Gestión de nómina: todos los detalles de este proceso fundamental

La gestión de nómina es uno de los procesos más valiosos de una empresa y su procedimiento puede llegar a ser complejo cuando se trata de una plantilla numerosa de personal. 

El uso de distintas herramientas ha permitido una administración más eficaz para mantener una organización ideal. En este artículo te explicamos su funcionamiento, cómo gestionarla y los detalles más importantes.

¿Qué es gestión de nómina?

La gestión de nómina es el proceso de administración de los salarios y compensaciones de los empleados de una empresa. Esto incluye el cálculo de los salarios, deducciones, impuestos, beneficios y otras prestaciones que se proporcionan a los empleados. De igual forma tiene que ver con la manera en la que se efectuará el pago establecido para cada uno de los colaboradores.

Se trata de una parte esencial de la administración del área de RRHH, ya que garantiza que los empleados reciban un salario justo y a tiempo, y que la empresa cumpla con sus obligaciones fiscales y legales. Además, una gestión de nómina adecuada también puede ayudar a mejorar la moral y la satisfacción de los empleados al asegurar que se les pague correctamente y a tiempo.

Para llevar a cabo una gestión de nómina eficiente, las empresas suelen utilizar software especializado que automatiza gran parte del proceso y reduce los errores humanos. También es importante tener un equipo de profesionales capacitados en el área de RRHH y finanzas para asegurar que se cumplan todas las regulaciones y leyes aplicables.

¿Qué área se encarga de la gestión de nómina?

La gestión de nómina se encuentra dentro del área de RRHH, que es la encargada de asegurar que los empleados reciban un salario justo y puntual. También verifican que se cumplan todas las obligaciones legales y fiscales relacionadas con el pago de salarios y beneficios. 

Este departamento estará al pendiente de la administración de información de empleados, el cálculo de salarios y deducciones, la emisión de recibos de pago, el manejo de impuestos y contribuciones, así como la elaboración de informes financieros.

¿Cómo llevar un buen control de la nómina?

Hay ciertos puntos con los cuales podemos asegurarnos que la gestión de nómina se realice de una manera eficaz. A continuación presentamos los pasos más importantes para realizar correctamente la gestión de nómina:

• Recopilación de información del empleado: es importante obtener la información precisa y completa de cada colaborador, por ejemplo, datos personales, información fiscal o información bancaria.

• Clasificación de los empleados: se hace una clasificación correcta de los trabajadores. Esta podría ser: empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, contratistas independientes, etc. Esto es esencial para calcular correctamente los impuestos y los beneficios.

• Cálculo de la remuneración: esta debe ser de manera precisa en la cual se incluya el salario base, las horas trabajadas, las horas extras, los beneficios y los impuestos. También habrá que tener en cuenta el pago del reparto de utilidades o PTU, así como de cualquier prestación de ley que corresponda. 

• Deducción de impuestos: los empleados deben pagar una serie de impuestos, incluyendo impuestos federales, estatales y de seguridad social. La gestión de nómina debe asegurarse de que se deduzcan correctamente estos impuestos y faciliten el proceso para los colaboradores de la empresa.

• Pago de salarios: al hacer entrega del pago tiene que ser a tiempo y de manera sencilla. La gestión de nómina busca las formas para generar esta transacción de forma sencilla a través del método de pago como cheque, depósito directo o tarjeta de pago.

• Mantenimiento de registros: es esencial mantener registros precisos y actualizados de los pagos realizados a los empleados, los impuestos deducidos y otros beneficios. Todo esto con la finalidad de garantizar la precisión en futuras nóminas y para cumplir con las obligaciones legales.

• Cumplimiento normativo: la gestión de nómina debe cumplir con ciertas regulaciones laborales y fiscales en vigor. Es fundamental estar al día con los cambios en las leyes fiscales y laborales para asegurarse de que la empresa cumpla con sus obligaciones legales.

• Sistema de Administración Tributaria: para la gestión de nómina es necesario considerar que es obligatorio expedir los comprobantes fiscales digitales correspondientes o CFDI por concepto de nómina a todo el personal, sin importar que sea por concepto de salario o por la prestación única de un servicio. Este es un proceso que se debe llevar a cabo por medio del SAT (Sistema de Administración Tributaria), en donde se deben ingresar las claves de RFC (Registro Federal de Contribuyentes) de cada uno de los empleados para validar que los recibos de nómina son correctos. 
  
  

Ventajas de la gestión de nómina

Cuando realizamos un proceso de gestión de nómina idóneo, podemos conseguir resultados óptimos para los propósitos de la empresa. Estas son algunas de las ventajas que se generan:

Precisión en el cálculo de los salarios

Una de las principales ventajas de la gestión de nómina es que permite calcular los salarios de los empleados de manera precisa, asegurando que cada empleado reciba la cantidad correcta de dinero o evitando pérdidas monetarias para la empresa.

Ahorro de tiempo

La gestión de nómina también puede ayudar a ahorrar tiempo, ya que se automatizan muchos de los procesos de cálculo y registro de información de los empleados, lo que reduce la carga de trabajo para los empleados del departamento de Recursos Humanos.

Cumplimiento normativo

Otro de los puntos fundamentales de la gestión de nómina es que ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas y regulaciones laborales estipuladas por la Ley Federal del Trabajo. Los cálculos y deducciones de impuestos y otros beneficios se hacen de acuerdo con las normativas aplicables.

Reducción de errores 

Cuando se consigue una gestión de nómina automatizada se pueden reducir los errores en el proceso de cálculo y registro de la información de los empleados, lo que a su vez puede disminuir las posibilidades de conflictos laborales y problemas legales.

Mejora de la satisfacción del empleado

La gestión de nómina también puede mejorar la satisfacción de los empleados, ya que se garantiza que reciben el salario correcto y se cumplen sus expectativas y requisitos en cuanto a beneficios y compensaciones en los tiempos acordados por la empresa desde el inicio de su contrato. 

Uso de un software para la gestión de nómina

Dentro las herramientas actuales para el área de recursos humanos tenemos el software de gestión de nómina con el cual garantizamos la automatización de este proceso. Se trata de una forma ideal de evitar errores humanos, mejorar en tiempos y hacer cálculos precisos que permitan el desarrollo óptimo de los pagos de los colaboradores. 

La gestión de nómina por medio de esta herramienta permite una recopilación de la información de forma eficaz, así como la creación de perfiles individuales para cada uno de los empleados. Esto es importante, ya que se creará el expediente ideal para recopilar los datos personales y del crecimiento del colaborador. 

A partir de la estructura generada en el software de gestión de nómina podemos generar un cálculo preciso del salario de cada empleado, ya sea por el puesto, las horas trabajadas, el servicio que se realice u otros aspectos fundamentales para la producción. 

Interfaz del software de gestión de nómina de Kenjo

Esta herramienta generará los recibos para hacer el pago puntual de cada uno de los empleados, así como la recolección de toda la información que tiene que ver con la gestión de nómina. 

Por lo general, este software especializado está conectado con el reloj checador o los registros de horas trabajadas, de este modo, el cálculo del pago de la nómina considera aspectos como retardos, faltas u horas extras para el pago semanal, quincenal o mensual. 

Para evitar errores en la gestión de nómina por medio de un software, es posible programar el pago automático del salario de los empleados. De este modo se puede generar una transferencia bancaria a la cuenta personal de cada empleado. 

Ahora que conoces la importancia de la gestión de nómina, puedes contactar a Kenjo y recibir una prueba gratuita del software especializado que cambiará la manera en la que organizas la información y realizas los pagos a tus empleados. Contáctanos ahora y uno de nuestros asesores te ayudará a resolver todas tus dudas.