Lección 6: Cómo crear reuniones eficaces trabajando en remoto

Hoy nos centraremos en lo esencial para asegurarnos que tus compañeros de equipo se involucren en las reuniones de la empresa y por ende, mejorar resultados. Revisaremos todo lo que necesitas para todas tus reuniones, tanto formales como informales.  

Aprendizajes clave

✓ Tamaño y duración de las reuniones.

✓ Estructura de la reunión.

✓ Distracciones durante la reunión.

✓ Toma de decisiones durante las reuniones.

Best practices de reuniones teletrabajando o en remoto

Las reuniones son una práctica de negocio esencial y un formato que permite hacer brainstorming, establecer objetivos y toma de decisiones fundamentales. Esto es particularmente cierto en ambientes de trabajo remoto, el progreso de tu equipo se alimenta de reuniones saludables, eficientes y que fluyan correctamente. Martha Maznevski, investigadora en el tema del trabajo distribuido, considera que las reuniones son lo que hace latir el corazón de los equipos teletrabajando, el cual metafóricamente bombea vida al progreso de los proyectos.    

Sin embargo, las reuniones tienden a ser ineficaces si no tienen una intención concreta, por lo que muchos las perciben como una pérdida de energía, tiempo y esfuerzo. En un estudio reciente hecho en inglés por CV - Library, se preguntó a los empleados acerca de su perspectiva en torno a las reuniones de trabajo en remoto. 

Resulta ser que el 76% de los empleados considera que las reuniones online son una “pérdida de tiempo” y 33% admite dejar la reunión antes si se aburre 😳. ¡Jolines! En definitiva, malas noticias.

1) Duración de la reunión

Es importante que identifiques qué tipo de reunión se va a celebrar y que reserves el tiempo adecuado para esta. Agendar una hora de reunión para un tema que se puede cubrir en 20 minutos provocará sentimientos de frustración en los empleados porque perderán tiempo que pudieron haber invertido en alguna otra actividad. ¿Alguna vez has escuchado acerca de la Ley de Parkinson? Dicha ley señala que “el trabajo se expande para llenar todo el tiempo disponible para su ejecución”. 

Aquí algunos consejos para acertar con la duración de la reunión con tu equipo:  

• Identifica el tipo de reunión y agenda el tiempo apropiado para ello. Puedes utilizar esta tabla:
• Identifica la hora de la reunión, teniendo en cuenta si hay colaboradores en distintas zonas horarias:
  

  👉 Worldtimebuddy es una estupenda herramienta muy fácil de usar. Simplemente añade a la lista todas las ubicaciones de tus compañeros de trabajo y determina visualmente la hora de la reunión que vas a convocar. Worldtimebuddy te ayuda a recordar que hay distintas zonas horarias; una hora conveniente para ti puede ser la mitad de la noche para un colega internacional.

• Diseña las reuniones para que terminen a la hora adecuada: 
  

  👉 Estructura el timing para que la conversación termine 10 minutos antes del final de la reunión. Es probable que la conversación se extienda durante esos 10 minutos extras y surja la charla informal que suele darse al final de las reuniones. 

• Asegúrate que el tamaño de la reunión sea adecuado:
  

  👉La principal regla de las reuniones es no invitar demasiados asistentes. Esto es para que todos participen activamente en la conversación. Las reuniones de 6 personas son consideradas las más eficientes. 

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Algunas empresas han creado reglas específicas que señalan el tiempo máximo que cada trabajador debe invertir a la semana en reuniones internas. Consideramos que actualmente los trabajadores asisten a muchas más reuniones de las necesarias.   

Una buena regla es 4 horas de reuniones semanales. Incluir estas normativas hará que los trabajadores sean extremadamente selectivos en cuanto a qué reuniones asistir. Pocas cosas son peores que asistir a una reunión y no añadir valor alguno ¿correcto?   

Algunas empresas, como Amazon, establecen rutinas de tiempo en las reuniones, especialmente para reuniones ejecutivas diseñadas para tomar muchas decisiones en poco tiempo. Jeff Bezoz se asegura de que la primera media hora en toda reunión de toma de decisiones de su empresa, se invierta en que todos los asistentes lean un breve memorándum de datos clave.

Incluyó esto al darse cuenta que los asistentes casi nunca leían el material antes de la reunión y asistían poco preparados, derivando en una reunión de toma de decisiones inefectiva.  

2) Estructura de la reunión

Tener claro el motivo de la reunión es fundamental para diseñar una correcta estructura. Pregúntate las siguientes preguntas:

1. ¿Qué quieres obtener de la reunión?
2. ¿A quién realmente necesitas para mover el proyecto adelante?
3. ¿Cómo puedes asegurar que todos estén alineados y listos para participar en la reunión?  

Te dejamos algunos consejos útiles:

• El organizador de la reunión envía una agenda de la reunión unos días antes y pregunta si alguien quiere añadir algo más. Si es así, hay que ajustarla. Si no, se queda tal y como está.
• Evita confusión y momentos del tipo “No, habla tú” o “Adelante, yo te sigo” proporcionando a cada asistente tareas específicas antes de la reunión. Por ejemplo, quién toma las notas, moderador, encargado de medir el tiempo o dueños de ciertos temas.
• Tómate 5 minutos para enlistar las metas de la reunión en un tablero visual o en el chat de Zoom para que todos recuerden de qué trata esta reunión y hacía dónde va la conversación.
• Al final de la reunión, elige a alguien para que resuma verbalmente los puntos clave de la reunión y posteriormente los escriba. Si en este resumen se omite un punto clave, los otros asistentes tienen el deber de añadir el punto en ese momento.
• Una vez finalizada, se envían los pasos a seguir y puntos clave a todos los asistentes y se guarda en una carpeta de fácil acceso para todos. 

3) Distracciones en la reunión 

Si en una reunión de oficina hay muchas distracciones, en una reunión en remoto, existen aún más. Aquí un ejemplo muy conocido 😅. No podemos ayudarte con las distracciones de este vídeo en particular, pero aquí una lista de normas que quizá quieras implementar con tus compañeros de equipo para mantener las distracciones a raya.

Enciende tu cámara

• La gente con la cámara encendida tiende a asistir a la reunión en lugares más apropiados.
• Con el vídeo encendido, los participantes participan más y con más naturalidad.
• Es probable que los asistentes lean la documentación y se preparen con antelación para poder participar activamente y no quedarse en blanco.  

Limita el ruido de fondo

• Asegúrate de que los asistentes tengan el micrófono silenciado si no están hablando. El ruido de fondo puede distraer y molestar a los asistentes.
• Pide a los participantes silenciar sus teléfonos antes de conectarse a la reunión. 

Intenta enfocarte en una cosa a la vez

• Algunas personas creen que son multitareas; escriben correos, whatsappean y participan en una reunión. Todo al mismo tiempo. Desafortunadamente, ser multitarea no hace a las personas más eficientes. En realidad, hace lo contrario.
• Según los neurocientíficos, ser multitarea no significa poner atención en varias cosas al mismo tiempo, sino la capacidad de cambiar el foco de un tema a otro rápidamente.  

4) Toma de decisiones en reuniones 

Primero te ayuda a identificar y posteriormente a administrar directrices claras sobre cómo se tomarán las decisiones tanto en colaboraciones síncronas como asíncronas.

Resulta útil porque todos podrán mirar las directrices y entender exactamente cómo actuar desde el principio. En ambos formatos es recomendable compartir pantalla o hacer una videollamada para maximizar la efectividad. 

Las salas de espera o subsalas son otra estupenda opción en caso de que los grupos sean de más de 4 personas. ¿Listo para lanzarte a la piscina? 

Colaboración asíncrona o simultánea

Para este tipo de reuniones, puedes usar herramientas de reunión formales como: 

• Google docs, Google slides

Dentro de las herramientas de reunión informal podemos encontrar:

• Notas de voz en redes sociales: Whatsapp,  Linkedin, Instagram
• Mensajes de vídeo cortos que desaparecen en un día, por ejemplo: Snapchat

La función de reuniones de Kenjo te permite organizar reuniones interesantes e interactivas con agendas colaborativas:  

• Crear tareas, checklists o automatizaciones y sincronizarlas con la agenda.
• Registrar ausencias.
• Dinamizar reuniones asignando puntos de la agenda a cada asistente.
• Crear tareas y preguntas y sincronizarlas con la agenda para poder ser respondidas antes o durante la reunión. 

Colaboración síncrona

Para colaboraciones síncronas, puedes mirar las siguientes herramientas. O, puedes leer nuestra lección sobre herramientas, tecnología e integración aquí.  

• Google hangouts
• Skype
• Zoom
• Teamworks

Pregúntate esto: “¿En verdad necesitamos una reunión?” antes de convocar a los asistentes. 

Obtén las herramientas adecuadas para dirigir reuniones exitosas y fluidas. 

Rompe el hielo al principio de la reunión para hacerla divertida e interesante. 

No dudes en encender tu cámara, sugerir a los demás o incluso hacerlo obligatorio. 

No cierres la reunión hasta que todos, o casi todos los asistentes, tengan tareas asignadas y sepan cuáles son los pasos a seguir.

Habla claro. Es mejor ser honesto que mirar hacia otro lado para no enfrentar posibles problemas. Esto puede provocar frustraciòn y obstaculizar la toma de decisiones.  

➡️➡️ Imprime la checklist de reuniones de Kenjo para señalar lo más importante: Descargar checklist. ⬅️⬅️

¡Ya está! ¿Te ha gustado? ¿Estás considerando cambiar el formato de tus reuniones de trabajo remoto tras leer estos artículos?  

Preparados, listos... 👀

En la siguiente lección, aprenderás cómo afrontar un conflicto en un ambiente de trabajo remoto. Esta lección nos las han pedido muchísimo y tenemos un montón de ganas de contártelo.

¡Hablamos muy pronto!