Onboarding: ¿qué es y cómo se aplica?

La gestión efectiva de los empleados es esencial para el éxito de cualquier empresa, así como para el proceso de onboarding definido como una de las etapas más importantes para establecer una base sólida dentro de un corporativo.

El onboarding, o el proceso de incorporación de nuevos empleados, no solo ayuda a los recién llegados a sentirse cómodos en su nuevo entorno, sino que también puede aumentar la productividad y el compromiso a largo plazo. A continuación detallamos en qué consiste un buen proceso de onboarding, cuáles son sus beneficios y cómo implementarlo de forma adecuada.

¿Qué es un onboarding en una empresa?

El onboarding, o proceso de incorporación, se refiere al conjunto de actividades y procesos que una empresa lleva a cabo para integrar a un nuevo empleado en su organización. Por eso, uno de sus objetivos principales es ayudar al nuevo miembro del equipo a comprender la cultura organizacional, los valores, las políticas, los objetivos y las prácticas de la empresa, así como a familiarizarse con su nuevo rol y responsabilidades.

Es necesario aclarar que el onboarding puede incluir una variedad de actividades, como la presentación de la empresa, el entrenamiento en habilidades específicas o la asignación de un mentor o tutor. También contribuye a mejorar el uso de los sistemas y herramientas de la empresa, la introducción a los compañeros de trabajo y la planificación de metas y objetivos para el nuevo empleado.

En general, el objetivo es que el nuevo miembro del equipo se sienta cómodo y confiado en su nuevo rol, lo que a su vez puede llevar a un mejor desempeño y una mayor retención de empleados a largo plazo.

Aspectos necesarias para incluir el onboarding

Un buen proceso de onboarding, que es una de las técnicas más personalizadas, se diseña a la medida de las necesidades de cada empresa, área y hasta empleado. Aun teniendo lo anterior en consideración, es necesario tomar en cuenta 3 categorías fundamentales que se deben incluir en cualquier programa de integración:

Nivel operativo: incluye todo el material que se va a utilizar, estos recursos de trabajo deben generarse en función de la organización y la funcionalidad que van a adquirir.

Nivel social: se refiere a cómo se van a generar los procesos de integración para mantener un buen ambiente laboral, fortaleciendo las relaciones con los empleados.

Nivel de estructura: se requiere tener un pleno conocimiento de la organización y la estructura, todo con la intención de identificarse con la cultura de la empresa.

Beneficios del onboarding para la empresa

Aunque a menudo se pasa por alto, un sólido programa de onboarding contribuye a tener un impacto significativo en el funcionamiento general de la organización. Por este motivo se debe tener en cuenta la manera en la que estos pueden significar un beneficio para la empresa:

Facilita la integración del empleado

El onboarding adecuado permite que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y se integren más fácilmente a la cultura y al ambiente de trabajo de la empresa. Al proporcionarles información clave sobre los valores, objetivos y políticas de la organización, se sienten parte del equipo desde el primer día. Esto fortalece su compromiso y aumenta su motivación para contribuir al éxito de la empresa y mejorar su rendimiento y desempeño profesional.

Acelera la productividad

El onboarding que es efectivo no solo reduce el tiempo necesario para que los nuevos empleados se adapten a sus roles, sino que también acelera su capacidad para contribuir de manera productiva. Al proporcionarles la capacitación adecuada, las herramientas y los recursos necesarios, los nuevos empleados pueden alcanzar su máximo potencial más rápidamente. Esto a su vez mejora la productividad general de la empresa y evita retrasos en los proyectos.

Retención de talento

Un proceso de onboarding que es bien diseñado contribuye a la retención de talento en la empresa. Cuando los nuevos empleados se sienten apoyados y valorados desde el principio, es más probable que se comprometan con la organización a largo plazo. La constante rotación de personal puede ser costosa y perjudicial para una empresa, por lo que invertir en un programa de este tipo que se construya sólidamente puede ayudar a retener a los mejores talentos y minimizar la pérdida de conocimiento.

Mejora la comunicación y colaboración

Estos programas no solo benefician a los nuevos empleados, sino que también mejoran la comunicación y la colaboración en toda la organización. Al fomentar una cultura de bienvenida y orientación, se promueve un ambiente de trabajo positivo donde los empleados se sienten cómodos compartiendo ideas, preguntando y buscando ayuda. Como proceso de adaptación, como clave se considera el onboarding que es el factor que fomenta la colaboración entre equipos y departamentos, lo que a su vez impulsa la innovación y la eficiencia.

Refuerza la imagen de marca

Para consolidar un proceso de onboarding que es efectivo, este debe al mismo tiempo ayudar a reforzar la imagen de marca de una empresa. Cuando los nuevos empleados tienen una experiencia positiva y se sienten orgullosos de trabajar en la organización, es más probable que se conviertan en embajadores de la marca. Compartirán sus experiencias positivas con otras personas, lo que puede atraer a talentos de calidad y mejorar la percepción de la empresa tanto interna como externamente.

¿Cómo se aplica el onboarding?

Diseñar un proceso de onboarding que es efectivo implica una cuidadosa planificación y consideración de diversos factores. Desde la personalización hasta la capacitación estructurada y la integración social, cada elemento desempeña un papel clave en el proceso de incorporación exitosa de los nuevos empleados.

Es importante explorar algunos consejos para diseñar un onboarding eficaz. Estas prácticas te ayudarán a crear un proceso que no sólo brinde a los nuevos empleados una experiencia acogedora y orientadora, sino que también los prepare para alcanzar su máximo potencial y contribuir de manera significativa a la organización. Los que más destacan son:

Planificación estratégica: antes de comenzar el proceso de onboarding, es crucial realizar una planificación estratégica. Lo mejor es definir los objetivos y resultados esperados, identificar los elementos clave que deben incluirse y establecer un cronograma claro. Esto ayudará a tener una visión clara del proceso y a mantenerlo organizado y estructurado.

Personalización: adaptar el proceso justo a las necesidades individuales de los nuevos empleados es fundamental. Es importante asegurarse de recopilar información relevante sobre cada nuevo empleado, como su experiencia previa, habilidades y áreas de interés. Lo mejor es utilizar esta información para personalizar el proceso, brindando información y experiencias que sean relevantes y significativas para cada individuo.

Capacitación estructurada: diseñar un programa de capacitación estructurado que cubra los conocimientos y habilidades necesarios para el desempeño exitoso del puesto. Es recomendable dividir la capacitación en módulos o etapas, y brindar oportunidades prácticas para aplicar lo aprendido. Incorporar elementos interactivos, como actividades de grupo, estudios de casos o simulaciones, para hacer la experiencia de aprendizaje más dinámica y participativa.

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¿Cómo digitalizar el proceso de onboarding?

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