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El software de asistencia de tiempo está diseñado para que las empresas logren medir y mejorar la productividad de sus colaboradores. Se trata de una herramienta tecnológica en constante evolución que podrá significar un paso hacia la innovación en los sistemas organizacionales de las compañías.
En este artículo te invitamos a conocer todos los detalles sobre un software de asistencia y qué ventajas tiene utilizarlo en las compañías.
¿Qué es un Software de asistencia de tiempo?
Un software de asistencia de tiempo es una herramienta con la cual se registra y se mide la productividad de los empleados a partir de la gestión, organización y optimización de las jornadas laborales. Todo esto con la finalidad de mejorar los procesos internos de una empresa.
Dentro de este control de asistencias se puede mantener un almacenamiento sobre toda la información de los empleados de la empresa. Esto nos ayudará a encontrar estrategias que favorezcan el desarrollo de la producción en una compañía.
La administración correcta del tiempo es uno de los aspectos más importantes para la credibilidad y crecimiento de una empresa; adquirir un software de asistencia de tiempo para tu compañía generará una correcta organización en las diferentes tareas del área de Recursos Humanos.
¿Cómo funciona un Software de asistencia de tiempo?
La función específica de este programa es registrar la entrada y salida de los colaboradores. De este modo se genera una relación sobre el cumplimiento de las jornadas laborales. Esta función se mide a partir de distintos aspectos y éstos dependerán del tipo de software de asistencia de tiempo que se utilice. Estas son algunas de las cuestiones a tener en cuenta:
- Control de acceso biométrico: en este sistema podemos hacer el registro por medio del reconocimiento facial o con la lectura de huella digital, se trata de una forma confiable en la que cada uno de los empleados tendrán que demostrar su asistencia personalmente.
- Número de empleado: cada colaborador cuenta con un número de empleado distinto entre sí. El software de asistencia de tiempo automáticamente hace una relación con el expediente del empleado y este código.
- Uso de dispositivos móviles: una de las herramientas más innovadoras basadas en la geolocalización es el registro de ingreso y salida por medio de estos componentes tecnológicos de uso fácil.
- Software de asistencia de tiempo: el software de asistencia de tiempo o reloj checador se distingue por la oportunidad de conectar todo el sistema de administración de una empresa en una sola plataforma. Un aspecto esencial para medir y mejorar los tiempos en cada una de las áreas de la compañía.
- Punto presencial de registro: con un software de asistencia de tiempo, los colaboradores que trabajan de forma presencial, también pueden registrar sus horas de trabajo, gracias a una plataforma de punto de fichaje situada en cualquier lugar de la oficina o el lugar de trabajo.
Ventajas del software de asistencia de tiempo
Contar con un software de asistencia de tiempo tiene grandes ventajas para el funcionamiento de las actividades que realizamos; algunos puntos de alto valor generarán un crecimiento eficaz en la manera de trabajar de tus colaboradores.
Estos son algunos de los beneficios que supone utilizar un software de asistencia de tiempo:
Manejo y almacenamiento de todos los datos
Es importante que una empresa mantenga los expedientes completos y actualizados de cada empleado, incluido el tiempo que destina a trabajar en la empresa. Para ello, el software de asistencia de tiempo es una herramienta funcional para mantener esta información ordenada y segura en todo momento sin necesidad de tener un archivo físico de todos los documentos.
Facilidad de uso
Algo que se busca con el uso de un software de asistencia de tiempo es agilizar las tareas administrativas y conseguir un desarrollo práctico de las labores de Recursos Humanos. Elegir un software de asistencia de tiempo intuitivo y fácil de manejar, hará que todos los involucrados puedan entender su funcionamiento sin ningún problema.
El software de asistencia de tiempo tiene que estar diseñado para todos los colaboradores de la empresa, ya sea para el corporativo o para los empleados encargados de la producción.
Registro de retardos y horas extras
Cuando hacemos uso de un software de asistencia de tiempo podemos generar un registro puntual y detallado de cada empleado en donde podamos ver los retardos o las inasistencias, pero también las horas extras. De este modo se puede tener un control de las jornadas laborales y evitar sobrecargas a los colaboradores. Lo ideal es que dentro de la plataforma sea posible agregar comentarios donde se expliquen los motivos por los cuales se dieron las faltas al trabajo o las horas extras.
Conexión con la nómina de empleados
Al contar con un sistema que registra la hora de entrada y de salida, así como los retrasos, inasistencias y horas extras, es posible hacer un cálculo exacto del valor de la nómina a cubrir por empleado. El software de asistencia de tiempo desglosará todos los datos solicitados para evitar cualquier problemática sobre el pago que los colaboradores reciban, incluidos los pagos de la prima vacacional.
Control de los tiempos de descanso
Algunas empresas manejan distintos horarios de descanso para cada área. El software de asistencia de tiempo permite generar un registro en el cual se pueda percibir el tiempo de receso que cada empleado toma. Además, será una forma de garantizar unas condiciones de trabajo favorables para todos los colaboradores.
Gestión de permisos
Cuando se utiliza este sistema administrativo es posible tener un registro de los permisos solicitados por los empleados, así como de las incapacidades; esto es ideal para tener un control sobre las jornadas laborales de los colaboradores.
Control de acceso a zonas restringidas
El software de asistencia de tiempo también puede ser una herramienta ideal para mantener el control de las personas que ingresan a ciertas áreas de la empresa, de este modo se consigue una mayor seguridad y protección a zonas restringidas o para personal autorizado.
Gestión de empleados en Home Office
Cuando el software de asistencia de tiempo funciona por medio de geolocalización nos permite que los colaboradores que trabajan desde casa registren su entrada y salida; una forma ideal de documentar sus jornadas laborales sin ningún problema.
Características de un Software de asistencia de tiempo
En la actualidad hay una gran variedad de opciones cuando se habla de software de asistencia de tiempo; hacer la elección correcta dependerá de las necesidades y los objetivos de la empresa, pero es esencial que la herramienta cuente con ciertas características. Estas son las más importantes:
- Interfaz intuitiva para manejo fácil
- Control especializado de asistencia
- Sistema de geolocalización
- Compatibilidad con distintos dispositivos (web, app móvil, tablet)
- Acceso seguro a la plataforma por medio de códigos PIN, QR o datos del usuario
- Posibilidad de dar seguimiento diario, semanal y mensual del registro
- Registro presencial u online a partir de la ubicación
- Límites de tiempo para realizar el registro
- Exportación de archivos en PDF o Word para conservar los datos de forma física
- Conexión automática a la nube para guardar todos los registros
Interfaz del software de asistencia de tiempo de Kenjo
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