Hast Du in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit dem Anbieter Deiner HR-Software gemacht?

Wir alle kennen die Situation: Man verlässt sich in den täglichen Arbeitsabläufen auf das Produkt seines Dienstleister und dann geht plötzlich gar nichts mehr. Die Anwendung lässt sich nicht mehr öffnen, telefonisch ist niemand zu erreichen und diverse Prozesse liegen lahm. Die Folge: Unzufriedene Mitarbeiter, Verlustgeschäfte und lückenhafte Prozesse.

Dasselbe gilt auch für Deine HR-Software: Unterbrechungen im laufenden Geschäft können schnell finanzielle Einbußen und negative Effekte auf Dein Business nach sich ziehen. Du kennst diese Probleme? Dann lass Dir von uns helfen: Kenjo - Die HR-Software, die wirklich funktioniert. In diesem Artikel erklären wir Dir, warum es wichtig ist, die richtige HR-Software auszuwählen, welche schlechten Erfahrungen unsere Kunden schon mit anderen Software-Anbietern gemacht haben und warum Kenjo anders ist!

Bedeutung von Softwareanbietern

Die Bedeutung von Softwareanbietern im Rahmen eines Geschäftsvorhabens ist nicht zu unterschätzen. Optimierte Prozesse und verschlankte Arbeitsabläufe können Deinem Unternehmen Geld und Zeit sparen. Auf der anderen Seite kommt es zu immensen Einbußen, wenn Deine Anwendungen alt und kompliziert sind, weshalb es Zeit für Dich wird, über eine neue HR-Software nachzudenken.

Wir von Kenjo verstehen uns mit unserer HR-Software als zentraler Knotenpunkt Deines Unternehmens: Hier laufen alle wichtigen Daten und losen Enden zusammen und fördern somit die Kommunikation und den Erfolg Deiner Firma. Lass auch Du Dich von unserer All-In-One HR-Lösung überzeugen.

Die Bedeutung Deiner HR-Software für Deine Mitarbeitenden

Eine HR-Software kann für Mitarbeitende einer Firma eine Vielzahl von Vorteilen bieten. Hier sind einige der wichtigsten:

• Zugang und Transparenz: Einer der Punkte, der eine HR-Software für Deine Mitarbeitenden so wichtig macht, ist das hohe Maß an Transparenz, die eine solche Anwendung bietet. Deine Angestellten haben immer und von überall Zugriff auf die wichtigsten Daten und bleiben somit immer auf dem Laufenden. Das erhöht die Transparenz und steigert die Teilhabe jedes Einzelnen.
• Teilnahme: Eine HR-Software ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten wie Adresse, Bankverbindung und Notfallkontakte zu aktualisieren und einzusehen. So müssen sie nicht jedes Mal den HR-Beauftragten kontaktieren, wenn sich etwas ändert.
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Eine HR-Anwednung kann es Mitarbeitenden ermöglichen, Urlaubstage zu beantragen, Krankheitstage zu melden und ihre verbleibenden Urlaubstage einzusehen. Dies kann den Verwaltungsaufwand für das HR-Team reduzieren und den Mitarbeitenden ein besseres Verständnis dafür geben, wie viele Urlaubstage sie noch übrig haben.
• Leistungsmanagement: Eine HR-Software kann ein Leistungsmanagement-System bieten, das Mitarbeitenden eine Möglichkeit gibt, ihre Ziele und Leistungen zu verfolgen, Feedback von ihren Vorgesetzten zu erhalten und ihre Karriereentwicklung zu planen. Teste noch heute das Performance Management von Kenjo.
• Schulungsmanagement: Eine HR-Software kann Mitarbeitenden dabei helfen, Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu finden und zu buchen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und ihre Karriere zu fördern.
• Kommunikation: Die Anwendung sollte als zentrales Kommunikationsmittel zwischen HR-Managern und Mitarbeitenden dienen. Es kann eine Plattform bieten, um Informationen wie Firmenrichtlinien, Vergütungsinformationen und andere wichtige Updates zu teilen.

Insgesamt kann eine HR-Software dazu beitragen, die Arbeitsbelastung der HR-Abteilung zu reduzieren, indem sie Selbstbedienungsfunktionen bietet und Prozesse automatisiert. Für Mitarbeitende bedeutet dies eine einfachere Handhabung ihrer persönlichen Informationen und Arbeitsprozesse, was zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz und einem verbesserten Mitarbeiterengagement und einer stärkeren Bindung an den Arbeitgeber führen kann.

Warum schlechte Erfahrungen mit HR-Softwareanbietern problematisch sind!

Wie bereits erwähnt, können Unterbrechungen im täglichen Arbeitsprozess zu erheblichen Einbußen führen. Das bedeutet, dass nicht nur die Maschinen gut funktionieren und alle Mitarbeiter sich wohl fühlen müssen, sondern auch Deine HR-Software einsatzbereit sein muss. Ist dies nicht gewährleistet, gefährdet dies den Erfolg Deines gesamten Unternehmens, da Probleme mit dem Recruiting, dem Onboarding oder der Lohnbuchhaltung zu Unterbrechungen in den täglichen Prozessen führen können. Was die Gründe für schlechte Erfahrungen mit einem HR-Softwareanbieter sein können, erfährst Du in diesem Artikel.

Wie man einen guten Softwareanbieter auswählt

Zunächst geht es bei der Auswahl eines guten Softwareanbieters um Deine ganz persönlichen Auswahlkriterien. Natürlich spielen die Bewertungen und Referenzen von anderen Kunden eine Rolle und auch die Vertragsbedingungen müssen auf Dich und Dein Unternehmen zugeschnitten sein, aber letztlich muss der Anbieter zu der Situation Deines Unternehmens passen.

Wir von Kenjo haben unsere Anwendung vor allem auf Unternehmen mit Frontline-Arbeitskräften in Service und Produktion mit oder ohne Büroarbeitsplatz zugeschnitten. Unsere HR-Software ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) optimiert, die auf der Suche nach einer All-in-One-Lösung für ihr Personalwesen sind. Gerne finden wir im Rahmen einer persönlichen Demo heraus, ob wir als Unternehmen Deinen Anforderungen gerecht werden können!

Mögliche schlechte Erfahrungen mit einem Softwareanbieter

• Probleme mit der Qualität und dem Alter der Software
  
  
  • Oft wurden Softwarelösungen in den Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, schon vor 10 bis 20 Jahren eingeführt. Seitdem sind keine Updates durchgeführt worden und gerade bei älteren Softwares ist das Wissen über den Status Quo verloren gegangen. Selbst in der Personalabteilung wissen die Mitarbeitenden deshalb oft nicht, was es braucht, um in der modernen HR-Welt zu bestehen, da die interne HR-Lösung veraltet und technisch überholt ist. Diese überholten Anwendungen sind nicht durch die Initiative der jüngeren Mitarbeiter implementiert worden und schrecken diese häufig ab, was wiederum die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung negativ beeinflusst.
    
    
• Teure Software und unzureichender Kundensupport
  
  
  • Eine weitere, mögliche schlechte Erfahrungen mit einem Softwareanbieter ist, dass eine neue Anwendung zu teuer sein könnte. Durch lange Knebelverträge werden die Kunden an den Anbieter gebunden, der dann nicht nur einen schlechten Kundenservice anbietet, sondern gleichzeitig auch weder beratend noch mit Denkanstößen zur Seite steht. Nicht so Kenjo: Sieh Dir jetzt unser Preismodell an!
    
    
• Verzögerungen bei der Lieferung oder Implementierung
  
  
  • Es gibt verschiedene Gründe, warum es zu Verzögerungen bei der Lieferung oder Implementierung einer Software durch einen Drittanbieter kommen kann. Der Anbieter kann auf technische Schwierigkeiten stoßen, die die Umsetzung der Software verzögern. Zum Beispiel kann es Probleme mit der Kompatibilität zwischen der neuen Software und der vorhandenen Hardware oder anderer Software geben, die bereits im Einsatz ist.
    
    Der Drittanbieter kann Probleme haben, die Software rechtzeitig fertigzustellen, da die Entwicklung komplexer ist als erwartet oder weil es Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen gibt. Des Weiteren ist oft nicht gewährleistet, dass die Anwendung remote, also aus dem Homeoffice heraus funktioniert, was zu weiteren Problemen führen kann. Dies ist bei Kenjo anders - unser technischer Support steht Dir rund um die Uhr zur Verfügung und arbeitet stets mit Hochdruck an der Lösung der Probleme unserer Kunden.
    
    
•  Veraltete Systeme - Undurchsichtige Vertragsbedingungen
  
  
  • Oft arbeitet die Person, die das veraltete System eingeführt hat, schon lange nicht mehr im Betrieb und hat gleichzeitig auch keine Übergabe gemacht. Zusätzlich liegt die HR-Software dazu meistens auf den eigenen Servern, was hohe Kosten verursacht. Cloud-Lösungen wie Kenjo schaffen hier Abhilfe. Nicht nur sind wir kostengünstiger, sondern wir achten auch auf ein hohes Maß an Datenschutz. Da die Einführung alter Systeme oftmals sehr teuer war, wundern sich viele Neukunden über unser günstiges, aber technisch überzeugendes Angebot. Auch diese Zweifel können wir in einer Demo unserer HR-Software schnell ausräumen.
    
    

Wie man mit schlechten Erfahrungen umgeht

• Der Status Quo - Kommunikation mit dem Softwareanbieter
  
  
  • Bei der Kommunikation mit dem Softwareanbieter geht es vor allem darum zu vermitteln, wie bei Dir im Unternehmen der Status quo aussieht und welche Tools ihr schon im Einsatz habt. Oftmals lässt sich daraus schon ermitteln, warum die aktuelle Lösung nicht mehr funktioniert und was die größten Engpässe sind. Denn welche Auswirkungen dieser Engpass auf Deinen persönlichen Arbeitsalltag hat, spürst Du jeden Tag und siehst es auch an den Zahlen. 

Vermeidung von schlechten Erfahrungen in Zukunft

Der wichtigste Rat zuerst: Die Personalabteilung sollte bestimmen, welche HR-Software angeschafft wird und nicht die IT (Informationstechnologie) oder eine andere Abteilung. Durch regelmäßige Kommunikation mit dem Softwareanbieter, solltest Du danach klarstellen, dass dieser auch liefert, was er verspricht und auch die besten Preise am Markt garantieren kann. Durch klare Vertragsbedingungen stellst Du von Anfang an sicher, dass sich beide Seiten über ihre Rechte und Pflichten im Klaren sind und somit keine enttäuschten Erwartungen entstehen.

Für die Kontrolle der Qualität der gelieferten Software solltest Du intern ein Team aufstellen, das aus Experten aus verschiedenen Richtungen besteht. So könnten zum Beispiel ein Mitarbeitender aus dem Personalwesen, ein Informationstechniker und eine Sales-Person zusammenarbeiten, um die HR-Software auf Herz und Nieren zu testen.

Wie Du in der Zukunft schlechte Erfahrungen mit dem Anbieter Deiner HR-Software verhinderst

• Anschaffung einer HR-Software: Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
  
  
  • Bevor Du Dir über die Anschaffung einer HR-Software Gedanken machst, solltest Du für Dich als Unternehmer klarstellen, was für Dich persönlich wichtig ist und warum Du gerade jetzt eine neue Lösung einführen willst. Diese sind natürlich oft ökonomische Gründe, aber auch das Wachstum kann hier eine wichtige Rolle spielen. In unserer Erfahrung ist es aber oft die Technik, die nicht mehr den Ansprüchen genügt, die dazu führt, dass über die Anschaffung einer HR-Software nachgedacht wird.
    
    
    
    Sobald die Entscheidung steht, dass eine neue Anwendung implementiert werden soll und was die Gründe dafür sind, sollte man überlegen, wer im Unternehmen an dem Projekt noch beteiligt ist. Unsere Empfehlung für zukünftige Käufer von Softwareprodukten ist dann, dass man sich gemeinsam überlegt, wie die optimale Lösung für euch aussieht und wie der Zeitplan für die Implementierung einer HR Software aussieht.
    
    Zentrale Frage: Welche Kriterien sind für euch im Entscheidungsprozess besonders wichtig? Und welche Personen sollten im laufenden Entscheidungsprozess, nachdem man die Kriterien für eine Software festgelegt hat, noch mit einbezogen werden?
    
    Diese und weitere Fragen kannst Du gemeinsam mit unserem Expertenteam bei einer Demo klären. Gerne beraten sie Dich dazu. Wenn Du weitere Informationen benötigst, kannst Du Dich gerne auch an unseren Leitfaden zur Auswahl einer HR-Software halten.