¿Cómo redactar una carta de rechazo para un candidato?

Durante un proceso de selección, es frecuente que haya personas que no pasen a la siguiente fase y es frecuente que surja la pregunta de cómo decirle a un candidato que no fue seleccionado. Sin embargo, la forma en la que se comunica esta decisión, tiene un gran impacto en el postulante, en la imagen de la empresa y en su reputación como marca empleadora. Por eso, es necesario cuidar este paso y redactar una carta de rechazo para un candidato de forma adecuada.

En este artículo te explicamos en qué consiste esta carta de rechazo de trabajo, cómo escribirla y te invitamos a descargar un modelo gratuito que hemos elaborado para que puedes ahorrar tiempo y recursos en este proceso.

¿Qué es una carta de rechazo para un candidato?

Una carta de rechazo para un candidato es un documento con el que se notifica a un candidato que no fue seleccionado durante un proceso de selección y se explican los motivos de esta decisión. Es importante que una carta de rechazo para un candidato incluya un agradecimiento al postulante por su tiempo y el esfuerzo dedicado durante este proceso. Por lo general, una carta de rechazo está escrita en nombre de la empresa o del departamento de RRHH y en ella se adapta el mensaje a las características de cada caso y del candidato. 

¿Cómo rechazar a un candidato amablemente?

Rechazar a un candidato amablemente es de suma importancia, ya que esto generará una buena relación entre la empresa y el candidato, aunque finalmente no haya sido seleccionado para el puesto de trabajo en cuestión. Además, es una forma de mejorar el employer branding de la empresa y su imagen como marca empleadora, ya que la experiencia del empleado no sólo empieza con el proceso de onboarding, sino desde el momento en el que aplica a una oferta. 

Por eso, para rechazar a un candidato amablemente, la mejor forma es notificárselo lo antes posible a través de una llamada telefónica o de una carta de rechazo en la que se utilice un tono formal, pero cercano y afable. En este sentido, enfatizamos la importancia de agradecer al candidato su interés en la empresa, en el puesto de trabajo al que ha aplicado y el esfuerzo que ha invertido. Tener en cuenta este punto es, además, una forma de mejorar las técnicas de reclutamiento que se utilizan. Para mayor claridad, se pueden seguir estas pautas:

• Ser amable y empático: el candidato va a recibir una mala noticia y es por ello que necesita de un tono comprensivo por parte de la empresa.
• Explica los motivos: es conveniente dar feedback para ayudar al candidato a mejorar en próximos procesos de selección y explicar la razón de la decisión tomada, por ejemplo que otro candidato se ajusta más a los requisitos del puesto.
• Ofrece futuras oportunidades: deja la puerta abierta a poder trabajar a que postule para próximas vacantes en tu empresa, ya que es posible que el perfil del candidato se ajuste para otro tipo de puesto. 

¿Cómo escribir una carta de rechazo?

Escribir adecuadamente una carta de rechazo para un candidato es sencillo, pero es necesario que tengas en cuenta algunos aspectos. A continuación detallamos los más importantes:

• Encabezado: Identifica el lugar, la fecha, el nombre de la empresa, el puesto solicitado y el departamento de la oferta de trabajo en el encabezado. 
• Primer párrafo: Una buena forma de comenzar la carta de rechazo para un candidato es agradeciendo el tiempo invertido, al tiempo que se comunica la decisión de no continuar con el proceso de selección.
• Segundo párrafo: 
  • • Motivos: en el segundo párrafo se debería explicar el motivo principal por el que se ha tomado la decisión.
    • Feedback: además, en este segundo párrafo conviene dar retroalimentación sobre el candidato, su actitud durante el proceso y la dedicación mostrada.
• Cierre: el cierre puede hacerse en un tercer párrafo o incluirlo en el segundo para que la extensión de la carta de rechazo para un candidato no sea demasiado larga. En cualquier caso, es importante que el cierre desee suerte al postulante en su búsqueda de empleo y ofrecerle la posibilidad de postular a próximas vacantes que se abran en la empresa. 
• Nombre del remitente y firma: finalmente, la carta de rechazo a un candidato deberá terminar con el nombre del departamento o la persona que la escribe, por ejemplo el de RRHH o el responsable de este área y su firma o la de la empresa.

Descarga gratis una carta de rechazo para un candidato

Para que puedas redactar correctamente una carta de rechazo para un candidato, desde Kenjo hemos creado un modelo gratuito para facilitarte este proceso. Podrás descargarla sin ningún coste pinchando en la imagen inferior.

Una vez hayas introducido tus datos, tan sólo tendrás que personalizar la carta con las necesidades de tu empresa y adaptarla a las características de cada proceso y cada candidato. 

¿Cómo digitalizar el proceso de contratación?

Otra manera de agilizar el envío de una carta de rechazo para un candidato y optimizar todo el proceso de selección de principio a fin, es la utilización de un software de reclutamiento y digitalizar esta función. De esta forma y gracias a una plataforma de reclutamiento, podrás lograr los siguientes aspectos:

• Ofertas: Publicar ofertas de trabajo en cientos de portales de empleo y en redes sociales.
• Portal de empleo: Crear tu propio career site y personalizar la página de empleo de tu empresa. 
• Candidatos: Almacenar automáticamente la información de los candidatos desde su perfil en LinkedIn.

Interfaz del software de reclutamiento de Kenjo

• Base de datos: Crear una base de datos de posibles candidatos para procesos de selección actuales y futuros.
• Entrevistas: Gestionar digitalmente todo el flujo de entrevistas desde un sólo espacio y coordinar a todas las personas involucradas en el proceso.
• Automatizaciones: Crear procesos automatizados como el envío de emails o de notificaciones como, por ejemplo, un correo electrónico que incluya una carta de rechazo para un candidato. 

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