In nur 5 Schritten sagst du Tschüss zu Papier und Excel und Digitalisierst deinen Schichtplan

Kennst Du das? Dein Schichtplan ist ein riesiges Excel-Chaos, Mitarbeitende beschweren sich über falsche Einträge, und kurzfristige Änderungen führen zu Stress pur. Vielleicht nutzt Du sogar noch Stift und Papier, was eine flexible Planung nahezu unmöglich macht.

Doch keine Sorge: Es gibt eine bessere Lösung! Mit einer digitalen Schichtplanung kannst Du Zeit sparen, Fehler reduzieren und die gesamte Organisation Deines Teams optimieren. Wir zeiden Dir Schritt für Schritt, wie Du von manueller Schichtplanung zu Kenjos digitalem Schichtplan wechselst – schnell, einfach und ohne Kopfschmerzen.

Warum der Wechsel zur digitalen Schichtplanung so wichtig ist

Bevor wir in die Umsetzung gehen, lass uns kurz die größten Probleme manueller Schichtplanung beleuchten:

1. Papier & Excel sind fehleranfällig

• Doppelte Einträge, vergessene Anpassungen oder Überbuchungen sind an der Tagesordnung.
• Ohne automatische Prüfungen kann es schnell passieren, dass jemand zu viele Stunden arbeitet oder Pausen nicht eingehalten werden.

2. Enormer Zeitaufwand

• Schichtpläne per Hand oder mit Excel zu erstellen dauert oft Stunden.
• Nachträgliche Änderungen erfordern manuelle Updates und erneutes Kommunizieren mit dem Team.

3. Keine Flexibilität für Mitarbeitende

• Wer seine Schichten tauschen oder ändern möchte, muss das oft über umständliche Anrufe oder WhatsApp-Gruppen klären.
• Es gibt keinen zentralen Ort, an dem alle immer den aktuellen Plan einsehen können.

4. Keine Echtzeit-Updates

• Manuelle Systeme können keine Live-Änderungen abbilden.
• Falls sich kurzfristig etwas ändert, müssen alle manuell informiert werden.

5. Gesetzliche Vorgaben schwer zu überblicken

• Arbeitszeitgesetze und Pausenregelungen müssen per Hand geprüft werden.
• Besonders im Einzelhandel und in der Gastronomie können Verstöße schnell teuer werden.

Mit einer digitalen Schichtplanung gehören all diese Probleme der Vergangenheit an. Du sparst nicht nur Zeit und Nerven, sondern ermöglichst Deinem Team eine effizientere Zusammenarbeit.

Die Kenjo Schichtplan-Checkliste

Mit unserer Schichtplan - Checkliste hast Du alles im Griff: Sie gibt Dir einen umfassenden Überblick darüber, was Du beachten musst, um typische Fehler zu vermeiden und Dein Team effizient zu planen. Zusätzlich enthält sie hilfreiche Tipps und Tricks, die Dir den Alltag erleichtern und sicherstellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden. Hol Dir die Checkliste und mach deine Schichtplanung einfacher, übersichtlicher und stressfreier!

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellst Du einen digitalen Schichtplan mit Kenjo

Der Wechsel von einer manuellen zu einer digitalen Schichtplanung klingt vielleicht kompliziert, ist es aber nicht. Mit Kenjo kannst Du in wenigen Schritten starten und Deine Schichtplanung optimieren.

Schritt 1: Mitarbeitende anlegen

Bevor Du mit der Schichtplanung beginnst, musst Du Dein Team in Kenjo anlegen. Das geht ganz einfach:

• Datenimport: Falls Du bereits eine Liste mit Mitarbeitenden hast, kannst Du diese in Kenjo importieren.
• Manuelle Eingabe: Falls Du von Grund auf startest, kannst Du Mitarbeitende manuell anlegen und ihre Verfügbarkeiten erfassen.
• Rollen & Arbeitsbereiche: Definiere, welche Rollen Deine Mitarbeitenden haben und in welchen Filialen oder Standorten sie arbeiten.

Schritt 2: Arbeitszeitmodelle & Schichtregeln definieren

Jedes Unternehmen hat individuelle Arbeitszeitmodelle. In Kenjo kannst Du diese ganz einfach anpassen:

• Vollzeit, Teilzeit & Aushilfen: Weise Mitarbeitenden unterschiedliche Arbeitszeitmodelle zu.
• Pausenregeln festlegen: Definiere, wann und wie lange Pausen eingehalten werden müssen.
• Feiertags- & Wochenendregelungen: Falls Du Zuschläge oder besondere Regeln für Feiertage hast, kannst Du diese direkt einpflegen.

Schritt 3: Den ersten Schichtplan erstellen

Nun geht es an die eigentliche Planung. Hier hast Du verschiedene Optionen:

• Drag & Drop: Ziehe die Schichten einfach in den Kalender und ordne sie Mitarbeitenden zu.
• Vorlagen nutzen: Falls Du wiederkehrende Schichten hast, kannst Du diese als Vorlagen speichern und mit wenigen Klicks zuweisen.
• Automatische Schichtplanung: Kenjo kann basierend auf Verfügbarkeiten und Regeln automatisch Schichtpläne generieren.

Schritt 4: Schichtpläne veröffentlichen & Mitarbeitende benachrichtigen

Sobald Dein Plan steht, kannst Du ihn direkt an Deine Mitarbeitenden senden:

• Mobile App & Web-Zugang: Mitarbeitende können den Plan jederzeit auf dem Computer, Tablet oder Mobiltelefon über die Kenjo-App abrufen.
• Benachrichtigungen: Automatische Push-Nachrichten oder E-Mails informieren über neue Schichten.
• Schichttausch: Mitarbeitende können Änderungen oder Tauschanfragen direkt über Kenjo stellen.

Schritt 5: Echtzeit-Updates & Anpassungen vornehmen

Manchmal müssen Schichten kurzfristig geändert werden. Kein Problem mit Kenjo:

• Live-Updates: Schichtanpassungen werden sofort an alle Beteiligten kommuniziert.
• Vertretungen organisieren: Falls jemand ausfällt, kannst Du per Klick eine Vertretung anfragen.
• Analyse & Optimierung: Sieh Dir an, welche Schichten besonders effizient sind und optimiere Deine Planung.

Die Vorteile der digitalen Schichtplanung mit Kenjo

Der Wechsel zu Kenjos digitaler Schichtplanung bietet zahlreiche Vorteile, die speziell darauf ausgelegt sind, den Planungsaufwand zu minimieren und gleichzeitig Flexibilität und Effizienz zu erhöhen. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Intuitive und schnelle Schichtplanung

• Drag-and-Drop-Funktion für eine einfache Zuweisung von Schichten.

• Schichtvorlagen, um wiederkehrende Pläne mit wenigen Klicks zu erstellen.

• Automatische Schichtzuweisungen basierend auf Verfügbarkeit und Arbeitszeitmodellen.

2. Transparenz und bessere Übersicht für alle

• Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre aktuellen und zukünftigen Schichten.

• Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass alle Beteiligten immer up-to-date sind.

• Filial- und standortübergreifende Planung für Unternehmen mit mehreren Standorten.

3. Flexible Anpassungen in Echtzeit

• Mitarbeitende können Schichtwechsel beantragen, ohne umständliche Anrufe oder WhatsApp-Nachrichten.

• Automatische Benachrichtigungen über geänderte oder neu zugewiesene Schichten.

• Sofortige Reaktion auf kurzfristige Ausfälle durch Benachrichtigung relevanter Teammitglieder.

4. Automatische Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben

• Vermeidung von Überstunden und Verstößen gegen das Arbeitsrecht.

• Übersichtliche Berichte zur Dokumentation von Arbeitszeiten und Schichten.

5. Kosteneffizienz und bessere Planbarkeit

• Reduzierung von Überstunden durch gezieltere Planung.

• Vermeidung von Personalmangel oder -überschuss durch datenbasierte Einblicke.

• Bessere Kostenkontrolle durch vorausschauende Personalbedarfsplanung.

6. Integration mit anderen Systemen

• Anbindung an DATEV und andere Lohnbuchhaltungssysteme für eine automatisierte Gehaltsabrechnung.

• Verknüpfung mit Zeiterfassungstools, um Arbeitszeiten direkt aus der Schichtplanung zu übernehmen.

• Schnittstellen zu weiteren HR-Systemen, um alle Prozesse zentral zu steuern.

7. Mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitenden

• Bessere Work-Life-Balance, da Mitarbeitende frühzeitig ihre Schichten kennen und mitgestalten können.

• Einfache Kommunikation zwischen Team und Management ohne Missverständnisse.

• Erhöhte Mitarbeiterbindung, da Schichtpräferenzen und Wünsche berücksichtigt werden können.

Kenjos Digitale Schichtplanung bringt Dein Unternehmen auf das nächste Level

Mit Kenjos digitaler Schichtplanung sparst Du Zeit, reduzierst Fehler und ermöglichst Deinem Team mehr Flexibilität. Der Umstieg von Papier & Excel ist einfacher als gedacht – und die Vorteile spürst Du sofort.

Neugierig geworden? Dann probiere doch einfach mal aus, wie Kenjo Dir deine Schichtplanung und den Arbeitsalltag erleichtern kann. Fordere eine Demo an oder registriere Dich für eine kostenlose Testversion und probiere es selber aus.