Gerade in Schicht-, Service- und Produktionsbetrieben ist Arbeitszeiterfassung kein rein administratives Thema. Ob Pausen eingehalten werden, Ruhezeiten zwischen Schichten ausreichen oder Arbeitszeitgrenzen überschritten werden, entscheidet nicht selten über rechtliche Risiken, Teamkonflikte und Nachzahlungen. Das Arbeitszeitgesetz gibt dafür einen klaren Rahmen vor – die Herausforderung liegt in der praktischen Umsetzung.
Im operativen Alltag entstehen Risiken selten durch Vorsatz, sondern durch Dynamik. Spontane Schichtwechsel, kurzfristiges Einspringen, geteilte Dienste oder Personalmangel führen dazu, dass Pausen verkürzt oder Ruhezeiten unterschritten werden.
Problematisch wird es vor allem dann, wenn Arbeitszeit nach dem Prinzip „passt schon“ geplant wird. Pausen werden mitgedacht, aber nicht dokumentiert. Ruhezeiten werden implizit angenommen, aber nicht geprüft. Genau hier setzt dieser Artikel an: Ziel ist es, die gesetzlichen Regeln klar einzuordnen und zu zeigen, wie sie sich praktikabel in der Zeiterfassung abbilden lassen.
Das Arbeitszeitgesetz regelt deutlich mehr als nur die tägliche Höchstarbeitszeit. Es definiert unter anderem:
Pausen und Ruhezeiten sind dabei keine freiwilligen Zusatzleistungen, sondern zentrale Schutzvorschriften. Sie sollen Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Sicherheit der Mitarbeitenden gewährleisten – und sind für Arbeitgeber verbindlich einzuhalten.
Grundsätzlich gilt: Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn innerhalb eines Ausgleichszeitraums ein Durchschnitt von acht Stunden eingehalten wird.
In der Praxis wird häufig missverstanden:
Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können abweichende Regelungen vorsehen, ändern jedoch nichts an der grundsätzlichen Dokumentationspflicht.
Nach § 4 ArbZG sind Pausen verpflichtend und klar geregelt. Dennoch zählen sie zu den häufigsten Fehlerquellen – insbesondere bei flexiblen Arbeitszeiten wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit.
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Arbeitsdauer |
Gesetzliche Pause |
Wichtige Hinweise |
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Bis 6 Stunden |
Keine Pause vorgeschrieben |
Pausen freiwillig möglich |
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Mehr als 6 bis 9 Stunden |
Mindestens 30 Minuten |
Aufteilbar in 2×15 Minuten |
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Mehr als 9 Stunden |
Mindestens 45 Minuten |
Pause muss im Voraus feststehen |
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Allgemein |
Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit |
Pause muss tatsächlich genommen werden |
Pausen sind unbezahlte Ruhezeiten und müssen sowohl genommen als auch dokumentiert werden.
Typische Praxisprobleme:
Gerade bei manuellen Lösungen wie einer Excel-Arbeitszeiterfassung entstehen hier schnell Grauzonen.
Ein geeignetes System sollte:
Neben den Pausen ist die gesetzliche Ruhezeit ein zentraler Prüfpunkt. Nach § 5 ArbZG müssen Mitarbeitende mindestens 11 zusammenhängende Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen haben.
Problematische Konstellationen sind unter anderem:
In der Praxis entstehen Verstöße häufig durch:
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Situation |
Gesetzliche Vorgabe |
Typisches Risiko |
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Zwischen zwei Arbeitstagen |
11 Stunden Ruhezeit |
Spät-auf-Früh |
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Schichtwechsel |
Ruhezeit zwingend einzuhalten |
kurzfristiges Einspringen |
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Überstunden |
Ruhezeit bleibt unverändert |
fehlender Ausgleich |
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Bereitschaftsdienst |
Sonderregeln möglich |
falsche Einordnung |
Gerade bei wechselnden Schichten, Einspringen oder Mehrarbeit ist die Einhaltung der gesetzlichen Ruhezeit kaum zuverlässig möglich, wenn sie nur „mitgedacht“ wird. Ein digitales Zeiterfassungssystem sollte daher nicht erst im Nachhinein auswerten, sondern bereits im laufenden Betrieb unterstützen.
Wichtig sind:
Seit dem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 und der darauf folgenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Arbeitgeber müssen ein objektives und verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen. Diese Pflicht ergibt sich unmittelbar aus dem Arbeitsschutzrecht.
Offen ist derzeit vor allem:
Nicht offen ist hingegen:
Die gesetzliche Dokumentationspflicht beschränkt sich bewusst auf wenige, klar definierte Angaben. Ziel ist Nachvollziehbarkeit, nicht Überwachung.
Pflichtangaben sind:
Diese Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie bei Prüfungen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als Nachweis dienen können. Sie bilden unter anderem die Grundlage für die Bewertung von Überstunden, Pausen und Ruhezeiten.
Weitere Details zur praktischen Umsetzung findest Du im Beitrag zum Stundennachweis.
Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin zulässig – sie entbindet Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Auch im Homeoffice gelten die gesetzlichen Vorgaben zu Pausen und Ruhezeiten unverändert.
In der Praxis haben sich folgende Leitplanken bewährt:
Gerade bei mobiler Arbeit oder im Außendienst ist Transparenz entscheidend, da direkte Präsenzkontrolle entfällt.
Grundsätzlich kommen drei Formen der Arbeitszeiterfassung vor:
Während Stundenzettel und Excel in sehr kleinen, stabilen Strukturen funktionieren können, stoßen sie schnell an Grenzen, sobald:
In solchen Fällen steigt der manuelle Aufwand stark an, während Transparenz und Rechtssicherheit abnehmen.
Zeiterfassung darf nicht tiefer in Persönlichkeitsrechte eingreifen als erforderlich. Kritisch sind insbesondere:
Solche Maßnahmen sind entweder unzulässig oder nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich. Der rechtliche Leitgedanke lautet daher: so wenig Daten wie nötig, so transparent wie möglich.
Kenjo unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben strukturiert abzubilden, Abweichungen sichtbar zu machen und Dokumentation bereitzustellen – ohne operative Entscheidungen zu erzwingen.
So entsteht eine belastbare Grundlage für Planung, Ausgleich und Kontrolle – insbesondere in Betrieben mit Schichtarbeit, wechselnden Einsatzzeiten und begrenzten HR-Ressourcen.