Sommerloch, nein danke! Diese 15 HR-Aufgaben solltest Du diesen Sommer unbedingt angehen!

Bereit für einen produktiven Sommer in der Personalabteilung? Es ist an der Zeit, die HR-Aufgaben anzugehen, die schon lange auf Deiner Liste stehen. Und wir haben eine Lösung für Dich: Kenjo, die All-In-One HR-Software, die Dir dabei hilft, Deine Prozesse zu optimieren und Zeit zu sparen. In diesem Artikel werden wir die HR-Aufgaben beleuchten, die Du diesen Sommer unbedingt angehen solltest, um Dein Unternehmen effizienter und erfolgreicher zu machen. Lass uns loslegen!

Zeiterfassung:  Ab jetzt gesetzlich verpflichtend

Obacht: Zeiterfassung ist für Unternehmen seit dem Jahr 2023 gesetzlich verpflichtend und daher eine wichtige Aufgabe, die HR-Teams diesen Sommer angehen sollten. Überprüfe, ob Dein derzeitiges Zeiterfassungssystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Aktualisiere gegebenenfalls Deine Richtlinien und Schulungsunterlagen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen. Implementiere moderne Technologien oder Tools, um die Zeiterfassung effizienter zu gestalten und Fehler zu reduzieren. Eine korrekte Zeiterfassung ist von großer Bedeutung für die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die korrekte Abrechnung der Arbeitsstunden.

Die digitale Arbeitszeiterfassung hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen, da Unternehmen nach effizienteren und transparenteren Methoden zur Verwaltung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter suchen. Mit der digitalen Arbeitszeiterfassung können Unternehmen ihre HR-Prozesse optimieren und gleichzeitig die Arbeitszeittransparenz und -genauigkeit verbessern. Erfahre mehr über die Vorteile und Funktionen der digitalen Arbeitszeiterfassung in unserem Artikel “Alles, was Du über die Digitale Arbeitszeiterfassung wissen musst!”.

Hinweisgeberschutzgesetz - Jetzt einen sicheren Kanal einrichten

Als HR-Verantwortlicher solltest Du diesen Sommer unbedingt das Hinweisgeberschutzgesetz angehen. Dieses gesetzlich verpflichtende Thema betrifft die Implementierung eines Hinweisgeberkanals in Deinem Unternehmen. Dieser ermöglicht Mitarbeitern, Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder Ethikrichtlinien anonym zu melden. Stelle sicher, dass Du die notwendigen Richtlinien und Prozesse entwickelst, um den Schutz und die Vertraulichkeit der Hinweisgeber zu gewährleisten. Verpass nicht die Chance, dieses wichtige Thema anzugehen und Dein Unternehmen zu stärken.

Im folgenden Artikel geht es um das Hinweisgeberschutzgesetz, das darauf abzielt, Whistleblower zu schützen, die auf Missstände am Arbeitsplatz hinweisen. Es regelt den Schutz der Identität der Hinweisgeber und verbietet jegliche Form von Repressalien oder Diskriminierung gegen sie. Unser Artikel erläutert die wichtigsten Aspekte des Hinweisgeberschutzgesetzes und stellt dar, wie Unternehmen ihre Compliance-Maßnahmen entsprechend anpassen können. Es wird betont, wie wichtig es ist, eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens zu fördern, um Hinweisgeber zu ermutigen, Verstöße zu melden und so zur Aufdeckung von Fehlverhalten beizutragen. Weitere Informationen findest Du unter folgendem Link: Hinweisgeberschutzgesetz.

Bereinige Deine Datenbank

Personalanalysen sind ein wichtiger Bestandteil der Arbeit einer Personalabteilung, denn sie können zahlreiche Vorteile bieten, wie z.B. die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und die Verbesserung der Bemühungen um Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration. Personalverantwortliche müssen jedoch sicherstellen, dass die Datenbank sauber ist, damit ungenaue Daten nicht zu falschen Schlussfolgerungen führen.

Bei der Datenbereinigung wird die Datenqualität auf Probleme wie ungenaue oder fehlende Werte, Inkonsistenz, Ungültigkeit, doppelte Daten oder fehlende Daten überprüft und korrigiert. Die Datenbereinigung stellt sicher, dass die Informationen korrekt sind und dass die Daten für weitere Vorhaben, wie z.B. die Nutzung der Daten in anderen Systemen, bereit sind.

Flexible Arbeitszeiten einführen

Es gibt einige Aspekte, über die es sich lohnt, nachzudenken, darunter flexible Arbeitszeiten. Stell Dir vor, Du arbeitest normalerweise von 8 bis 17 Uhr und würdest Deinen Mitarbeitern erlauben, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen. Es könnte sein, dass sie im Sommer lieber um 10 Uhr beginnen und bis 19 Uhr arbeiten möchten, anstatt von 8 bis 17 Uhr. Es wäre eine Überlegung wert, früher am Freitag Feierabend zu machen. Jeden Freitag im Sommer könnten alle Mitarbeiter um 14 Uhr gehen, anstatt bis 17 Uhr zu bleiben, sodass sie ihr Wochenende mit ihren Familien früher beginnen können.

Auf unserer Seite zur Zeiterfassung werden moderne Lösungen zur Zeiterfassung vorgestellt. Die Zeiterfassung ist ein entscheidendes Instrument für Unternehmen, um Arbeitszeiten zu erfassen, Projekte zu planen und die Effizienz zu steigern. Kenjo bietet eine benutzerfreundliche und intuitive Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten einfach und schnell zu erfassen. Die Software bietet zudem Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Projektzeiterfassung und Berichterstellung.

Veranstalte unternehmensweite Events

Im Sommer bietet es sich an, verschiedene HR-Aufgaben anzugehen, um das Unternehmen zu stärken. Ein besonders effektiver Ansatz ist die Organisation von unternehmensweiten Events. Diese Events dienen dazu, das Team zu stärken, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Hier sind einige Vorschläge, die Du diesen Sommer unbedingt angehen solltest:

• Sommerfest: Plane ein unternehmensweites Sommerfest, bei dem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich außerhalb des Arbeitsumfelds besser kennenzulernen und gemeinsam eine gute Zeit zu verbringen. Es können Aktivitäten wie Spiele, Wettbewerbe oder ein Grillfest organisiert werden.
• Teambuilding-Aktivitäten: Organisiere Teambuilding-Aktivitäten wie Teamspiele, Outdoor-Abenteuer oder Retreats. Diese Aktivitäten fördern den Zusammenhalt im Team und verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.
• Workshops und Schulungen: Nutze die Sommermonate, um Weiterbildungsmöglichkeiten anzubieten. Organisiere Workshops oder Schulungen zu relevanten Themen, die den Mitarbeitern neue Fähigkeiten vermitteln und ihr berufliches Wachstum fördern.
• Sportliche Events: Plane sportliche Aktivitäten wie Firmenläufe, Fußballturniere oder andere sportliche Herausforderungen. Diese Veranstaltungen fördern nicht nur die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern schaffen auch ein Gefühl des Zusammenhalts und des Teamgeistes.
• Community-Engagement: Organisiere eine gemeinnützige Aktivität oder einen Tag des sozialen Engagements, bei dem das Unternehmen und seine Mitarbeiter sich für wohltätige Zwecke oder lokale Gemeinschaftsprojekte einsetzen. Dies stärkt das soziale Bewusstsein des Unternehmens und fördert das Gefühl der Zugehörigkeit zur Gemeinschaft.

Indem Du unternehmensweite Events planst und durchführst, schaffst Du eine positive Arbeitsumgebung, in der sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und engagiert fühlen. Diese Aktivitäten fördern die Teamarbeit, verbessern die Kommunikation und steigern die Motivation der Mitarbeiter. Nutze diesen Sommer, um solche Events zu organisieren und das Unternehmen in vielerlei Hinsicht zu stärken.

Überprüfe Deine Abwesenheitsrichtlinien

Als Unternehmer ist es wichtig, darüber nachzudenken, wie wir mit einer hohen Anzahl von Urlaubsanträgen umgehen können, insbesondere während einer arbeitsintensiven Zeit. Viele Menschen möchten sich freinehmen, um Zeit mit ihren Kindern und Familien zu verbringen. Sowohl als Personalverantwortlicher als auch als Unternehmen ist es wichtig, sorgfältig zu überlegen, wie man dies am besten handhabt.

Eine gute Vorgehensweise ist, die Urlaubsrichtlinien regelmäßig zu überprüfen. Wird dies jährlich oder vor Beginn der Sommerzeit durchgeführt? Falls nicht, sollte darüber nachgedacht werden, da möglicherweise Anpassungen vorgenommen werden müssen. Es ist auch wichtig, die Einhaltung der Richtlinien zu berücksichtigen. Gibt es einen festgelegten Zeitrahmen, innerhalb dessen die Anträge eingereicht werden müssen? Wird nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" verfahren? Unabhängig davon, wie die Richtlinien gestaltet sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie konsequent eingehalten und fair angewendet werden.

Indem man diese Überlegungen anstellt und die Richtlinien entsprechend anpasst, kann man sicherstellen, dass ein konsistenter und gerechter Umgang mit Urlaubsanträgen gewährleistet ist. Dies schafft Transparenz und vermittelt den Mitarbeitern das Gefühl, dass ihre Bedürfnisse ernst genommen werden. Es ist wichtig, eine klare Kommunikation zu pflegen und die Mitarbeiter über die Richtlinien und den Prozess zur Einreichung von Urlaubsanträgen zu informieren, damit sie rechtzeitig und angemessen handeln können.

Letztendlich geht es darum, eine ausgewogene Balance zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Anforderungen des Unternehmens zu finden. Indem man die Urlaubsanträgen regelmäßig überprüft, sie konsequent anwendet und transparent kommuniziert, kann man einen effektiven Umgang mit Urlaubsanträgen gewährleisten und gleichzeitig das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern.

Auf unserer Seite zum Abwesenheitsmanagement findest Du Lösungen für Dein Unternehmen. Mit einer benutzerfreundlichen Plattform bietet Kenjo effektive Tools zur Verwaltung von Urlaub, Krankheit und anderen Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter. Du kannst ganz einfach Anträge für Abwesenheiten stellen, Genehmigungen erteilen und den Überblick über die Abwesenheitstage Deiner Mitarbeiter behalten. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration in bestehende HR-Systeme ermöglicht Kenjo eine effiziente und transparente Verwaltung von Abwesenheiten.

Werbt für eure Sommeraktivitäten, um Kandidaten anzuziehen

Nutze diesen Sommer, um wichtige HR-Aufgaben anzugehen! Eine davon ist die Werbung für eure Sommeraktivitäten, um talentierte Kandidaten anzuziehen. Präsentiere die vielfältigen Möglichkeiten, die euer Unternehmen bietet, um den Sommer gemeinsam zu genießen. Betone Outdoor-Aktivitäten, Team-Building-Events und flexible Arbeitszeiten. Zeige potenziellen Bewerbern, dass ihr nicht nur ein großartiger Arbeitgeber seid, sondern auch ein Unternehmen, das den Sommer in vollen Zügen nutzt!

Gesundheit und Sicherheit

Das Problem: Manchmal kann die Hitze nicht nur unangenehm sein - sie kann auch gefährlich sein. Vor allem für Lagerarbeiter oder diejenigen, die im Freien körperliche Arbeit verrichten, kann die Sommerhitze eine echte Belastung sein. 

Angesichts der strengen Bekleidungsvorschriften, die das Tragen bestimmter Uniformen oder Schutzausrüstungen vorschreiben, kann die falsche Kleidung die Beschäftigten dem Risiko von hitzebedingten Krankheiten wie Hitzschlag und Hitzestress aussetzen. Tatsächlich gab es im Jahr 2022 viele arbeitsbedingte Todesfälle aufgrund von Hitzeeinwirkung, und 90 % der hitzebedingten Todesfälle ereigneten sich zwischen Mai und September. 

Die Lösung: Es ist wichtig, alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, auch wenn die Beschäftigten nicht überhitzt sind oder sich unwohl fühlen. Hitze kann sich schnell einschleichen, und besonders in den heißen Sommermonaten ist es immer besser, übervorsichtig zu sein, als Verletzungen zu riskieren.  

Obwohl routinemäßige Ermahnungen, Pausen zu machen, um sich abzukühlen und Wasser zu trinken, hilfreich sind, kann die Personalabteilung weitere Maßnahmen ergreifen, um die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten im Sommer zu gewährleisten, z. B.:

• Ausgewiesene Abkühlungsbereiche mit Wasser und Ventilatoren einrichten 
• Kühlboxen mit Wasserflaschen oder Elektrolytgetränken am Arbeitsplatz aufstellen und 
• Sicherstellen, dass die Uniformen aus leichtem, atmungsaktivem Material bestehen.  

Praktischer Tipp: Wenn Du eine besonders gefährdete Belegschaft hast oder einfach nur sicherstellen willst, dass Deine Mitarbeiter auf ihre Gesundheit achten, solltest Du in Erwägung ziehen, Anreize zu schaffen, damit sich Deine Mitarbeiter abkühlen und sicher bleiben. 

Du kannst Deine Mitarbeiter dazu ermutigen, ausreichend zu trinken, indem Du ihnen nachfüllbare Wasserflaschen zur Verfügung stellst oder ein unternehmensweites Ziel für das Nachfüllen von Wasserflaschen festlegst.

Stelle einen Praktikanten oder Hochschulabsolventen ein

Eine weitere nützliche Möglichkeit für Unternehmen, ihre Beschäftigten während der Sommermonate zu entlasten, ist die Einstellung eines Praktikanten oder eines Hochschulabsolventen. Praktikanten bieten eine Vielzahl an Unterstützung für die Belegschaft und helfen bei speziellen Projekten zu erschwinglichen Kosten. Außerdem bringen sie frische Ideen und Perspektiven, technisches Wissen und den Wunsch zu lernen mit. Hochschulabsolventen bieten ähnliche Fähigkeiten. 

Wir von Kenjo bieten innovative Lösungen für das Recruiting von Talenten. Unsere Plattform ist darauf ausgerichtet, Unternehmen bei der effizienten und gezielten Suche nach qualifizierten Mitarbeitern zu unterstützen. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und leistungsstarken Tools ermöglichen wir ein reibungsloses Bewerbungsmanagement und optimieren den gesamten Recruiting-Prozess. Durch den Einsatz modernster Technologien und datengetriebener Ansätze helfen wir Deinem Unternehmen, die besten Talente für Deine Teams zu finden. Besuche jetzt unsere Seite, um mehr über unsere Recruiting-Lösungen zu erfahren.

Starte Dein Wellness-Programm

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um ein Wellness-Programm zu starten oder wieder aufleben zu lassen, als zu Beginn des Sommers. Der Sommer ist die ideale Zeit für Arbeitnehmer, um in Form zu kommen und ihr Wohlbefinden zu verbessern, und der Arbeitsplatz kann sie dabei unterstützen. Außerdem sind die Beschäftigten zu dieser Jahreszeit aufgrund des schönen Wetters, der Aktivitäten im Freien und der größeren Verfügbarkeit von frischen und gesunden Lebensmitteln eher an Wellness interessiert. Das kann die Teilnahmequote erhöhen, was Dir hilft, Deine Belegschaft gesünder zu machen. Hier sind einige Ideen für Dein Sommer-Wellness-Programm:

• Führe ein Walking-Programm ein
• Veranstalte unternehmensweite Wellness-/Fitness-Wettbewerbe, Herausforderungen oder Teambuilding-Veranstaltungen
• Koordiniere informellen Sport in der Mittagspause oder nach der Arbeit
• Biete frisches Obst und Gemüse an
• Veranstalte Seminare zu ernährungsbezogenen Themen 
• Ermutige Deine Mitarbeiter, in der Mittagspause nach draußen zu gehen, oder halte Meetings im Freien ab.

Fortbildung und Leistungsmanagement

In den Sommermonaten kann das Engagement Deiner Mitarbeiter oft erlahmen. Deshalb sollte man sich in den Sommermonaten auf das Leistungsmanagement, Weiterbildung und Entwicklung konzentrieren. Es ist wichtig, in diese Maßnahmen zu investieren, damit die Beschäftigten engagiert und produktiv bleiben. Die Sommermonate sind der ideale Zeitpunkt, um mit den Vorgesetzten über die Leistung und die Fortschritte bei der Erreichung der zu Beginn des Jahres festgelegten Ziele zu sprechen. 

Dieses Gespräch kann dazu beitragen, die Mitarbeiter wieder auf ihre Ziele auszurichten, neue Projekte und Ziele festzulegen und festzustellen, welche zusätzliche Unterstützung benötigt wird. Auch wenn viele Arbeitgeber aufgrund der Ferienzeit keine Schulungen im Sommer planen, kann dies ein idealer Zeitpunkt für Schulungen und Weiterbildungen sein - vor allem, wenn das Geschäft in dieser Jahreszeit langsamer läuft als sonst.

Kenjo bietet eine umfassende Lösung für das Performance-Management, um Unternehmen dabei zu unterstützen, das Beste aus ihren Mitarbeitern herauszuholen. Mit einer breiten Palette von Funktionen, darunter Zielsetzung, kontinuierliches Feedback, Bewertungen und Entwicklungspläne, ermöglicht Kenjo es Unternehmen, ihre Leistungskultur zu stärken und Mitarbeiter in ihrer individuellen Entwicklung zu unterstützen. Erfahre mehr auf unserer Seite zum Performance-Management.

Bereite Dich auf die Finanzplanung vor

Der Sommer vergeht rasch und die Zeit der Finanzplanung rückt näher. Angesichts der geplanten Gehaltserhöhungen vieler Arbeitgeber in diesem Jahr könnte es für Dein Unternehmen sinnvoll sein, die Vergütung Deiner Mitarbeiter zu überprüfen. Dadurch kannst Du fundierte Entscheidungen zur Budgetierung, Marktanpassung und Gehaltserhöhung treffen. 

Gleichzeitig solltest Du die ruhigeren Sommermonate nutzen, um wichtige Personalprojekte von Deiner To-Do-Liste abzuarbeiten. Der Schlüssel, um den Sommer am Arbeitsplatz erfolgreich zu bewältigen, besteht darin, die Bedürfnisse Deiner Mitarbeiter in Bezug auf Arbeit und Privatleben anzuerkennen, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Spaß zu schaffen und sie weiterhin zu motivieren.

Cross-Training einführen

Wir alle kennen das Problem, dass ein Mitarbeiter eine Auszeit nimmt, während seiner Abwesenheit etwas passiert und niemand auf die Situation vorbereitet ist. Wenn Du Deine Mitarbeiter in den wichtigsten Funktionen Deines Unternehmens weiterbildest, kannst Du sicherstellen, dass Du für alle Fälle gewappnet bist, wenn jemand eine Auszeit nimmt oder nicht im Büro ist.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten schaffen

Die Arbeit hat sich verändert, und in den Augen vieler hat sie sich dauerhaft verändert. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, wie lange wir arbeiten und wo wir arbeiten, steht zur Debatte. Die Jahre bis 2023 haben eine neue Welt der Arbeitnehmererwartungen mit sich gebracht, auf die die Arbeitgeber vorbereitet sein müssen. In Zukunft wird das Anbieten flexibler Arbeitsmöglichkeiten eine der wichtigsten HR-Best-Practice-Maßnahmen für Unternehmen sein.

Die COVID-19-Pandemie hat der Diskussion über die Telearbeit den Boden entzogen. Hunderttausende von Unternehmen waren im März 2020 gezwungen, schnell von Büroarbeit auf Fernarbeit umzustellen. Einige dieser Unternehmen sind ins Büro zurückgekehrt, während viele weiterhin von zu Hause aus arbeiten.

Jetzt, wo die Beschäftigten die Erfahrung gemacht haben, wie es ist, von zu Hause aus zu arbeiten, werden viele von ihnen bestrebt sein, diese Regelung beizubehalten. Andere haben vielleicht festgestellt, dass ihnen die Arbeit zu Hause nicht gefällt und wollen ins Büro zurückkehren. Es ist wichtig, dass Dein Unternehmen flexibel genug ist, um beide Arten von Arbeit zuzulassen. Eine harte Haltung in die eine oder andere Richtung wird einige Mitarbeiter abschrecken, die Dich wahrscheinlich für eine flexiblere Situation verlassen werden.

Kenjo: Deine neue HR-Software - Heute ausprobieren

In diesem Sommer gibt es eine HR-Aufgabe, die Du auf keinen Fall vernachlässigen solltest: das Ausprobieren einer neuen HR-Software. Eine vielversprechende Option ist Kenjo, eine All-In-One HR-Software, die verschiedene Funktionen wie Personalverwaltung, Zeit- und Anwesenheitsmanagement sowie Mitarbeiterengagement abdeckt. Mit Kenjo kannst Du Deine HR-Prozesse effizienter gestalten und Zeit sparen. Nutze den Sommer, um diese innovative Software zu erkunden und Dein HR-Management zu optimieren.

Kenjo bietet eine Vielzahl beeindruckender Funktionen, die das HR-Management optimieren können. Hier sind einige der besten Features von Kenjo:

• All-In-One-Lösung: Kenjo ist eine umfassende HR-Software, die verschiedene Bereiche abdeckt, darunter Personalverwaltung, Zeiterfassung, Urlaubsmanagement, Onboarding, Leistungsbeurteilung und mehr. Damit kannst Du alle HR-Prozesse an einem Ort zentralisieren.
• Self-Service-Portal: Kenjo bietet ein intuitives Self-Service-Portal, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihre persönlichen Daten zu verwalten, Urlaubsanträge zu stellen, Abwesenheiten zu melden und Dokumente hochzuladen. Dies entlastet die HR-Abteilung und bietet den Mitarbeitern mehr Autonomie.
• Automatisierung: Mit Kenjo kannst Du viele zeitaufwändige Aufgaben automatisieren, wie z.B. das Erstellen von Arbeitsverträgen, das Genehmigen von Urlaubsanträgen oder das Erinnern an wichtige Termine. Dies spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.
• Berichterstattung und Analyse: Kenjo bietet leistungsstarke Analysetools, mit denen Du Daten über das Personalmanagement sammeln und analysieren kannst. Du kannst benutzerdefinierte Berichte erstellen, um wichtige Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit und mehr zu überwachen.

Mit diesen herausragenden Funktionen kann Kenjo das HR-Management deutlich verbessern und Dir dabei helfen, Zeit zu sparen, Prozesse zu optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Buche noch heute eine Demo.

Disclaimer:

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