Wohl jeder Personalmanager hat schon einmal nachgerechnet, wie viel ein Mitarbeiter das Unternehmen wirklich kostet. Dabei sind die Kosten nicht nur auf das vertraglich ausgehandelte Mitarbeitergehalt zurückzuführen, sondern auch auf die Sozialversicherung, Krankenkasse und dergleichen, die es im Finanzierungsbudget zu berücksichtigen gilt.
Im Allgemeinen sind die Kosten für die Arbeit eines Mitarbeiters wie folgt aufgeteilt:
Personalkosten umfassen sämtliche Ausgaben, die einem Unternehmen durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. Diese Kosten bestehen nicht nur aus dem reinen Lohn oder Gehalt, sondern beinhalten auch eine Vielzahl weiterer finanzieller Verpflichtungen, die ein Arbeitgeber übernehmen muss. Personalkosten können in direkte und indirekte Kosten unterteilt werden, welche zusammen einen großen Teil der betrieblichen Gesamtkosten ausmachen, insbesondere in Dienstleistungsbranchen.
Direkte Personalkosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die direkt mit der Arbeitsleistung der Mitarbeitenden in Verbindung stehen. Dazu gehören:
Diese direkten Kosten stehen im unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeitsleistung und variieren entsprechend der Vergütungspolitik und den vertraglichen Vereinbarungen.
Indirekte Personalkosten, auch als Lohnnebenkosten bezeichnet, umfassen alle weiteren Kosten, die nicht direkt mit dem Lohn oder Gehalt zusammenhängen, aber dennoch durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. Beispiele hierfür sind:
Indirekte Personalkosten können stark variieren und hängen von gesetzlichen Verpflichtungen sowie freiwilligen Leistungen des Unternehmens ab.
Personalkosten lassen sich weiter in fixe und variable Kosten unterteilen:
Die Kombination aus fixen und variablen Personalkosten ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben an wirtschaftliche Bedingungen anzupassen.
Unter Lohnnebenkosten versteht man die zusätzlichen Ausgaben, die ein Arbeitgeber neben dem eigentlichen Lohn oder Gehalt zu tragen hat. Dazu gehören:
Lohnnebenkosten sind verpflichtend, können aber durch freiwillige Leistungen ergänzt werden, um Mitarbeitende langfristig zu binden und die Arbeitgeberattraktivität zu steigern.
Zu den sonstigen Personalkosten zählen Ausgaben, die zwar nicht direkt mit dem Gehalt der Mitarbeitenden zusammenhängen, aber dennoch notwendig sind, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Dazu gehören:
Diese zusätzlichen Personalkosten tragen dazu bei, ein funktionierendes Arbeitsumfeld zu gewährleisten und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu unterstützen.
Dabei werden die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und -nehmer getragen:
Geteilt durch jeweils die Hälfte kommen wir auf rund 20 Prozent.
Es ist wichtig zu begreifen, dass das Arbeitgeberbrutto nicht gleichzusetzen ist mit den Personalkosten. Betriebsabhängige Zusatzleistungen oder anfallende Kosten für das Arbeitsequipment müssen bei der Berechnung der Mitarbeiterkosten einkalkuliert werden.
Auch müssen neben den direkten Lohnkosten auch an die indirekten gedacht werden. Im Detail sieht das wie folgt aus:
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Zum besseren Verständnis, wie die Kosten des Mitarbeiters für das Unternehmen berechnet werden, sehen wir uns ein Beispiel an. Nehmen wir einen Arbeitnehmer, der vertraglich geregelt 1.500 Euro brutto pro Monat verdient und in einem großen deutschen Konzern arbeitet.
Die Bewertung der Personalkosten ist ein zentraler Bestandteil der finanziellen Steuerung eines Unternehmens. Es reicht jedoch nicht aus, die absoluten Personalkosten zu kennen. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, sollten verschiedene Kennzahlen herangezogen werden, die die Effizienz und Nachhaltigkeit der Personalkosten messen und optimieren. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen, die dabei helfen.
Die Personalintensität gibt an, wie hoch der Anteil der Personalkosten an der gesamten Betriebsleistung ist. Sie wird berechnet, indem die Personalkosten durch den Umsatz geteilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird. Diese Kennzahl zeigt, wie stark ein Unternehmen von den Personalkosten abhängig ist. Branchenvergleiche sind hier entscheidend, denn Dienstleistungsunternehmen haben oft einen höheren Personalkostenanteil als Produktionsbetriebe. In der Baubranche lag der Personalkostenanteil beispielsweise 2019 bei 29,1 %.
Best Practice: Diese Kennzahl kann verwendet werden, um die Kostenstruktur mit Branchendurchschnitten zu vergleichen. Ein höherer Anteil als der Branchendurchschnitt könnte auf überhöhte Löhne oder ineffiziente Personalstrukturen hinweisen.
Best Practice: Eine Analyse dieser Kennzahl im Zeitverlauf hilft dabei, Veränderungen der Personalkosten je Mitarbeitendem zu erkennen. Ein Anstieg ohne entsprechende Produktivitätssteigerung könnte auf ineffiziente Gehaltsstrukturen hinweisen.
Best Practice: Diese Kennzahl kann genutzt werden, um ineffiziente Abteilungen oder Arbeitsbereiche zu identifizieren, in denen die Arbeitskosten im Vergleich zur Produktivität zu hoch sind.
Best Practice: Regelmäßige Überprüfungen dieser Kennzahl helfen dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Eine steigende Quote kann auf höhere Sozialabgaben oder zusätzliche freiwillige Leistungen hinweisen, die optimiert werden können.
Best Practice: Der Anteil der Personalkosten sollte regelmäßig mit Branchendurchschnitten verglichen und auf Entwicklungen über die Jahre hin untersucht werden. Eine kontinuierlich steigende Quote könnte auf ineffiziente Personalstrategien oder übermäßige Lohnerhöhungen hindeuten.
Best Practice: Die regelmäßige Analyse dieser Kennzahl im Vergleich zu Vorjahren und ähnlichen Unternehmen kann dabei helfen, die Effizienz der Personalressourcen zu überwachen und zu verbessern.
Nicht selten zeigt die Berechnung der Mitarbeiterkosten, dass aufgrund der Mehrkosten nicht die gewünschte Anzahl an Mitarbeitern eingestellt werden kann. Einige Alternativen zur Kostenreduzierung sind dann sinnvoll:
Teilzeitbeschäftigung drückt die Ausgaben für den Bruttolohn und die Sozialversicherung deutlich nach unten. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnen Minijobber oder Teilzeitbeschäftigte zur Unterstützung der Arbeit ohne die vollen Kosten tragen zu müssen.
Eine andere beliebte Option ist das Anheuern von Freiberuflern, die Unternehmen bei ausgewählten Projekten unterstützen. Auf diese Weise sparen Personalmanager eine Menge Geld, da die Kosten für die Sicherheit, das Material und die Ausbildung nicht übernommen werden müssen.
Als letzte Option lohnt es, interne Prozesse zu optimieren, Aufgaben neu zu verteilen und die Arbeitslast auf die derzeitigen Mitarbeiter gerecht zu verteilen. Hier hilft zum Beispiel unser Aufgabenmanagement-Tool beim koordinierten Arbeiten. das spart Zeit und Nerven.
Überstunden wirken sich oft negativ auf die Personalaufwendungen aus. Auch wenn es manchmal notwendig sein kann, auf gesteigertes Arbeitsaufkommen zu reagieren, sollte das nicht zur Normalität werden. Eine Zeiterfassungssoftware unterstützt dabei, Muster zu erkennen, sodass ggf. sofortige Maßnahmen ergriffen werden können.
Weitere Kostensenkungsmaßnahmen für Dein Unternehmen erfährst Du in diesem Blogpost.