Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, wie viel Zeit und Geld sie mit veralteten Prozessen für Krankmeldungen und Abwesenheitsmanagement verschwenden. Oft herrscht die Einstellung: „Unser aktuelles System funktioniert doch gut genug“. Doch wenn Du weiterhin auf Excel-Tabellen, E-Mail-Ketten oder sogar Papierformulare setzt, kann Dein Unternehmen jeden Monat tausende Euro an versteckten Kosten verlieren.
Der wahre Preis manueller Abwesenheitsverwaltung zeigt sich nicht nur in administrativen Aufwänden, sondern auch in häufigen Fehlern, unklaren Zuständigkeiten, Verzögerungen in der Urlaubsplanung und Problemen bei der Lohnabrechnung. Diese ineffizienten Prozesse können sich negativ auf die Produktivität auswirken, zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden führen und sogar rechtliche Risiken nach sich ziehen.
Die Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen gehört zu den alltäglichen Aufgaben der Personalabteilung. Doch wie viel Zeit wird tatsächlich darauf verwendet?
Ohne ein automatisiertes System muss jede Krankmeldung oder jeder Urlaubsantrag mehrere Schritte durchlaufen:
Diese scheinbar kleinen Aufgaben summieren sich über das Jahr hinweg zu hunderten Stunden Arbeitszeit.
Beispielrechnung:
Das ist jedoch nur die Zeit, die HR benötigt. Führungskräfte und Mitarbeitende verlieren ebenfalls wertvolle Zeit mit Nachfragen, Änderungen und Korrekturen.
Jede manuelle Dateneingabe birgt das Risiko von Fehlern. Ein Zahlendreher in der Urlaubsplanung, ein nicht eingetragener Krankheitstag oder eine falsche Berechnung von Resturlaub können erhebliche Folgen haben.
Zu den häufigsten Fehlern gehören:
Die Folgen:
Ein automatisiertes System kann diese Fehler vermeiden, indem es alle Daten zentral speichert, automatisch aktualisiert und mit der Lohnbuchhaltung synchronisiert.
Wenn Mitarbeitende nicht genau wissen, wie viele Urlaubstage ihnen noch zustehen oder wie sie sich richtig krankmelden, kommt es zu:
Transparenz ist entscheidend, damit Mitarbeitende ihre Abwesenheiten rechtzeitig und korrekt planen können.
Hast Du Dich jemals gefragt, wie viel Zeit und Geld Dein Unternehmen tatsächlich durch ineffiziente Abwesenheitsverwaltung verliert? Manuelle Prozesse, fehlende Automatisierung und fehleranfällige Excel-Tabellen führen nicht nur zu unnötigen Arbeitsstunden, sondern auch zu direkten finanziellen Verlusten.
Mit unserem Kostenrechner für Abwesenheitsmanagement kannst Du ganz einfach berechnen, wie viel Geld und Zeit Du durch veraltete Systeme ausgibst Gib einfach den durchschnittlichen Zeitaufwand den Dein HR-Team für die Bearbeitung von Krankmeldungen und Urlaubsanträgen aufwendet, und unser Rechner, gibt die sofort eine Antwort.
Viele Unternehmen betrachten die Verwaltung von Abwesenheiten als eine isolierte HR-Aufgabe, doch ihre Auswirkungen reichen weit über die Personalabteilung hinaus. Ineffiziente Abwesenheitsprozesse können eine Kettenreaktion im gesamten Unternehmen auslösen.
Praxisbeispiel:
Ein Supermarkt nutzt Excel zur Schichtplanung. Ein Kassierer meldet sich morgens krank, doch die E-Mail erreicht den Filialleiter zu spät. Erst als eine lange Schlange an der Kasse entsteht, wird bemerkt, dass jemand fehlt. Der Filialleiter muss improvisieren, Mitarbeitende aus anderen Abteilungen abziehen und kurzfristig Überstunden anordnen.
Die Folgen: Unzufriedene Kunden, gestresste Mitarbeitende, zusätzliche Überstundenkosten und potenziell Umsatzverluste.
Die Lösung: Ein digitales System informiert automatisch Führungskräfte und HR über Krankmeldungen und schlägt Ersatzkräfte aus einem digitalen Pool vor.
Praxisbeispiel:
Ein Hotel verwaltet Urlaub und Krankmeldungen per E-Mail. Da keine zentrale Übersicht existiert, erhalten manche Mitarbeitende ihre Urlaubsfreigabe erst nach Wochen oder müssen mehrfach nachfragen. Das sorgt für Frust, da Reisebuchungen nicht rechtzeitig gemacht werden können. Einige Mitarbeitende verlassen das Unternehmen aufgrund dieser schlechten Erfahrung.
Die Folgen: Hohe Fluktuation bedeutet steigende Rekrutierungskosten, Einarbeitungsaufwand für neue Mitarbeitende und eine schwächere Arbeitgebermarke.
Die Lösung: Mit einem digitalen Abwesenheitssystem können Mitarbeitende jederzeit den Status ihres Urlaubsantrags einsehen. Automatische Erinnerungen sorgen für eine schnellere Bearbeitung.
Praxisbeispiel:
Ein Logistikunternehmen verwaltet Schichten in einer Excel-Tabelle. Da eine Krankmeldung nicht rechtzeitig verarbeitet wurde, fehlt ein Mitarbeitender an einem kritischen Umschlagplatz. Das Unternehmen muss kurzfristig eine Zeitarbeitskraft engagieren, die 30 % mehr kostet als reguläre Mitarbeitende.
Die Folgen: Zusätzliche Kosten, ineffiziente Schichtverteilung und hohe Stresslevel im Team.
Die Lösung: Ein automatisiertes Abwesenheitssystem zeigt frühzeitig Personalengpässe an und schlägt interne Alternativen vor.
Praxisbeispiel:
Ein Callcenter verwaltet Krankmeldungen per Telefon und Excel. Da Krankmeldungen oft zu spät erfasst werden, müssen gesunde Mitarbeitende regelmäßig Überstunden machen. Innerhalb weniger Monate steigt die Krankheitsrate im Team um 15 %, weil die Mitarbeitenden überlastet sind.
Die Folgen:
Steigende Fehlzeiten führen zu noch höheren Personalkosten, höherer Fluktuation und einem Teufelskreis von Unterbesetzung.
Die Lösung: Ein digitales System erfasst Krankmeldungen automatisch und sorgt für eine faire Umverteilung der Arbeitslast.
Unternehmen, die als schlecht organisiert oder unfair wahrgenommen werden, verlieren langfristig an Attraktivität für Fachkräfte. Besonders in Branchen mit Fachkräftemangel kann eine mangelhafte Abwesenheitsverwaltung dazu führen, dass potenzielle Bewerber:innen sich für die Konkurrenz entscheiden.
Praxisbeispiel:
Ein Technologieunternehmen nutzt veraltete HR-Systeme, in denen Urlaubs- und Krankentage nicht transparent einsehbar sind. Mitarbeitende berichten in Online-Bewertungen, dass die Personalverwaltung „chaotisch und unorganisiert“ sei.
Die Folgen:
Schlechte Bewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor
Schwierigeres Recruiting, weil Bewerber:innen Bedenken haben
Höhere Fluktuation, weil bestehende Mitarbeitende sich nach besseren Alternativen umsehen
Die Lösung:
Ein digitales Abwesenheitsmanagement sorgt für klare, transparente und schnelle Prozesse, die das Mitarbeitererlebnis verbessern.
Viele Unternehmen setzen weiterhin auf Excel oder Google Sheets, um Abwesenheiten zu verwalten. Schließlich scheinen Tabellenkalkulationen auf den ersten Blick eine einfache, kostengünstige und flexible Lösung zu sein. Doch in Wirklichkeit ist Excel nicht für das Abwesenheitsmanagement konzipiert und führt zu zahlreichen Ineffizienzen, Fehlern und unnötigen Kosten.
Doch hinter diesen vermeintlichen Vorteilen verbergen sich ernsthafte Probleme, die Unternehmen nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Produktivität kosten.
Excel ist kein automatisiertes System – jede einzelne Eingabe muss von Hand vorgenommen werden. Das bedeutet, dass HR-Mitarbeitende oder Führungskräfte alle Abwesenheiten manuell erfassen, aktualisieren und überprüfen müssen.
Probleme, die dadurch entstehen:
Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen verwaltet die Abwesenheiten in einer Excel-Tabelle, die auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert ist. Ein HR-Mitarbeiter vergisst, eine genehmigte Urlaubswoche einzutragen. Als der Mitarbeitende dann seinen Urlaub antritt, stellt der Manager überrascht fest, dass das Team unterbesetzt ist – eine ungewollte Personallücke, die durch eine einfache Automatisierung vermieden worden wäre.
Die Folgen: Chaos in der Personalplanung, Verärgerung bei den Mitarbeitenden und unnötiger Stress für das Management.
Mit Excel muss jede Urlaubs- und Krankheitsbuchung manuell vom Jahreskontingent abgezogen werden. Dies erhöht nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern auch das Risiko von Fehlberechnungen.
Was passiert in der Praxis?
Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen nutzt eine Excel-Tabelle, in der Urlaubsanträge händisch eingetragen werden. Ein Mitarbeitender nimmt an, dass er noch fünf Urlaubstage übrig hat, bucht einen Flug – nur um später von HR zu erfahren, dass er bereits sein gesamtes Kontingent verbraucht hat.
Die Folgen: Unzufriedenheit, Frust und möglicherweise ein Verlust für den Mitarbeitenden, der den Urlaub nicht antreten kann
Die Lösung: Eine digitale Abwesenheitslösung berechnet den aktuellen Urlaubsstand automatisch und zeigt den Mitarbeitenden ihre verbleibenden Urlaubstage in Echtzeit an.
In einer Excel-basierten Abwesenheitsverwaltung gibt es oft keine zentrale, für alle zugängliche Version. Stattdessen existieren verschiedene Versionen einer Tabelle, die per E-Mail hin- und hergeschickt oder auf einem Laufwerk gespeichert werden.
Häufige Probleme durch fehlenden Echtzeit-Zugriff:
Praxisbeispiel:
Ein Produktionsbetrieb verwaltet Krankmeldungen in einer Google-Sheet-Tabelle. Da nicht alle Abteilungsleiter Zugriff haben, kommt es immer wieder vor, dass Teamleiter unbemerkt Urlaube oder Krankmeldungen doppelt eintragen oder schlicht übersehen.
Die Folgen: Personalengpässe, Schichtplanungsprobleme und Verzögerungen in der Produktion.
Die Lösung: Ein automatisiertes Abwesenheitssystem ermöglicht Echtzeit-Zugriff für alle relevanten Personen – Mitarbeitende, HR und Führungskräfte.
Excel erfordert ständige manuelle Eingaben und Korrekturen, da es nicht mit anderen Systemen integriert werden kann. Das bedeutet, dass HR die gleichen Daten mehrfach eingeben muss:
1. Eintragen der Krankmeldung in die Excel-Tabelle
2. Weiterleitung der Daten an die Lohnbuchhaltung
3. Kommunikation mit der Führungskraft über Abwesenheitszeiten
4. Aktualisierung der Arbeitszeiterfassung oder Schichtplanung
Dieser Prozess ist nicht nur ineffizient, sondern erhöht auch das Risiko, dass Informationen verloren gehen oder vergessen werden.
Praxisbeispiel:
Ein Handelsunternehmen verwaltet Abwesenheiten in einer Excel-Tabelle. Jedes Quartal muss HR die Daten manuell in das Lohnabrechnungssystem eingeben. Ein kleiner Übertragungsfehler führt dazu, dass ein Mitarbeitender für zwei zusätzliche Krankheitstage bezahlt wird, die er nicht genommen hat.
Die Folgen: Finanzielle Verluste und zusätzliche Arbeitszeit für Korrekturen.
Die Lösung: Eine integrierte HR-Software synchronisiert Abwesenheitsdaten automatisch mit der Lohnbuchhaltung, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind.
Anstatt sich mit den zahlreichen Problemen von Excel herumzuschlagen, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Abwesenheitsmanagement-Systeme wie das von Kenjo, die speziell für diese Anforderungen entwickelt wurden.
Praxisbeispiel:
Ein IT-Unternehmen führt eine digitale Abwesenheitssoftware ein. Die Mitarbeitenden können über eine App Urlaub beantragen, und Vorgesetzte erhalten automatische Benachrichtigungen zur Genehmigung. Gleichzeitig werden alle Daten direkt mit der Lohnbuchhaltung synchronisiert, sodass keine doppelten Einträge nötig sind.
Das Ergebnis: Schnellere Bearbeitung, weniger Fehler und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist es unerlässlich, Abwesenheitsmanagement effizient und transparent zu gestalten. Veraltete Methoden wie Excel-Tabellen oder papierbasierte Prozesse führen zu Fehlern, Ineffizienzen und Unzufriedenheit im Team. Die Implementierung einer modernen Abwesenheitssoftware wie Kenjo kann diese Herausforderungen meistern und zahlreiche Vorteile bieten.
Mit Kenjo wird der Prozess der Krankmeldungen und Urlaubsanträge vollständig digitalisiert und automatisiert.
Funktionen:
Eine der größten Herausforderungen im Abwesenheitsmanagement ist die korrekte und zeitnahe Übertragung von Abwesenheitsdaten an die Lohnbuchhaltung. Fehler oder Verzögerungen können zu falschen Gehaltsabrechnungen führen. Kenjo bietet hier eine effiziente Lösung.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen nutzte zuvor separate Systeme für die Erfassung von Abwesenheiten und die Lohnbuchhaltung, was häufig zu Inkonsistenzen führte. Mit Kenjo wurden diese Prozesse integriert, sodass Abwesenheitsdaten automatisch und fehlerfrei in die Gehaltsabrechnung einfließen. Dies sparte Zeit und reduzierte die Fehlerquote erheblich.
Transparenz und Zugänglichkeit sind Schlüsselkomponenten eines effektiven Abwesenheitsmanagements. Kenjo stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
Praxisbeispiel: In einem Unternehmen mit mehreren Standorten war es oft schwierig, den Überblick über die Abwesenheiten aller Mitarbeitenden zu behalten. Mit Kenjo können nun sowohl Mitarbeitende als auch Manager in Echtzeit auf Abwesenheitsdaten zugreifen, was die Koordination und Planung erheblich verbessert hat.
Die Verwaltung von Urlaubsansprüchen kann komplex sein, insbesondere wenn unterschiedliche Regelungen für verschiedene Mitarbeitende gelten. Kenjo bietet hier klare Strukturen und Automatisierungen.
Praxisbeispiel: Ein Unternehmen hatte Schwierigkeiten, den Überblick über die unterschiedlichen Urlaubsansprüche seiner Mitarbeitenden zu behalten. Mit Kenjo wurden individuelle Urlaubsrichtlinien festgelegt, und das System berechnet nun automatisch den Resturlaub für jeden Mitarbeitenden, was zu mehr Klarheit und weniger Rückfragen geführt hat.
Die Implementierung von Kenjo als Abwesenheitsmanagement-Tool bietet zahlreiche Vorteile:
Mit Kenjo kannst Du Deine HR-Prozesse in den Griff bekommen, Zeit sparen und Dein Unternehmen effizienter führen. Keine endlosen Excel-Tabellen mehr, keine manuelle Fehlerkorrektur und keine Unklarheiten über Schichtzuteilungen oder Zuschläge. Stattdessen bekommst Du eine einfache, digitale Lösung, die Dich und Dein Team entlastet. Teste Kenjo jetzt kostenlos und sieh selbst, wie viel Zeit (und Geld) Du sparen kannst.