5 Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice

Viele Arbeitnehmer und -geber mussten sich langsam an die gar nicht mehr so "neue Arbeitsweise" gewöhnen. Immerhin lief die Einführung von Videokonferenzen, neuen Tools und den richtigen Strategien nicht immer reibungslos. Für eine erfolgreiche Arbeitsroutine im Homeoffice sind jedoch die richtigen Rahmenbedingungen unerlässlich. 

Wir erinnern uns alle noch daran, wie wir vor nicht allzu langer Zeit unsere Vorgesetzten erst davon überzeugen mussten, wenigstens ab und zu einmal im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Wie schnell sich doch bestimmte Dinge innerhalb weniger Monate ändern können... Während im Jahr 2018 nur 5,3 Prozent der deutschen Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiteten, stieg diese Zahl im April 2020 auf 23 Prozent an wie eine Studie des Bundesinstituts für Bevölkerungsforschung zeigt.

Viele Unternehmen schafften den Übergang zum Homeoffice schneller und problemloser als anfangs gedacht. Immerhin wurden sie durch allgegenwärtiges schnelles Internet, Smartphones sowie Video- und Audiokonferenzen unterstützt. Viele Beschäftigte freuten sich, endlich nicht mehr pendeln zu müssen, mehr Ruhe und Zeit für die Familie zu haben. 

Doch nach kurzer Zeit wichen die anfänglichen Frühlingsgefühle einer Zeit der Ernüchterung; viele fühlten sich erschöpft, einsam und sozial isoliert und hatten Probleme, Privates von Beruflichem in den eigenen vier Wänden zu trennen. Vorgesetzte kämpften dagegen mit mangelnder Motivation und Konzentrationsproblemen seitens der Mitarbeiter.

Größte Herausforderungen beim Arbeiten im Homeoffice

Eine gut durchdachte Strategie sowie eine angemessene Vorbereitung und Organisation seitens der Personalführung verhindern diese Probleme. Beginnen wir mit einer Analyse der scheinbar größten Herausforderungen bei der Arbeit im Homeoffice:

"Schluss mit dem Managen, Vorbild sein."

- Hamza Khan

Daraus ergeben sich fünf wichtige Maßnahmen zur Umsetzung einer erfolgreichen Homeoffice-Strategie:

1. Klare Kommunikation
2. Produktivität und Beständigkeit
3. Zusammenarbeit
4. Performance Management
5. Unternehmenskultur leben

1. Kommunikation als Schlüssel jeder erfolgreichen Homeoffice-Strategie

Die Grundlage jeder erfolgreichen Homeoffice-Planung ist eine klare Kommunikationsstrategie. Führungskräfte müssen ihre Erwartungen und Ziele klar kommunizieren und Verantwortlichkeiten und Erwartungen genau umreißen. 

Dementsprechend sorgen Vorgesetzte dafür, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben pünktlich und in gleichbleibender Qualität erfüllen. Dabei sollten sie sich nicht nur auf die Zeiterfassung ihrer Teammitglieder konzentrieren. So lösen etwa elektronische Zeitmarken bei vielen Mitarbeitern mehr Misstrauen und Unzufriedenheit aus als das sie nutzen. Wer fühlt sich schon gerne kontrolliert?

Produktivität misst sich viel besser, wenn von allen Teammitgliedern online einsehbare Task-Management-Dienste verwendet werden. Die Beliebtesten sind Asana, Trello und Monday.com.

Maßnahmen für eine bessere Kommunikation:

1. Führungskräfte sollten einen detaillierten Plan erstellen, in dem häufig gestellte FAQs, technische und digitale Hilfsmittel und Ansprechpartner aufgelistet werden. Alle Mitarbeiter sollten Zugang zu diesem Plan erhalten.
2. Arbeitsroutinen festlegen, damit klar ist, wie, wie oft und unter welchen Umständen Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten mindestens kommunizieren sollten. 
3. Ziele, Zeitpläne und messbare Ergebnisse festlegen.
4. Wichtige Kernfragen definieren und beantworten:

   - Zu welchen Kernarbeitszeiten sollten alle Mitarbeiter verfügbar sein?

   - Welche Antwortzeiten gelten für E-Mails und Anfragen?
   - Welche Prozesse gelten für die Kommunikation?
   - Wer berichtet über welche Kanäle an wen? Wer informiert wen?
   - Wie sind die Zuständigkeiten geregelt?

   - Wer hat Zugang zu welchen Akten?

✓ Gängige Hilfsmittel der internen Kommunikation sind Google Hangouts, Zoom und Slack. Weitere Tools für virtuelle Teams findest Du in unserem Blog.

2. Produktivität und Beständigkeit

Das Festlegen von SMART-Zielen und anderen wichtigen KPIs sind der erste Schritt zu produktiver Arbeit im Homeoffice. Mitarbeiter und Vorgesetzte einigen sich auf Zielvereinbarungen und können so jederzeit ihre Entwicklungsschritte verfolgen. 

Tipps für mehr Produktivität im Homeoffice:

1. Sicherstellen, dass die Mitarbeiter über alle nötigen technischen Voraussetzungen, Hilfsmittel und Infomaterialien verfügen.
2. Verwenden digitaler Speicherorte.
3. Einscannen aller wichtiger Dokumente, auf die die Mitarbeiter bei der Remote-Arbeit möglicherweise zugreifen müssen.
4. Ggf. sollten benötigte Materialien mit nach Hause genommen werden dürfen. Vorausdenkende Personaler etablieren einen Prozess, um mögliche Fragen zum Datenschutz und Vertraulichkeitsanforderungen zu definieren. Im Zweifelsfall hilft die Rechtsabteilung weiter.

3. Zusammenarbeit

"Kreativität entsteht aus spontanen Begegnungen, aus zufälligen Gesprächen. Du triffst jemanden, fragst, was er tut, du sagst 'Wow', und schon bald fliegen alle möglichen Ideen durch den Raum.”

- Steve Jobs

Wie der gute alte Steve treffend feststellt, trägt das Bürogeflüster ungemein zur Bürodynamik bei. Es ist sozusagen das Herzstück eines Unternehmens und Ideenmaschine zugleich. Die große Frage ist dabei, wie man im Homeoffice diesen kreativen Austausch am Laufen hält. Damit Mitarbeiter im Homeoffice erfolgreich zusammen arbeiten können, sind  Chat-Funktionen und virtuelle Meetings unerlässlich. 

Erfolgreiche Zusammenarbeit im Homeoffice:

1. Vorgesetzte sollten auf die Verwendung moderner Tools drängen. Nichts ist nerviger als veraltete Systeme und Telefonschleifen.
2. In einem Homeoffice-Strategieplan ist festgelegt, wie Teams in bestimmten Szenarien interagieren sollen. Das schafft langfristig Sicherheit.
3. Aktiv Zeit einplanen für zwanglose Online-Chats mit den Kollegen. Mit der Donut-Anwendung kann man zum Beispiel virtuelle Kaffeepausen abhalten.
4. Interaktive Meetings via visuellen Kooperationsplattformen wie Mural, Kahoot und Miro helfen bei kreativen Brainstorming-Meetings.

✓ Beliebte Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung sind Trello und Asana sowie Mural, Kahoot und Miro für interaktive Sessions.

4. Performance Management

Für Unternehmen ist es wichtig, attraktive Bedingungen für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Als bekannte Faustregel gilt: Je höher die Mitarbeiterzufriedenheit, desto höher die Produktivität. Dies wiederum zieht langfristig mehr Bewerber an, was gerade im Hinblick auf das Employer Branding interessant ist.

Wie man das Mitarbeiterengagement misst

1. Mitarbeiterbefragungen helfen, die Kluft zwischen Erwartungen und Erfahrungen zu verdeutlichen. So teilen zum Beispiel die Befragten ihre Vision von einem angenehmen Arbeitsplatz und bewerten, inwieweit ihre aktuelle Arbeitssituation diese Wahrnehmung widerspiegelt. Je größer die Diskrepanz zwischen Erwartungen und persönlichen Erfahrungen ist, desto höher ist die Unzufriedenheit der Mitarbeiter. 
2. Dank regelmäßiger Pulsumfragen bestimmte KPIs wie hohe Fluktuation, Fehlzeiten, Krankheitstage, Engagement und Zielerreichung überwachen. 
3. Der Net Promoter Score gibt an, wie wahrscheinlich es ist, dass Mitarbeiter ihren Arbeitgeber an Freunde und Bekannte weiterempfehlen würden. Dieser Score liefert wichtige Erkenntnisse über die Mitarbeiterzufriedenheit. 
4. Schaffung attraktiver Arbeitsbedingungen. 
5. Unbefristete Arbeitsverträge und ein leistungsbezogenes, branchenübliches Gehalt schaffen ein Gefühl der Sicherheit und Motivation.
6. Fördern regelmäßiger Teambildungsmaßnahmen. 
7. Rewards und andere Arten von Belohnungen bei guter Arbeit. 
8. Anbieten attraktiver Weiterbildungsmöglichkeiten. 

5. Unternehmenskultur leben

Viele Personalmanager fragen sich, wie sie ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Einstehens für bestimmte Werte aufrechterhalten, wenn ihre Teams über die ganze Welt verstreut arbeiten? Unsere Homeoffice-Tipps helfen, eine Art Verbundenheit bei der Remote-Arbeit herzustellen:

1. Veranstalten einer wöchentlichen, unternehmensweiten Fragerunde mit den Vorgesetzten und Managern. 
2. Schaffen eines "#life-wfh Slack"-Kanal, auf dem sich die Mitarbeiter weiterhin sozial vernetzen und ihre Erfahrungen und Gedanken ähnlich wie beim Küchenklatsch im Büro austauschen können.
3. Verwenden von Shout-outs, damit die Belegschaft das Gefühl hat, für ihre Arbeit geschätzt und gewürdigt zu werden.
4. Neulinge können nach ihrem Onboarding im neuen Unternehmen ein nicht ganz ernst gemeintes Quiz absolvieren. Sie freuen sich über coole Preise und firmenweite Anerkennung.
5. Überhaupt ist der Onboarding-Prozess im Homeoffice ein wichtiger Faktor, um Neueinsteigern die Unternehmenskultur zu vermitteln und zu vorzuleben.

✓ Um Unternehmensumfragen zu erstellen, sind Slido und natürlich Kenjos Mitarbeiterbefragungen eine gute Wahl.

Die richtige Strategien im Homeoffice

Die Umsetzung einer erfolgreichen Homeoffice-Strategie erfordert definitiv Zeit und gewisse Abstimmungsschleifen. Ein gesamtes Team mit neuen Tools vertraut zu machen, neue Rahmenbedingungen zu etablieren und verstaubte Technik anzupassen, kann und sollte etwas Zeit beanspruchen, aber auf jeden Fall lohnt sich hier ein langer Atem.

Schließlich ist das Remote-Arbeiten im Homeoffice kein vorübergehender Trend, der in absehbarer Zeit wieder in der Versenkung verschwinden wird, sondern vielmehr die Arbeit der Zukunft ganz entscheidend bestimmen wird.