente, la gerencia y los empleados del departamento de Recursos Humanos son participantes importantes.
• Si una empresa elige el enfoque ascendente, los empleados y gerentes también participan durante el desarrollo.

Los formatos del taller se utilizan para determinar las necesidades, los componentes y el contenido del PMS. Dependiendo del tamaño de la empresa, se debe determinar el número de talleres individuales, así como la consolidación de los resultados y su procesamiento (por ejemplo, talleres adicionales).

Ambos enfoques tienen sus propios pros y contras y dependen, como se mencionó, de la cultura corporativa respectiva. Si la participación juega un papel importante, siempre tendería a seguir un enfoque ascendente. Ya hemos mencionado antes una combinación de ambos enfoques, como sondeos para involucrar a otras personas dentro de la empresa en el proceso de desarrollo y al mismo tiempo obtener embajadores para la implementación.

En mi humilde opinión, no importa qué enfoque elija una empresa, lo definitivamente importante es definir responsabilidades y tareas al inicio.

¿Qué 5 cosas sugeriría a nuestros lectores hacer y no hacer al crear un programa de evaluación del desempeño?

5 cosas a hacer:

• Una definición clara de objetivos, presentación de beneficios y el procesamiento de los resultados.
• Procesamiento objetivo (por ejemplo, trabajar con definiciones claras de competencias).
• Implementar más instrumentos además de las revisiones de desempeño estandarizadas para permitir comentarios regulares y constructivos.
• Proporcionar a los interesados ​​toda la información relevante sobre la aplicación del sistema y la transparencia del proceso (por ejemplo, cómo se toman las decisiones relevantes relacionadas con los Recursos Humanos).
• Evaluación periódica de su propio sistema y cuestionamiento de los instrumentos de manera significativa.

5 cosas a evitar:

• No involucrar a la gerencia en una etapa temprana, preferiblemente involucrando a otros grupos de empleados.
• No hay objetivos claros por adelantado basados ​​en la revisión del éxito.
• Impulsar el proyecto únicamente desde una perspectiva de Recursos Humanos, sin evaluar las necesidades de la organización.
• Evaluar los resultados sobre la base de la distribución normal y tomar todas las decisiones adicionales.
• Vincular las evaluaciones de desempeño (como base, por ejemplo, para promociones) con discusiones de desarrollo.

¿Qué recursos sugieres a los gerentes de Recursos Humanos para obtener los conocimientos necesarios para crear un sistema de gestión del desempeño en sus empresas?

No puedo recomendar personalmente ningún libro que sea absolutamente necesario leer. Estoy convencida de que las personas que no tienen la capacitación y la experiencia adecuadas deberían involucrar a otras personas. La calidad y la alineación con los requisitos de desarrollo de la empresa son una parte importante del éxito de un sistema de gestión del desempeño.

Si se introduce un sistema que no cumple con los aspectos descritos, no solo la calidad se ve afectada, sino que también habrá menos aceptación. El resultado probablemente no alcanzará el objetivo deseado y los empleados verán el proceso como un mal necesario en lugar de una oportunidad.

Aconsejo a los gerentes de Recursos Humanos con experiencia que intercambien ideas con colegas y dentro de las redes relevantes. Hay redes de Recursos Humanos específicas que están organizadas. A través de Slack, por ejemplo, está Purple Squirrel Society o Secret HR Society. También hay eventos específicos que a menudo se organizan a través de grupos de trabajo. Además, hay innumerables seminarios web, artículos de blog y podcasts en la red.

The Harvard Business Review es otra fuente útil de información sobre las últimas tendencias y hallazgos científicos.

¡Gracias Bea por esta interesante conversación!