Seit mehreren Jahren schon wird die digitale Transformation der Personalarbeit in der Branche viel diskutiert. Ein kurzer Blick auf die vielen Vorteile, die mit der Digitalisierung von HR-Aufgaben und dem digitalen Veränderungsprozess des Unternehmens einhergehen, macht deutlich, dass dieser Trend gekommen ist, um zu bleiben.
Mit der Digitalisierung von HR-Aufgaben möchten Unternehmen diesen Schlüsselbereich für den Unternehmenserfolg optimieren und – darauf aufbauend – bessere Entscheidungen treffen sowie bessere Geschäftsergebnisse erzielen.
Bevor wir uns der digitalen HR-Transformation widmen, möchten wir noch für etwas mehr Trennschärfe zwischen den Begriffen Digitalisierung und digitale Transformation sorgen. Oftmals werden beide nämlich synonym verwendet. Die Digitalisierung beschreibt den Übergang vom traditionellen, papierbasierten Aktenmanagement zu digitalen Technologien. Bei der digitalen Transformation (auch „digitaler Wandel“) hingegen geht es nicht nur um die Digitalisierung von Inhalten und Arbeitsabläufen.
Vielmehr ist es ein Modell, bei dem alle internen und externen Funktionen von Technologie bestimmt werden. Es geht um einen vollständigen Wandel und die Automatisierung sämtlicher Arbeits- und Geschäftsprozesse.
Die folgende Grafik von Deloitte veranschaulicht den Übergang von traditioneller zu digitaler Personalarbeit:
Quelle: Deloitte
Die digitale Transformation betrachtet also das gesamte Unternehmen. Es ist ein evolutionärer Prozess – oder anders gesagt, ein fortlaufender Veränderungsprozess, der auch die Unternehmenskultur und -mentalität betrifft und eben nicht nur das Digitalisieren von Papierunterlagen oder den Einsatz von neuen technischen Mitteln.
Insbesondere die Personalabteilung steht hier vor einer großen Herausforderung. Laut diesem Bericht von Deloitte muss sich die Personalverwaltung als „Treiber des kompletten Digitalisierungsprozesses im Unternehmen“ mit den Auswirkungen der Digitalisierung auseinandersetzen und strategische Maßnahmen daraus ableiten. HR-Teams müssen über „die nachhaltige Nutzung von neuen Technologien in der Personalabteilung“ also den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv mitgestalten. Sie haben die Aufgabe, die Belegschaft zu einem Umdenken zu bewegen und die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird zu verändern. Stichwort: Arbeitsplatz von morgen.
Im Prozess der digitalen Transformation spielen die Menschen eine ebenso wichtige Rolle wie die (neuen) Technologien. Auch ein Artikel von Forbes unterstreicht die Rolle der Personalabteilung im digitalen Transformationsprozess eines Unternehmens. Keine andere Abteilung nimmt in diesem Prozess eine derartige Schlüsselrolle ein: Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, dafür zu sorgen, dass die gesamte Belegschaft die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhält und dass die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter im Einklang mit den Veränderungen im Unternehmen steht.
Daher betrifft die digitale Transformation der Personalarbeit nicht nur die HR-Abteilung; deren digitale Umstellung wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus. Zumindest sollte das der Fall sein.
Übrigens kann Digital Employee Experience Software bei der Digitalisierung von Personalabteilungen helfen.
Die digitale Transformation der Personalabteilung ermöglicht es Unternehmen:
Es ist wichtig, dass Unternehmen sich ganz auf das Erreichen ihrer Zielvorgaben konzentrieren können. Der Einsatz von neuen Technologien muss deshalb auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ausgerichtet sein, sonst kann es schnell passieren, dass die erwarteten Ergebnisse ausbleiben und der Digitalisierungsprozess scheitert.
Bei der Firma Fleetpool zum Beispiel wollten die Verantwortlichen ihre Verwaltungsaufgaben optimieren und damit einen neuen Arbeitsstil etablieren. Dabei hat Fleetpool drei wesentliche Ziele verfolgt:
Wie oben schon erwähnt ist die digitale Transformation ein fortlaufender Prozess, der mit der Einführung von neuen Technologien nicht endet. Denn technologische Neuerungen und Entwicklungen wird es immer wieder geben. Keine Angst vor Veränderungen und stetige Weiterentwicklung sind also entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.
Viele Experten betonen auch, dass die Digitalisierung und die digitale Transformation eines Unternehmens nicht über Nacht geschehen. Natürlich hoffen manche Unternehmen, den digitalen Wandel innerhalb eines Jahres vollziehen zu können. Je nach Größe des Unternehmens kann sich dieser Prozess auch über fünf Jahre hinziehen. Und selbst dann ist dieser Prozess noch lange nicht abgeschlossen.
Die digitale Umstellung der HR-Abteilung beansprucht in aller Regel nicht so viel Zeit. Trifft ein Unternehmen die Entscheidung, die Aufgaben dieser Abteilung zu digitalisieren und neue Technologien einzusetzen, kann dies innerhalb von 30 Tagen umgesetzt werden. Tatsächlich ist es uns bei Kenjo gelungen, in vielen Unternehmen die Implementierung und Einführung einer neuen HR-Software innerhalb eines Monats abzuschließen.
Verschiedene Studien und HR-Statistiken zeigen, wie sich die Digitalisierung der Personalabteilung und der digitale Wandel auf Unternehmen auswirken:
Den digitalen Wandel im Unternehmen einzuläuten, stellt keine leichte Aufgabe dar, ganz gleich, ob wir dabei unseren Blick auf die Organisation als Ganzes und nur auf die Personalabteilung richten. Mitarbeiter und Führungskräfte, die den digitalen Wandel intern vorantreiben, stehen dabei vor wichtigen Herausforderungen.
Ob ein Unternehmen oder eine Personalabteilung den digitalen Wandel erfolgreich vollzieht, hängt davon ab, ob das gesamte Unternehmen dahinter steht und in den Prozess direkt einbezogen wird. Allerdings tragen bestimmte Akteure die Verantwortung, den Wandel zu fördern und mit gutem Beispiel voranzugehen:
Je nach Zielvorgabe und Ausgangspunkt verfolgen Unternehmen einen eigenen Fahrplan auf dem Weg in die digitale Zukunft. Unabhängig davon gibt es aber fünf wesentliche Schritte, die jedes Unternehmen bei der Digitalisierung von HR-Prozessen durchlaufen sollte.
Bevor neue Prozesse etabliert und neue Technologien eingesetzt werden, muss klar sein, welches Ziel oder welche Ziele damit verfolgt werden. Am Beispiel von Fleetpool weiter oben haben wir bereits drei wichtige Ziele aufgegriffen.
Involviere frühzeitig so viele Personen im Unternehmen wie möglich. Vor allem die Unterstützung aus der oberen Führungsebene und dem mittleren Management ist Gold wert.
Um den digitalen Wandel im Unternehmen in die Wege zu leiten, solltest Du zunächst klare und leicht erreichbare Ziele setzen. Beispielsweise lohnt es sich, zunächst jene Bereiche in der Personalabteilung, die durch die Einführung von HR-Software schnell profitieren können, zu digitalisieren. Wichtig ist dabei, dass das Team gemeinsam entscheidet, welche Bereiche priorisiert werden.
Da wir schon von Prioritäten sprechen: Die digitale Transformation ist ein andauernder Prozess und es besteht die Gefahr, dass die To-do-Liste schnell endlos lang erscheint. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an klare Prioritäten zu setzen: Welche Schritte und Maßnahmen sind wann erforderlich und mach- beziehungsweise umsetzbar. Zeitliche und finanzielle Ressourcen spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Wenn Du am Anfang Maßnahmen mit großer Wirkung und geringem Aufwand durchgeführt hast, kann sich das bereits positiv auf den Erfolg der digitalen Transformation in Deinem Unternehmen auswirken.
Der Einsatz von neuen Tools und Technologien sowie neue Prozesse können spannend sein und das Interesse im Team wecken. Allerdings macht es keinen Sinn, wenn wir die Nutzung der neuen Software oder die Effektivität von veränderten Arbeitsabläufen nicht auswerten können. Alles, was umsetzbar ist, sollte deshalb auch messbar sein. Nur so kannst Du den Erfolg Deiner Maßnahmen bewerten und herausfinden, was funktioniert und was nicht. Prüfen Sie die Analysen mit einem kritischen Auge und identifizieren Sie, was funktioniert und was nicht.