Sistemas de evaluación de desempeño: qué son y ventajas

Los sistemas de evaluación de desempeño son fundamentales para una empresa, ya que se trata de la herramienta ideal para medir el desempeño del personal de los colaboradores. Su finalidad es encontrar fuerzas y áreas de mejora en la plantilla con la finalidad  de mejorar los procesos de producción. 

Hay distintas maneras de desarrollar los sistemas de evaluación de desempeño y podemos utilizar softwares especializados con los cuales se facilita esta tarea. En este artículo te contaremos todos los detalles que tienes que saber. 

¿Qué es un sistema de desempeño?

Un sistema de evaluación de desempeño es un proceso formal en el que una empresa puede evaluar el rendimiento laboral de sus empleados con relación a los objetivos y metas establecidos por la organización.

En este análisis se incluye la valoración de las habilidades, competencias, comportamientos y resultados de cada uno de los colaboradores a partir de las actividades que desempeña.

En los sistemas de evaluación de desempeño, generalmente se incluye una definición clara de los objetivos y las metas que tiene que alcanzar el empleado. También se aclaran los criterios de evaluación y el proceso que se llevará a cabo para medir los resultados, así como el feedback o retroalimentación que se brinda al empleado sobre su desempeño. Por otro lado, se deben añadir los planes de acción para mejorar el rendimiento laboral en caso de que sea necesario.

Se trata de una de las mejores formas que existen para identificar las fortalezas y áreas de mejora del personal, pero también es ideal para reconocer y recompensar el buen desempeño. 

A partir de los resultados obtenidos es posible establecer planes de desarrollo para mejorar el rendimiento. También puede ser utilizado para tomar decisiones de promoción, determinar aumentos salariales y para establecer planes de carrera y desarrollo profesional del personal de cada área o de manera general.

Además las empresas hacen uso de este sistema por ser una forma de asegurar la satisfacción de sus colaboradores a través de su progreso y su crecimiento profesional. A diferencia de las prestaciones de ley, se trata de un incentivo voluntario, ya que las empresas no están obligadas a cumplir con dichas evaluaciones.

Funcionamiento de los sistemas de evaluación de desempeño

Cada empresa cuenta con sistemas de evaluación de desempeño ya establecidos y analizados con detenimiento a partir de las necesidades de su organización. Aunque puede tener variaciones, algunos de los puntos generales son los que a continuación te presentaremos:

Establecimiento de objetivos y expectativas

Antes de que comience el período de evaluación, la organización establece objetivos claros para cada empleado y define las expectativas para su desempeño. Esto es fundamental para los sistemas de evaluación de desempeño.

Por ejemplo, podemos considerar tiempos promedio para realizar ciertas tareas o la calidad con la cual se realiza, así como la resolución de problemas o la forma en la que actúan los colaboradores ante distintas situaciones. 

Recopilación de datos 

Durante el período de evaluación, se compilan los datos sobre el desempeño del empleado. Esta información puede incluir el cumplimiento de objetivos, la calidad del trabajo o la puntualidad y asistencia -para lo que también resulta útil disponer de un software de asistencia de tiempo. También el trabajo en equipo o las habilidades de comunicación entre otros aspectos que sirven para mejorar los procesos de producción.

Evaluación de desempeño

Una vez recopilados los datos, se utilizan los sistemas de evaluación del desempeño del empleado, todo esto por medio de un proceso de evaluación formal, que puede incluir la autoevaluación del empleado, la evaluación del supervisor, la evaluación de los compañeros de trabajo y la retroalimentación de los clientes.

Discusión y retroalimentación

Una vez que se hace alguna de las evaluaciones de desempeño antes mencionadas, el supervisor y el empleado se reúnen para discutir los resultados. En esta reunión, se genera un proceso de retroalimentación basado en el desempeño del colaborador, y se busca identificar las fortalezas y áreas de mejora. Además se establecen planes de acción para abordar los aspectos en los que se necesita progresar.

Plan de desarrollo

Una vez identificadas las áreas de mejora, se establece un plan de desarrollo para el empleado. Éste puede incluir capacitación, tutoría o la asignación de tareas específicas para ayudar al empleado a mejorar su desempeño. Este es uno de los puntos esenciales en los cuales los sistemas de evaluación de desempeño juegan un rol importante. 

Seguimiento y revisión

Se realiza un seguimiento y revisión periódicos del plan de desarrollo para asegurarse de que el empleado está progresando y mejorando en las áreas identificadas. El análisis continuo de los resultados después del uso de los sistemas de evaluación de desempeño, es el punto que permite un crecimiento y mejora de las actividades de producción de una empresa, ya que el objetivo es corregir o mejorar las áreas de oportunidad de cada departamento de la compañía.

Toma de decisiones

Otro de los puntos por los que los sistemas de evaluación de desempeño tienen gran importancia es por la oportunidad que brindan para la toma de decisiones acertada. Es posible determinar si algún integrante del personal puede recibir un ascenso monetario o de puesto para que alcance un desarrollo pleno de sus habilidades y proporcione una mejora para la empresa. 

Lo cierto es que el seguimiento y revisión también es ideal en este punto, ya que es fundamental analizar la adaptabilidad y los resultados que da el colaborador en este nuevo puesto o proyecto al que fue asignado. 

Tipos de evaluación

Existen diferentes tipos de evaluación de desempeño. A continuación mencionamos algunos de los más utilizados:

Autoevaluación del empleado

En proceso el propio trabajador evalúa su desempeño laboral buscando una reflexión sobre su desempeño, sus fortalezas y debilidades, sus logros y metas alcanzadas, todo esto en función de los objetivos establecidos por la empresa y las expectativas de su puesto de trabajo.

Entre los beneficios de la autoevaluación del empleado se encuentran que ayuda a promover la responsabilidad personal, el autoconocimiento, el desarrollo profesional y la toma de decisiones informadas.

En Kenjo hemos elaborado una plantilla de autoevaluación del desempeño que puedes entregar a tus colaboradores para que realicen su propia evaluación. Tan sólo tienes que descargarla automáticamente pinchando en la imagen inferior.

Evaluación por parte del supervisor

Esta es una parte importante de los sistemas de evaluación de desempeño. En este proceso de evaluación, el supervisor evalúa el desempeño de sus subordinados en función de los objetivos y las metas establecidas para el departamento o la organización en general. 

El supervisor también evalúa la capacidad del empleado para realizar su trabajo de manera eficiente, su habilidad para trabajar en equipo y su habilidad para adaptarse a los cambios en el entorno laboral. Esta evaluación puede ser una herramienta valiosa para el desarrollo y la mejora del desempeño del empleado, así como para la toma de decisiones relacionadas con la promoción o el despido del empleado.

Evaluación de los compañeros de trabajo 

En los sistemas de evaluación de desempeño los empleados son evaluados por sus compañeros en lugar de ser evaluados por sus superiores jerárquicos o por un evaluador externo.

Esto puede ser muy útil para obtener una visión más completa y equilibrada del desempeño de un empleado, ya que los compañeros de trabajo pueden proporcionar una perspectiva diferente y más cercana de las habilidades y comportamientos del empleado en el lugar de trabajo.

La evaluación de los compañeros de trabajo suele implicar la utilización de cuestionarios o encuestas en los que los compañeros de trabajo evalúan al empleado en diferentes áreas, como su capacidad para trabajar en equipo, su capacidad de comunicación, su eficacia en la resolución de problemas y su capacidad para cumplir con los plazos. También se pueden incluir preguntas abiertas para obtener comentarios más detallados y específicos sobre el desempeño del empleado.

Retroalimentación de los clientes

Se refiere a la opinión o comentarios que los clientes proporcionan sobre el desempeño de un individuo o equipo de trabajo en la prestación de un servicio o producto. La retroalimentación de los clientes puede ser una herramienta muy útil porque proporciona información directa y objetiva sobre cómo los clientes perciben el trabajo que están recibiendo. 

La retroalimentación de los clientes puede recopilarse de diversas formas, como encuestas, entrevistas, comentarios en línea o en persona. Es importante que la retroalimentación sea específica y detallada para que sea útil para el proceso de evaluación de desempeño. Los comentarios generales o vagos no son útiles como los comentarios detallados y específicos que describen la experiencia del cliente.

Ventajas de este tipo de evaluaciones

Establecer sistemas de evaluación de desempeño en tu empresa puede generar ciertas ventajas. A continuación te contaremos sobre las principales: 

• Ayudan a establecer objetivos claros: la evaluación de desempeño ayuda a generar objetivos claros y medibles para cada uno de los empleados, lo que a su vez puede aumentar su motivación y compromiso.
• Identifican fortalezas y debilidades: al evaluar el desempeño de los empleados, los gerentes pueden identificar las fortalezas y debilidades de cada uno de ellos, lo que puede ayudarles a mejorar su rendimiento y desempeño.
• Proporcionan retroalimentación: los sistemas de evaluación de desempeño proporcionan una oportunidad para que los empleados reciban retroalimentación sobre su rendimiento, lo que puede ayudarles a identificar áreas en las que necesitan mejorar y desarrollar sus habilidades para eventualmente ascender de puesto.
• Facilitan la toma de decisiones: puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones sobre promociones, aumentos de sueldo, transferencias y despidos.
• Mejoran la comunicación: al evaluar el desempeño de los colaboradores, los gerentes pueden comunicar claramente las expectativas y objetivos de la organización, lo que puede mejorar la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo.
• Fomentan el desarrollo profesional: los sistemas de evaluación de desempeño ayudan a los empleados a identificar áreas en las que necesitan mejorar y desarrollar sus habilidades, lo que puede fomentar su desarrollo profesional y crecimiento en la organización.

Gestionar las evaluaciones de desempeño con un software

Una de las mejores formas de gestionar la evaluación de los colaboradores es a través de un software de evaluación de desempeño. Un sistema digitalizado permite conservar la información de su rendimiento y la consecución de los objetivos en un sólo espacio en la nube y de forma segura.

Además, da la posibilidad de hacer una comparativa entre las habilidades del empleado, las del resto de departamentos y entre sus compañeros, así como generar gráficas de forma automática.

Interfaz del software de evaluación de desempeño de Kenjo 

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