Der Unterschied zwischen Personalbeschaffung und Personalauswahl liegt vor allem in ihren jeweiligen Zielen und ihrer zeitlichen Abfolge im Einstellungsprozesses. Während der Personalbeschaffung versuchen Unternehmen, so viele geeignete Kandidaten wie möglich zu einer Bewerbung zu bewegen, um dann in der Auswahlphase die Person herauszupicken, die den Jobanforderungen am besten gerecht wird.
Es wäre ein wenig irreführend zu sagen, dass die Digitalisierung erhebliche Auswirkungen auf die Personalauswahl und die Personalbeschaffung haben wird, denn sie hat die Prozesse bereits grundlegend verändert. Alte Hasen in der Personalarbeit erinnern sich noch an die Zeit, als Stellenanzeigen vornehmlich in Zeitungen geschaltet wurden und ausgedruckte Bewerbungsunterlagen per Post bei den Unternehmen eingingen.
Mit der Entstehung von Online-Jobportalen wurden die Stellenanzeigen in Zeitungen und Magazinen weniger. So wurden im Jahr 2003 noch 37,4 Prozent der offenen Stellen in Printmedien veröffentlicht. Zwölf Jahre später waren es nur noch 10,3 Prozent. Die Top-1.000-Unternehmen aus Deutschland veröffentlichen „den größten Teil (90,2 Prozent) ihrer offenen Stellen auf der eigenen Unternehmenswebseite“, gefolgt von Online-Jobbörsen (70,8 %).
Durch die digitalen Möglichkeiten können Personaler eine offene Stelle in nur wenigen Minuten ausschreiben – und damit wesentlich mehr Fachkräfte erreichen und Bewerbungen in Echtzeit erhalten. Und doch greifen Personaler auch heute noch auf ausgedruckte Bewerbungsunterlagen zurück, um Lebensläufe zu sichten und während der Vorstellungsgespräche Notizen zu machen.
Soziale Netzwerke und insbesondere Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn haben die Personalbeschaffung und -auswahl ebenfalls verändert. Personaler können sich schnell und einfach mit Fachkräften weltweit vernetzen und den Kontakt mit ihnen aufnehmen.
Aber auch interne Arbeitsabläufe haben sich mit der Digitalisierung verändert und die Personalarbeit verbessert – durch neue Softwares für Datenbankmanagement und die Auswahlprozesse selbst. Installierte man früher diese Softwares auf dem Arbeitscomputer, Personaler heute die meisten Angebote online.
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Viele Unternehmen verfügen über eine fortgeschrittene Cloud-Software, die mithilfe von automatisierten Prozessen und Arbeitsabläufen die Beschaffung und die Auswahl von neuen Mitarbeitern erheblich erleichtert und beschleunigt.
Bei der Personalbeschaffung, oder auch Personalgewinnung, handelt es sich um den Prozess, bei dem Personaler nach Kandidaten suchen, die die Anforderungen eines bestimmten Stellenangebots erfüllen und ins Unternehmen und zur Unternehmenskultur passen.
Ziel dieser Phase ist es, eine größtmögliche Anzahl von passenden Kandidaten für das Unternehmen zu gewinnen und mehr Auswahlmöglichkeiten für die Besetzung einer offenen Stelle zu haben. Die Personalbeschaffung kann extern (Suche nach Bewerbern auf dem Arbeitsmarkt) oder intern (Suche nach geeigneten Talenten in der Belegschaft) erfolgen.
Die Personalbeschaffung steht am Anfang des Einstellungsprozesses und kann oft langwierig sein. Sie umfasst eine Reihe von Aufgaben, die von der ursprünglichen Analyse der Stellenanforderungen bis zur eigentlichen Ernennung des neuen Mitarbeiters reichen.
Zur Personalbeschaffung gehören folgende Aufgaben:
Um die Personalbeschaffung kümmert sich das HR-Team, intern oder extern.
Für eine klare Trennung zwischen Personalbeschaffung und Personalauswahl sollten wir uns das Auswahlverfahren genauer ansehen.
Bei der Personalauswahl prüft das HR-Team alle während der Personalbeschaffungsphase eingegangenen Lebensläufe und wählt jene Fachkräfte aus, die die Jobanforderungen erfüllen.
Ziel ist es, unter den Bewerbern die Person zu ermitteln, die die Qualifikationen und die Fähigkeiten mitbringt, um die Rolle erfolgreich auszuführen. Die größte Herausforderung dabei ist, qualifizierte und nicht qualifizierte Kandidaten zu unterscheiden.
In der Auswahlphase nutzen Personaler verschiedene Methoden, um zu entscheiden, welcher Kandidat sich am besten für die offene Position eignet. Während der Personalauswahl muss das HR-Team:
Das Auswahlverfahren erfordert Zeit und ein gewisses Maß an Erfahrung, um die Eignung eines Kandidaten zuverlässig beurteilen zu können. Die Personalauswahl ist also eine enorm wichtige Phase im Einstellungsprozess, da sie den Erfolg oder Misserfolg einer Personalentscheidung im Wesentlichen bestimmt.
Eine HR-Software beschleunigt und optimiert sowohl den Personalbeschaffungsprozess als auch das Personalauswahlverfahren. Mit einem All-in-one-Tool können Personaler alle Informationen über den neuen Mitarbeiter schon vom Einstellungsprozess an – und während seiner gesamten Laufbahn im Unternehmen – an einem Ort speichern und seine Entwicklung leicht im Blick behalten.
Mit Kenjo können Personaler offene Stellen auf LinkedIn und anderen Jobportalen ausschreiben und alle Bewerbungen zusammenführen und verwalten. Sie können:
In der Auswahlphase können Personaler mithilfe einer HR-Software die eingegangenen Lebensläufe leicht prüfen, Vorstellungsgespräche planen, die Kommunikation mit den Bewerbern automatisieren sowie ihre Eindrücke von jedem Bewerber sowie dessen Beurteilungen an einem zentralen Ort speichern. Sie können also:
Eine HR-Software ist also ein nützliches Tool, um Zeit und Geld im Einstellungsprozess zu sparen. Zudem bietet sie weitere nützliche Funktionen, auf die keine Personalabteilung heutzutage mehr verzichten kann, wie etwa Performance Management, Zeiterfassung-Software uvm.