Der Markt für Zeiterfassungs-Apps bleibt unübersichtlich: einfache Insellösungen stehen neben umfassenden Zeiterfassungssystemen, die weit über das reine Stempeln von Arbeitszeiten hinausgehen.
Dieser Zeiterfassungssysteme Vergleich 2026 zeigt die beste Zeiterfassungssoftware und die besten Zeiterfassungs-Apps im direkten Vergleich – mit klarem Fokus auf den Unterschied zwischen reinen Insellösungen und ganzheitlichen Zeiterfassungssystemen, in denen Arbeitszeiten Teil eines integrierten Systems sind.
Arbeitszeiten müssen heute vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfasst werden. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Gleichzeitig steigen die operativen Anforderungen: Schichtarbeit, mobile Teams, flexible Arbeitszeiten und mehrere Standorte lassen sich mit manuellen Lösungen oder Excel kaum noch zuverlässig abbilden. Fehler, Intransparenz und zusätzlicher Verwaltungsaufwand sind die Folge.
Viele Unternehmen wünschen sich Warnhinweise bei Überschreitungen der täglichen Arbeitszeit, um rechtliche Risiken frühzeitig sichtbar zu machen.
Ein digitales Zeiterfassungssystem schafft hier Struktur. Es sorgt für einheitliche Prozesse, aktuelle Zeitdaten und eine belastbare Grundlage für Planung, Abwesenheiten und die vorbereitende Lohnabrechnung – und wird damit 2026 zum festen Bestandteil moderner Personalorganisation.
Zeiterfassungssoftware erfasst Arbeitszeiten digital – inklusive Beginn, Ende, Pausen und Überstunden. Sie ersetzt manuelle Stundenzettel und Excel-Listen durch strukturierte, auswertbare Zeitdaten.
Typische Funktionen sind:
Der Unterschied liegt im Umfang: Manche Tools beschränken sich auf die reine Zeiterfassung. Andere sind Teil eines größeren Zeiterfassungssystems, das zusätzlich Planung, Abwesenheiten und weitere Personalprozesse abdeckt.
Arbeitszeiterfassungssoftware lässt sich grob in zwei Kategorien einteilen: Insellösungen und ganzheitliche Zeiterfassungssysteme. Beide erfassen Arbeitszeiten – unterscheiden sich aber deutlich im Funktionsumfang und im Einsatzbereich.
Insellösungen konzentrieren sich auf die reine Zeiterfassung. Sie erfassen Arbeitsbeginn, -ende und Pausen und bieten einfache Auswertungen. Weitere Prozesse wie Schichtplanung, Abwesenheiten oder Personalverwaltung sind meist nicht oder nur sehr eingeschränkt abgedeckt.
Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme gehen einen Schritt weiter. Hier ist die Zeiterfassung Teil eines integrierten Systems, das zusätzlich Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und weitere personalbezogene Funktionen abbildet. Zeitdaten werden nicht isoliert erfasst, sondern direkt weiterverwendet.
Welche Kategorie sinnvoll ist, hängt vom organisatorischen Aufwand und der Struktur des Unternehmens ab. In den folgenden Abschnitten werden beide Ansätze detailliert verglichen.
Insellösungen sind Tools, die sich ausschließlich auf die Erfassung von Arbeitszeiten konzentrieren. Sie erfassen Beginn, Ende und Pausen und stellen einfache Auswertungen zur Verfügung. Weitere Prozesse sind nicht oder nur rudimentär integriert.
Typische Merkmale von Insellösungen:
Insellösungen eignen sich vor allem für kleine Teams, Freelancer oder Unternehmen, die bereits separate Systeme für Personalplanung, Abwesenheiten oder Lohnabrechnung nutzen.
Mit zunehmender Komplexität stoßen sie jedoch schnell an Grenzen, insbesondere dort, wo automatische Pausen, Schichtlogiken oder mobile Einsatzorte berücksichtigt werden müssen. Auch Überstunden lassen sich nur eingeschränkt abbilden, wenn die Zeiterfassung nicht mit einer Schichtplanung oder weiteren Systemen verknüpft ist.
Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten nicht isoliert, sondern als Teil eines integrierten Systems. Zeitdaten stehen von Beginn an im Zusammenhang mit Planung, Abwesenheiten und weiteren personenbezogenen Prozessen. Sie ermöglichen es, Arbeitszeiten direkt mit Schichtplänen, Pausenregeln und vorbereitender Lohnabrechnung zu verknüpfen.
Typische Merkmale ganzheitlicher Arbeitszeiterfassungsysteme:
Der entscheidende Unterschied zu Insellösungen liegt in der Durchgängigkeit. Arbeitszeiten werden innerhalb eines Systems weiterverarbeitet: Überstunden lassen sich im Kontext von Schichtplänen korrekt berechnen, Zuschläge automatisch ermitteln und Zeitdaten direkt für die vorbereitende Lohnabrechnung nutzen.
Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme eignen sich besonders für Unternehmen mit Schichtarbeit, mehreren Standorten oder steigender organisatorischer Komplexität, bei denen isolierte Zeitdaten schnell an Grenzen stoßen.
Ein Arbeitszeiterfassungssystem wird im Alltag nicht an der Anzahl der Funktionen gemessen, sondern daran, ob es typische operative Probleme zuverlässig löst. Aus realen Verkaufsgesprächen lassen sich dafür klare Anforderungen ableiten.
Arbeitszeiten müssen nicht nur erfasst, sondern auch regelkonform eingeordnet werden. Dazu gehören tägliche Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen.
Praxisrelevant sind dabei:
→ Besonders wichtig für Unternehmen mit Schichtbetrieb oder Überstundenkultur.
In vielen operativen Bereichen werden Pausen nicht aktiv gestempelt. Das führt schnell zu rechtlichen Risiken.
Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte:
→ Relevant für Montage, Logistik, Produktion und Pflege.
Zeiterfassung funktioniert je nach Mitarbeitergruppe unterschiedlich.
Wichtige Anforderungen:
→ Entscheidend für mobile Teams, Fahrer, Monteure und soziale Einrichtungen.
Zeiterfassung endet nicht beim Export einer Datei.
Praxisrelevant sind:
→ Spart Zeit im HR-Alltag und reduziert Rückfragen.
Für Dienstleister und projektorientierte Betriebe ist die Zuordnung von Zeiten Pflicht.
Wichtige Funktionen:
→ Relevant für Handwerk, Beratung und technische Dienstleistungen.
Standard-Zeiterfassung reicht in vielen Branchen nicht aus. Typische Sonderanforderungen:
→ Hier stoßen einfache Insellösungen oft an funktionale Grenzen.
Clockodo ist eine klassische Insellösung für Zeiterfassung mit Fokus auf Arbeits- und Projektzeiten. Zeiten werden per Browser oder App erfasst und können nach Projekten, Tätigkeiten oder Kunden ausgewertet werden.
Was Benutzer sagen: „Funktioniert super. intuitiv und die Reportings sind toll.“ – Trustpilot-Review
Was Benutzer sagen: „Ich habe Probleme bei der Zeiterfassung als schwierig empfunden, da die Einstellungen unklar waren und eine ausreichende Dokumentation fehlte.…“ - Capterra Review
ClockIn ist eine Insellösung für Zeiterfassung mit starkem Fokus auf einfache Stempelprozesse. Arbeitszeiten werden primär per App erfasst, häufig direkt am Einsatzort.
Was Benutzer sagen: „Clockin ist einfach in der Anwendung und als Mitarbeiter einfach nur praktisch" - Trustpilot
Einschränkungen
Was Benutzer sagen: „Support etwas langsam… Pausen müssen trotz Administrator-Einstellungen manuell eingegeben werden.“ - Trustpilot
Clockify ist eine weit verbreitete Insellösung für Zeiterfassung mit Timer- und Tabellenansicht. Die Software ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeiten nach Projekten und Tätigkeiten und ist vor allem für ihr kostenloses Einstiegsmodell bekannt.
Was Benutzer sagen: „Clockify leistet sehr gute Arbeit bei der Zeiterfassung und Abrechnung von Kunden – die Einrichtung ist einfach und die Nutzung unkompliziert.“ - G2
Was Benutzer sagen: „Bestes Tool für detaillierte Zeiterfassung mit Projekten und Kunden – allerdings fehlen in den niedrigeren Tarifen einige erweiterte Funktionen.“ - Capterra
TimO ist eine cloudbasierte Insellösung für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt auf der strukturierten Dokumentation von Zeiten, weniger auf operativen oder personalbezogenen Prozessen.
Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten nicht isoliert, sondern als Bestandteil eines integrierten Systems. Zeitdaten stehen in direktem Zusammenhang mit Schichtplanung, Abwesenheiten und weiteren personalbezogenen Prozessen.
Im Unterschied zu Insellösungen entstehen keine Datensilos. Arbeitszeiten müssen nicht exportiert oder manuell weiterverarbeitet werden, sondern können unmittelbar für Planung, Auswertungen und vorbereitende Lohnprozesse genutzt werden. Das reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Konsistenz der Daten.
Ganzheitliche Systeme eignen sich besonders für Unternehmen mit Schichtarbeit, mehreren Standorten oder wachsender organisatorischer Komplexität, bei denen reine Zeiterfassungstools schnell an ihre Grenzen stoßen.
Kenjo ist ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem, bei dem Arbeitszeiten Teil einer integrierten Personalverwaltungsoftware sind. Die Zeiterfassung ist eng mit Schichtplanung, Abwesenheiten und dem Lohnabrechnungsmanagement verbunden.
Zeiterfassung inklusive Schicht- und Einsatzplanung
Zentrale Personalverwaltung statt isolierter Zeitdaten
Mobile Nutzung für operative Teams
Zeitdaten direkt nutzbar für Auswertungen und die vorbereitende Lohnabrechnung
Was Benutzer sagen: "Klare und einfache Benutzeroberfläche und Usability, innovative Funktionalitäten" - Trusted
Kein breites Spektrum an Funktionen zur Mitarbeiterentwicklung
Keine eigenständige Lohnabrechnung: Kenjo ist kein vollständiges Lohnabrechnungssystem, sondern setzt auf die Anbindung externer Lohnabrechnungslösungen
Was Benutzer sagen: "Keine Vor-Ort-Beratung" - Trusted
Personio ist eine umfassende HR-Software mit integrierter Zeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt klar auf der Verwaltung von HR-Prozessen wie Stammdaten, Abwesenheiten und Payroll-Vorbereitung, weniger auf operativen Abläufen.
Was Benutzer sagen: "Es ist eine HR-Software mit Funktionen für alle Mitarbeitenden, Führungskräfte und weitere Rollen." - Capterra
Was Benutzer sagen: "Manchmal ist es etwas knifflig, die richtigen Pausenzeiten einzutragen, nachdem ich meine Arbeitszeiten erfasst habe. Die beiden Eingabefelder für Arbeits- und Pausenzeit sind etwas unintuitiv. Positiv ist zwar, dass bei einer Eingabe wie Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr und einer Pause von 12 bis 13 Uhr die Arbeitszeit automatisch in zwei Abschnitte geteilt und die Pause dazwischen dargestellt wird, aber das wirkt für mich etwas unübersichtlich. In der Regel mache ich nur eine Pause, daher ist das kein großes Problem. Wenn man jedoch die Timer-Funktion nutzt, kann dadurch eine sehr große Anzahl an Einträgen entstehen, was schnell überwältigend wirkt." - G2
Leapsome ist eine HR-Plattform mit Schwerpunkt auf Mitarbeiterentwicklung, Performance-Management und Engagement. Zeiterfassung ist vorhanden, steht aber nicht im Zentrum des Produkts.
Was Benutzer sagen: "Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten: Leapsome bietet eine Vielzahl von Funktionen." - Capterra
Was Benutzer sagen: "Es braucht etwas Zeit, um zu verstehen, wie man alles effizient einrichtet – insbesondere für neue Administratorinnen und Administratoren." - G2
Wir haben euch hier nochmal die besten Zeiterfassungssoftwares im direkten Vergleich aufgelistet:
|
Software |
Kategorie |
Pausen & Regelautomatik |
Direkte Anbindung an Lohnabrechnung |
Dienstplanung |
|
Kenjo |
Ganzheitlich
|
✅ |
✅ |
✅ |
|
Clockodo |
Insellösung |
✅ |
❌ |
❌ |
|
Clockify |
Insellösung
|
✅ |
✅ |
❌ |
|
ClockIn |
Insellösung |
✅ |
❌ |
❌ |
|
TimO |
Insellösung
|
❌ |
❌ |
❌ |
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Personio |
Ganzheitlich
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❌ |
✅ |
❌ |
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Leapsome |
Ganzheitlich |
❌ |
❌ |
❌
|
Die beste Zeiterfassungssoftware gibt es nicht pauschal. Entscheidend ist, ob Arbeitszeiten isoliert erfasst werden sollen oder ob sie Teil eines größeren organisatorischen Prozesses sind. Der Unterschied zwischen Insellösung und ganzheitlichem Zeiterfassungssystem ist dabei ausschlaggebend.
Eine Insellösung ist sinnvoll, wenn der Anwendungsfall klar begrenzt ist und Zeiterfassung keine weiteren Prozesse auslösen soll.
Ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem wird dann relevant, wenn Arbeitszeiten nicht isoliert betrachtet werden können und mehrere Prozesse ineinandergreifen.
In diesen Fällen reicht eine reine Zeiterfassungs-App oft nicht aus. Die Zeiterfassung wird zum Bestandteil eines integrierten Systems, das Planung und Verwaltung miteinander verbindet.
Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung. Insellösungen sind sinnvoll, wenn Arbeitszeiten lediglich dokumentiert werden sollen und der organisatorische Aufwand gering ist. Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme setzen dort an, wo Arbeitszeiten mit Planung, Abwesenheiten und Personalverwaltung zusammenhängen.
Welche Lösung passt, hängt vom Einsatz ab: von Teamgröße, Schichtbetrieb und organisatorischer Komplexität. Unternehmen, die Zeiterfassung isoliert betrachten, kommen mit einer Insellösung aus. Wer Arbeitszeiten als Teil der operativen Organisation versteht, benötigt ein integriertes System.
Wer prüfen möchte, ob ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem den eigenen Anforderungen entspricht, kann Kenjo kostenlos testen und Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalverwaltung im Zusammenspiel erproben.