Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines jeden Unternehmens. Immerhin entscheidet die Produktivität der Belegschaft darüber, ob und wie erfolgreich ein Unternehmen ist. Im Personalmanagement weiß man schon lange, dass engagierte Mitarbeiter eigeninitiativ und selbstverantwortlich arbeiten und falls nötig gerne einen Extraschritt weiter als andere gehen. Da wäre es ein Leichtes zu denken, Unternehmen bräuchten keine digitale Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeiter, schließlich würden sich die Angestellten selbst regulieren.
Doch gerade in Zeiten, in denen laut Berechnungen der Bundesregierung durch die Corona-Krise in diesem Jahr voraussichtlich 2,35 Millionen Menschen in Deutschland in Kurzarbeit gehen beziehungsweise von zuhause arbeiten im Homeoffice, ist eine sinnvolle Online Zeiterfassung der Arbeitszeit wichtiger denn je. Immerhin sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachzuweisen, um das Kurzarbeitergeld zu erhalten.
Quelle: Statista, März 2020 - Anzahl der Kurzarbeiter in Deutschland von 1991 bis 2019
Dabei haben wir sieben wichtige Punkte ausgemacht, die die Bedeutung von effektivem Zeitmanagement zeigen:
Während der anhaltenden Krise können Beschäftigte, die durch die Kurzarbeit von einem Gehaltsausfall von über zehn Prozent betroffen sind und weiterhin beschäftigt werden, Kurzarbeitergeld erhalten. Dabei gilt:
Leistungs- und Arbeitszeitnachweise während der Kurzarbeit können schnell und unkompliziert mit Excel dokumentiert werden. Aber welche HR-Profis haben schon die Zeit, sich durch endlos lange Zahlenreihen und Tabellen zu wühlen, wenn eine digitale Zeiterfassungssoftware das Ganze ungemein vereinfacht?
In der Vergangenheit kamen immer wieder unterschiedliche Tools zur Überwachung der Anwesenheitszeiten digitalen Stundenerfassung von Mitarbeitern zum Tragen, aber durchgesetzt haben sich bisher die folgenden vier aus dem Personalwesen, um effektiv die tägliche Computernutzung und Aktivzeiten am Computer zu dokumentieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren.
Die Videoüberwachung von Mitarbeitern galt lange Zeit als eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Allerdings bewegen sich Firmen dabei nicht selten in einer rechtlichen Grauzone dank umfangreicher Datenschutzgesetze; so müssen Arbeitgeber bspw. die Arbeitnehmer über die Kameras, den Standort und den Zweck der Aufzeichnung informieren. Mittlerweile gilt sie als veraltet und zeitaufwendig, da alle aufgezeichneten Informationen analysiert werden müssen.
Die bloße Anwesenheit von Vorgesetzten und Managern helfen, die Anwesenheit der Mitarbeiter unter Kontrolle zu halten. Dabei sehen sie in Echtzeit, welcher Mitarbeiter an welchen Aufgaben gearbeitet hat, wer Urlaub hat usw. Gerade bei den Millennials, die Wert auf Eigenverantwortung legen, kann es bei dieser Zeitmanagement-Methode jedoch zu Spannungen kommen. Die genaue Überwachung der Zeit kann falsch interpretiert werden und als Mikro-Management ausgelegt werden.
ID-Systeme sind eine der gebräuchlichsten Mitarbeiter Zeiterfassungsprogramme zur Überwachung der Anwesenheit. Solche Systeme kontrollieren wie bei der guten alten Stempeluhr die Ein- und Ausbuchungen der Mitarbeiter. Dabei scannen die Mitarbeiter in der Regel beim Betreten und Verlassen des Gebäudes eine Karte ein. Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen: Durch die automatisierten Arbeitszeitauswertungen können Informationen leicht erfasst und analysiert werden, ohne dass sich die Arbeitnehmer händisch ein- und ausschreiben müssen.
Ein wesentlicher Nachteil bei ID-Systemen gegenüber einer digitalen Arbeitszeiterfassung der Arbeitszeit ist jedoch, dass sie nicht die Pausenzeiten der Mitarbeiter erfassen. Das führt unter Umständen dazu, dass jemand zwar positiv hervorsticht, weil er zwölf Stunden im Büro verbracht hat, sich davon jedoch die meiste Zeit in der Küche oder im Pausenraum aufhielt, anstatt zu arbeiten. Das lässt sich mit den ID-Systemen nicht genau sagen. Darüber hinaus müssen die kostenintensiven Systeme aufwendig installiert werden.
Online Personalverwaltungssoftware zur digitalen Zeiterfassung bietet eine effektive und genaue Möglichkeit für Personalabteilungen, Einblicke in die tägliche Computernutzung und die Leerlaufphasen zu erhalten, das Abwesenheitsmanagement zu kontrollieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu maximieren. Eine digitale Zeiterfassungssoftware automatisiert die Arbeitszeitauswertung und ist damit nicht auf menschliches Eingreifen angewiesen, sodass Personalleiter keine zeitaufwendigen Anwesenheitsberichte der Mitarbeiter sammeln müssen. Mitarbeiter stempeln sich automatisch ein- und aus und können in genauen Berichten die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden online zurückverfolgen.
Da im Mai letzten Jahres der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied, dass eine Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht für jeden Betrieb innerhalb der Europäischen Union werden soll, schlägt das Bundesarbeitsministerium eine Empfehlung vor, wie eine gesetzlich vorgeschriebene Stundenerfassung künftig aussehen könnte. Das könne entweder in Papierform, mit Excel-Tabellen, in Form einer digitalen Zeiterfassung oder online Software zur Urlaubsplanung der Mitarbeiter erfolgen.
Die Abwesenheit und Fehlzeiten von Mitarbeitern kann schwer zurückzuverfolgen sein, besonders wenn sie erst einmal zur Gewohnheit oder vom Team akzeptiert wurden. Anstatt jedoch zuzusehen, wie sich die Kosten unerwarteter Abwesenheiten summieren, hilft neben der digitalen Zeiterfassung ein einfacher Prozess, um die Abwesenheit von Mitarbeitern zu reduzieren:
Denke an eine umfassende Nachbetreuung der Mitarbeiter, die an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Im Personalwesen ergibt es Sinn, dass sich HR-Profis bei ihren Mitarbeitern persönlich nach ihrem Wohlbefinden erkundigen und fragen, ob diese sich in der Lage sehen, ihre normalen Aufgaben wieder aufzunehmen. So können Personalleiter den Mitarbeiter wissen lassen, dass sie sich um sein Wohlbefinden sorgen und dass sie seine Abwesenheit „bemerkt“ haben.
Damit Personalabteilungen und HR-Profis mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben, hilft unsere Kenjo-Personalverwaltungssoftware Mitarbeitern durch eine digitale Zeiterfassung, spielend leicht und akribisch genau ihre Arbeitszeit und Anwesenheit zu verwalten. Damit dokumentieren sie ihre Arbeitszeiten für das Kurzarbeitergeld, und Personalleiter erhalten sofort einen Überblick über alle An- und Abwesenheitszeiten. Das bedeutet eine enorme Zeitersparnis gegenüber der guten alten Excel-Tabelle, in der Personalleiter händisch alle aufgezeichneten Daten eingeben mussten.
Die HR-Manager behalten mit diesen automatisierten Arbeitszeitnachweisen den Überblick über geleistete Arbeitsstunden, erfassen An- und Abwesenheiten sowie Verträge und können diese im Handumdrehen exportieren, um die Daten dem Arbeitsamt zur Verfügung zu stellen.
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