Die Wahl der richtigen HR-Software kann sich manchmal ganz schön aussichtslos anfühlen. Das Angebot ist riesig und ziemlich unübersichtlich. Aktuellen Berechnungen zufolge wird im Jahr 2027 der weltweite Markt an HR-Software jährlich 38 Milliarden Dollar Umsatz erzielen. Der Markt boomt und die Frage ist, wie man aus dem riesigen Angebot die beste HR-Software für seine Personalmanager und das Unternehmen findet.
Wir wollen helfen, Licht ins Dunkel zu bringen, damit Du endlich die passende HR-Software für Dein Unternehmen findest und stress- und fehlerfreie HR-Software Dir Arbeit abnimmt. Damit Personaler ihre Zeit auf die wirklich wichtigen Dingen fokussieren können, nämlich die Menschen.
Dazu gehen wir auf die folgenden vier verschiedenen Schritte zur Auswahl eines passenden HR-Systems ein.
Ok, los geht's.
Personalverwaltungssoftware optimiert, beschleunigt, automatisiert und erleichtert die HR-Prozesse von der Personalbeschaffung bis zum Offboarding.
In diesem Sinne reduziert sie den Verwaltungsaufwand von Personalabteilungen. Das ist aus zweierlei Gründen wichtig:
An diesem zweiten Punkt arbeitet HR-Software am nützlichsten. Gute Personalmanagementsoftware sollte nicht nur eine bessere Umsetzung der zentralen Personalaufgaben ermöglichen oder automatisierte, effiziente und deutlich schnellere Prozesse liefern.
Die richtige Personalsoftware bietet eben auch ein einzigartiges Mitarbeitererlebnis. Und das sollte mittlerweile einer der wichtigsten strategischen Maßnahmen sein:
Laut einem Bericht von Deloitte bewerten 80 Prozent der Führungskräfte die Mitarbeitererfahrung als wichtig oder sehr wichtig. Allerdings sind nur 59 Prozent der Befragten der Meinung, dass ihr Unternehmen nicht oder nur bedingt bereit ist, sich mit damit auseinanderzusetzen.
Im Grunde sollte gute HR-Software Personalabteilungen dabei unterstützen, sich von einer prozessorientierten hin zu einer strategischen, auf die Mitarbeiter ausgerichteten Arbeitsweise zu wechseln. Das fördert das Mitarbeiterengagement und die Motivation.
Aber wie erkennen Personalmanager den richtigen Zeitpunkt zum Kauf einer HR-Software?
Normalerweise ist ein guter Zeitpunkt für den Kauf von HR-Software dann gegeben, wenn Personalabteilungen mit neuen Prozessen oder Herausforderungen der Mitarbeiter konfrontiert sind. Je nach Größe des Unternehmens variieren diese Herausforderungen. Aber Vorsicht, Spoiler: In beiden Fällen ist der günstige Zeitpunkt immer so schnell wie möglich...
In kleinen Unternehmen kann die Wahrnehmung des Personalbereichs ein echtes Problem darstellen. Möglicherweise gibt es nicht einmal engagierte Personalverantwortliche, sondern Büroleiter oder Vorgesetzte hängen einfach nur ein paar extra Schichten an ihre Stunden. Auch sind in KMUs in der Regel die Ressourcen begrenzt - viele verlassen sich auf Tabellenkalkulationen und manuelle Nachbearbeitung.
Das ist suboptimal, denn kleinere Unternehmen sind besonders anfällig für die großen Personalangelegenheiten wie langfristige Abwesenheiten, Teamkonflikte, Leistungsmanagementprobleme, Mitarbeiterfluktuation und Kosten im Zusammenhang mit Verstößen gegen das Arbeitsrecht.
Wem das bekannt vorkommt, der sollte sich so schnell wie möglich für eine HR-Software entscheiden. Durch die Automatisierung sich wiederholender manueller Prozesse ist bauen Personaler die passenden Strukturen auf, um zukünftiges Wachstum zu gewährleisten.
Hier gibt es mehr dazu: Aufbau einer HR-Abteilung.
Auf dieser Ebene besteht das größte Problem tendenziell darin, dass die Personalabteilung nicht mit dem Unternehmenswachstum Schritt gehalten hat. Vielleicht mussten Sie sich so lange mit unperfekten Prozessen und provisorischen Behelfslösungen herumschlagen, dass ein Wechsel unmöglich erscheint. Da kann sich der Schritt zur Personalverwaltungssoftware wie ein unüberwindbar großes Projekt anfühlen.
Vor allem, wenn man bedenkt, dass die meisten Personalmanager mit Arbeit geradezu überhäuft werden. Personaler, die immer noch mit Tabellenkalkulationen zur Mitarbeitererfassung und -verwaltung arbeiten, bewältigen den Verwaltungsaufwand des HR-Tagesgeschäfts wahrscheinlich kaum noch.
Sie wünschen sich mehr Zeit für die Konzentration auf die strategischen Aufgaben - wie beispielsweise die Implementierung von Best-Practice-Leistungsmanagement oder den Aufbau von Programmen zur Mitarbeiterbindung. Stattdessen wird ihre gesamte Zeit mit Abwesenheitsmanagement, Gehaltsabrechnungen und der Organisation von Vorstellungsgesprächen in Anspruch genommen.
Die Entscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Funktionen von HR-Softwarefunktionen ist eine der wichtigsten Schritte bei der Auswahl des richtigen Systems. Sicherlich hängen die genauen Bedürfnisse von der Größe des jeweiligen Unternehmens und den entsprechenden Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind, ab. Doch die drei gemeinsamen "Must-Haves" erleichtern die Entscheidung:
Abgesehen von diesen drei wesentlichen Merkmalen setzen Unternehmen natürlich unterschiedliche Prioritäten. So kann in einem Unternehmen vielleicht die Einführung intelligenter Zielvorgaben von Bedeutung sein, im anderen wiederum die Implementierung von Best-Practice-Beispielen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Sobald Personalmanager eine für passende HR-Software ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, sich mit den verschiedenen Anbietern auseinander zu setzen.
Produktmerkmale sind natürlich nicht alles. Folgende vier Fragen sollten Personaler Anbietern von HR-Software-während Ihres Evaluierungsprozesses stellen.
Einer der häufigsten Einwände gegen den Kauf von HR-Software sind die Kosten - doch nicht jede Personalverwaltungssoftware muss gleich in einem monatlichen vierstelligen Betrag enden.
Es gibt mittlerweile für jede Unternehmensgröße und -bedarf das passende Angebot mit entsprechenden Preisen. Oftmals sind die Preise an den Nutzungswert gebunden. Man zahlt also für die Funktionen, die man auch tatsächlich beansprucht. Bei Kenjo bieten wir zum Beispiel ein transparentes, flexibles Preismodell, das sich nach der Mitarbeiteranzahl richtet. (Weitere Informationen auf unserem Preisrechner).
HR-Software sollte Kopfschmerzen beseitigen, nicht verursachen. Wenn etwas schief geht, braucht man schnellen Zugang zum Support, der bei der Problembeseitigung hilft. Im Idealfall ist dieser rund um die Uhr und mit schnellen Reaktionszeiten verfügbar, damit die Mitarbeiter nicht Däumchen drehen und auf Hilfe warten müssen.
Eine Investition in HR-Software ist sinnlos, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Bei geringer Akzeptanz kann die Investition keinen ROI bringen.
Potenzielle Anbieter sollten Schulungen und Informationen zu Lernkurven anbieten. Ebenso gängige Fragen sind "Müssen die Benutzer technisch versiert sein? Können Anwender die Software unterwegs oder nur über den Desktop verwenden?"
Die Implementierung einiger HR-Systeme kann Monate dauern. Doch weil Zeit Geld bedeutet, sollte die Software innerhalb von wenigen Tagen und Wochen einsatzbereit sein.
Hat man sich erst einmal für die passende HR-Software entschieden, lohnt sich noch die Frage nach dem Customer Success Team und dem typischen Implementierungsprozess.
Hol’ Dir eine Demo von Kenjo...! Immerhin wurden wir zu einer der deutschlandweit besten HR-Softwares gewählt.
Natürlich haben wir versucht, unvoreingenommen zu sein, aber wir wissen aus den Bewertungen unserer zauberhaften Kunden, dass wir einen ganzen Haufen dieser Erwartungen erfüllen. Wir würden uns gerne unterhalten. Kein harter Verkauf, kein Vertriebsgespräch. Wir stellen Dir einfach nur unsere Funktionen vor... 👇👇