¿Cómo usar una calculadora de prima vacacional?

La prima vacacional es un derecho fundamental de los trabajadores en México, por tanto, tener a la mano una calculadora de prima vacacional es de gran ayuda para que los empleados y las empresas puedan verificar la suma que tienen derecho por ley. 

En México entró en vigor una nueva reglamentación de vacaciones a partir del 1 de enero de 2023. Dicha reforma ha cambiado parte del panorama laboral mexicano, ya que, por ejemplo, de acuerdo al reporte Price and Earning del banco suizo UBS, China, Nigeria, Tailandia y México eran los países con menos días de vacaciones para los trabajadores. 

En este artículo te platicamos qué es la prima vacacional, cómo queda después de la reforma de vacaciones dignas, cómo hacer el cálculo de la prima vacacional y los elementos que debes tomar en cuenta para realizar el cálculo. Además, puedes descargarte gratis una plantilla Excel que hemos elaborado para calcular el pago de la prima de forma ágil y sencilla.

¿Qué es la prima vacacional?

La prima vacacional es el pago extra que reciben los trabajadores con base en el salario y años trabajados para una empresa con el fin de que puedan disfrutar de vacaciones pagadas.

Este derecho está consignado en el artículo 80 de la Ley Federal del Trabajo, que establece lo siguiente: “Los trabajadores tendrán derecho a una prima no menor de veinticinco por ciento sobre los salarios que les correspondan durante el periodo de vacaciones”.

Cabe destacar que la reforma de vacaciones dignas en México ha cambiado los parámetros que se toman en cuenta para el cálculo de vacaciones y prima vacacional, esto en favor de los trabajadores. La reforma entró en vigor a partir del 1 de enero de 2023, por lo que es importante tener en cuenta lo siguiente: 

Tabla comparativa entre los años laborados y los días de vacaciones según la ley

¿Cómo se calcula la prima vacacional de los trabajadores?

Para calcular la prima vacacional de los trabajadores, encontramos dos tipos principales de calculadoras:

• Calculadora en línea: las calculadoras en línea piden llenar algunos rubros, tales como salario mensual o años laborados para una empresa y arroja un resultado exacto de la prima que debe obtener dicho trabajador. 
• Fórmula para la calculadora: también se puede realizar el cálculo con una fórmula que te compartimos. 

La fórmula para calcular la prima vacacional es la siguiente: 

Prima vacacional = Sueldo diario x días de vacaciones por ley x 0.25

A continuación te explicamos en qué consiste cada parte de esta fórmula. 

Variables de una calculadora de la prima vacacional

Para obtener un resultado preciso de la prima vacacional es de vital importancia conocer en qué consiste cada elemento de la fórmula, te los explicamos aquí:

• Prima vacacional: suma económica que la empresa debe pagar al trabajador. 

• Sueldo diario: se obtiene al dividir por 30 el salario neto, es decir, después de impuestos. 

• Días de vacaciones: son los días de vacaciones que por ley le corresponden al trabajador, son los que explicamos en el cuadro de arriba. 
• Valor numérico de 0.25: este valor corresponde al 25% que la ley establece como piso para calcular la prima. Aquí es importante dejar claro que dicho 25% es lo mínimo que la empresa debe tomar como base para el cálculo, sin embargo, cada empresa es libre de aumentarlo si así lo desea. 
  
  

A continuación te presentamos tres ejemplos: 

Ejemplo 1: Mariana es ejecutiva de ventas. Lleva trabajando para su empresa 6 años y actualmente tiene un salario de 18 mil pesos netos. Su empresa ofrece como base para su prima 50% de su sueldo, entonces su prima vacacional se calcula así: 

Prima vacacional: 600 de sueldo diario x 22 días de vacaciones x 0.50 = $6,600

Ejemplo 2: Tadeo es soporte técnico junior. Acaba de cumplir un año trabajando en su empresa y tiene un salario de 10 mil pesos netos. Su empresa toma como base el 25% de la ley. 

Prima vacacional: 333 x 12 x 0.25 = $999

Ejemplo 3: Luis es director creativo de una agencia de publicidad. Tiene 30 años laborando de forma ininterrumpida ahí y su sueldo asciende a 35 mil pesos. Su empresa otorga el 25% de la ley.

Prima vacacional: 1,166 x 30 x 0.25 = $8,745

¿Cómo usar la calculadora de la prima vacacional?

Ahora que ya sabes cómo realizar el cálculo de la prima vacacional de forma manual, te invitamos a conocer nuestra calculadora de prima vacacional. Solo debes tener a la mano toda tu información: sueldo diario, días de vacaciones por ley y el porcentaje en el que se basa la empresa para la que laboras.

Puedes descargar la plantilla Excel que hemos elaborado de forma completamente gratuita haciendo click en la imagen inferior:

Una vez descargada, tan solo tendrás que introducir la información requerida y de manera automática se calculará el monto de la prima vacacional de tus trabajadores. 

Imagen de la plantilla de calculadora de prima vacacional de Kenjo

¿A partir de cuántos años se calcula la prima vacacional?

Para calcular la prima vacacional se toma en cuenta el primer año de trabajo, es decir, cada trabajador con un año de trabajo cumplido tiene acceso a este derecho. A partir de entonces, la prima vacacional va aumentando conforme aumenta el número de días de vacaciones. 

Por otro lado, para los trabajadores más longevos, de 31 a 35 años trabajados en una empresa, el límite de días de vacaciones y de su correspondiente prima es de 32 días. 

¿Cuándo se cobra la prima vacacional?

Oficialmente, la prima vacacional se paga en el mes en que se cumple un año más en una empresa, es decir, siguiendo uno de los ejemplos anteriores, si Tadeo ingresó a su empresa en marzo, es en ese mes cuando se le paga la prima.

No obstante, el momento del pago puede variar de empresa a empresa, ya que también es posible realizarlo en el periodo vacacional que el trabajador elija, o sea, aunque Tadeo haya entrado en marzo, si él toma sus vacaciones hasta mayo, puede ser ese mes cuando se le pague. Sea como sea, el pago debe ser realizado en algún momento del año. 

¿Para el cálculo de ISR se pone la prima vacacional?

Cuando un trabajador ejerce su derecho a vacaciones, la aplicación de ISR (Impuesto sobre la renta) a su prima vacacional depende del monto de la prima, es decir: 

• Si la prima vacacional es menor a 15 veces la UMA (Unidad de Medida y Actualización) no se aplica ISR.
• Si la prima vacacional es mayor a 15 veces la UMA, sí se aplica ISR. 

Esto de acuerdo al artículo 90 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. La UMA para 2023, de acuerdo al INEGI, es $103.75, por lo que 15 veces UMA en 2023 es igual a $1,556.25. Esto quiere decir que toda aquella prima vacacional menor a $1,556.25 no será gravada con ISR. 

¿Cómo integrar la prima vacacional en tu nómina?

La calculadora de prima vacacional es una de las herramientas más útiles para los departamentos de recursos humanos, sin embargo, como viste en este artículo, su cálculo es personalizado para cada trabajador. Por esto, es recomendable que medianas y grandes empresas utilicen calculadoras especializadas que les faciliten el trabajo. 

Kenjo es un software de Recursos Humanos que cuenta con una  solución de vacaciones y ausencias con la que ver de forma automática los días de vacaciones que corresponden a tus colaboradores.

Igualmente, cuenta con un software de nóminas con el que reflejar y gestionar mejor cualquier pago de tus colaboradores, incluido el de la prima vacacional. Administrar el descanso de tus trabajadores nunca había sido tan fácil. ¡Te invitamos a probar Kenjo gratis!