¿Qué es un Diagrama de Ishikawa y cómo utilizarlo?

El diagrama de Ishikawa es una herramienta de gran utilidad a la hora de identificar las causas de un problema, analizarlo y mejorar su resolución. Por eso, es un método que las empresas cada vez utilizan más para crear dinámicas y flujos de trabajo optimizados. El departamento de RRHH también puede emplearlo para, entre otras cuestiones, analizar aspectos que mejoren la gestión del talento como el índice de rotación, el ausentismo o la productividad en el trabajo.

Por su importancia en el ámbito empresarial y para la gestión de personas, en este artículo detallamos en qué consiste el diagrama Ishikawa, cómo utilizarlo y cómo puedes agilizar la medición de KPIs (Key Performance Indicators) de RRHH. Además, te ofrecemos una plantilla de diagrama de Ishikawa gratuita. 

¿Qué es un diagrama de Ishikawa y para qué sirve?

El diagrama de Ishikawa, también conocido como “diagrama de pescado Ishikawa” o “diagrama de espina de pescado” es un método que consiste en, a través de una gráfica con forma de pescado, analizar las causas de un problema en base a distintas categorías. 

Esta herramienta toma su nombre del profesor japonés Kaoru Ishikawa, que desarrolló este sistema en la década de 1960. Su principal fundamento es que la gran mayoría de problemas tienen diversas causas que los provocan y todas ellas están de alguna manera relacionadas y, por eso, es fundamental analizarlas por separado y a su vez en conjunto. 

En definitiva, el diagrama Ishikawa sirve para mejorar la resolución de los problemas incidiendo en aquello que los causa y cambiando, si es necesario, las metodologías de trabajo. En el ámbito empresarial, esto puede dar lugar a una mejora de los productos o servicios que se ofrecen, un aumento de la productividad o una reducción de costes al optimizar los procesos. 

¿Cómo hacer un buen Diagrama de Ishikawa?

Para desarrollar un buen diagrama de Ishikawa es necesario seguir una serie de pasos antes, durante y después de la confección de los distintos elementos que contiene. A continuación explicamos estos puntos que debes aplicar en tu estrategia de análisis:

1. Define el problema

El primer paso antes de desarrollar este diagrama con forma de pescado es identificar cuál es el problema y analizar qué está causando un efecto negativo o indeseado en el equipo o la empresa. Lo ideal es que sea específico y concreto para poder analizar sus causas eficientemente. 

Por ejemplo, cuando se trata de un problema de comunicación, es preferible evitar frases como ‘‘la comunicación no es efectiva” y en cambio, utilizar “hay un problema de comunicación entre el departamento A y el departamento B en la promoción del producto X”. 

2. Determina las categorías principales

Cuando el problema o el efecto está definido, el siguiente paso consiste en determinar las categorías principales que se van a utilizar en el diagrama de Ishikawa para analizar sus causas. Por lo general, las que más se usan son las siguientes:

• Método
• Materiales
• Mano de obra
• Máquina
• Medio ambiente
• Medida
  
  

A este conjunto de categorías se le conoce como "las 6M de calidad" que más adelante detallaremos.

3. Incluye las causas secundarias

En el tercer paso debemos incluir en cada categoría las causas del problema. Por ejemplo, si la empresa tiene una elevada rotación, una causa podría ser la falta de una correcta estrategia de retención de colaboradores. Este punto es quizás el que requiera de un análisis más exhaustivo y de la colaboración de distintas personas dentro del equipo. 

4. Construye el diagrama

Una vez tengas definidas las categorías principales y las causas secundarias, será el momento de elaborar el diagrama. Como hemos mencionado anteriormente, este tendrá forma de espina de pescado: se dibujará la espina central y en el extremo, en la parte de la cabeza, se definirá el problema; las espinas corresponderán a las causas y éstas se agruparán en cada categoría.

Imagen de la parte central del diagrama de Ishikawa

Es importante mencionar que, una vez tengas el diagrama de Ishikawa bien definido, será el paso de analizar cada una de las causas secundarias y llevar a cabo un plan estratégico para solucionar el problema en cuestión. Esta fase también se conoce como "análisis Ishikawa". También sirve para mejorar procesos como por ejemplo el onboarding de nuevos empleados o el reclutamiento de candidatos. 

¿Qué son las 6M de calidad?

Las 6M de calidad son las categorías principales utilizadas en el Diagrama de Ishikawa para identificar las posibles causas de un problema. Estas categorías son:

1. Método: Se refiere a los procedimientos o métodos utilizados para llevar a cabo una tarea o proceso.
2. Materiales: Incluye todos los materiales o insumos utilizados en la producción de un producto o servicio.
3. Mano de obra: Se relaciona con las personas involucradas en la ejecución de una tarea o proceso.
4. Máquina: Comprende todos los equipos, maquinaria y herramientas utilizadas en la producción.
5. Medio ambiente: Engloba los factores ambientales que pueden influir en un proceso, como la temperatura, la humedad, etc.
6. Medida: Se refiere a las mediciones y controles utilizados para evaluar la calidad de un producto o servicio.

Estas categorías brindan una estructura clara para el análisis y permiten considerar todas las posibles causas que pueden contribuir a un problema.

¿Cómo funciona la plantilla de Diagrama de Ishikawa de Kenjo?

Para simplificar la creación de un diagrama de Ishikawa, hemos creado una plantilla que puedes descargar de forma gratuita haciendo click en la imagen inferior

El uso de esta plantilla es muy sencillo ya que es totalmente personalizable y puedes adaptarlo a las necesidades de tu empresa. Tan sólo tendrás que seguir tres sencillos pasos:

1. Identificar el problema y añadirlo. 
2. Introducir las categorías principales
3. Organizar las causas secundarias en cada categoría. 

Puedes utilizar la versión descargada, para lo cual es importante que guardes la versión editada antes de cerrar el documento. En cambio, si usas la versión online en Google Drive u otras plataformas compatibles, los cambios se conservarán automáticamente.

Una vez hayas rellenado todos los campos, podrás imprimirla para realizar un mejor análisis entre las personas involucradas o compartirlo de forma online con ellas para realizar cambios en tiempo real.

¿Cómo digitalizar el análisis de KPIs de RRHH y objetivos con Kenjo?

Con un software de RRHH como Kenjo, puedes analizar las métricas y KPIs (Key Performance Indicators) relacionados con la gestión de personas a través de nuestro software de Informes y analíticas. Te permite  crear automáticamente reportes y gráficas, así como almacenar los datos de forma continua y segura.

Algunos de los KPIs que puedes analizar son la rotación de empleados, los niveles de ausentismo, el grado de diversidad de la compañía, la evolución salarial de los colaboradores, etc.  

Interfaz del software de OKRs de Kenjo

Por otro lado, también puedes utilizar la funcionalidad de objetivos/OKRs (Objective Key Results), con la que definir los objetivos de tus colabordadores, hacer un seguimiento y analizar si se han logrado. Todo ello tiene un impacto positivo en el desarrollo y el desempeño del colaborador, pudiendo brindarle las herramientas para formarse y crecer profesionalmente en la empresa. 

De igual modo, ambas funcionalidades son imprescindibles para poder analizar posibles problemas que surjan y darles solución lo antes posible. Si quieres ver nuestra solución de forma gratuita, te invitamos a reservar una demo con nuestro equipo. ¡Descubre Kenjo y comprueba cómo puede mejorar tus resultados de RRHH!