¿Qué es un diagrama de distribución de trabajo y cómo se hace?

Realizar una efectiva distribución del trabajo resulta fundamental en cualquier ámbito y en especial el empresarial, ya que puede tener un impacto directo en los resultados que se obtienen. En este contexto, un diagrama de distribución de trabajo es una herramienta gráfica con la que tanto el departamento de RRHH como el resto de equipos de una compañía, pueden organizar el trabajo por proyectos y horas dedicadas, entre otros aspectos. 

Por todo ello, en este artículo te explicamos en qué consiste un diagrama de distribución de trabajo, cuáles son los pasos que tienes que seguir para realizar uno y te ofrecemos una plantilla gratuita con la que podrás ahorrar tiempo y esfuerzo.

¿Qué es un diagrama de distribución de trabajo?

Un diagrama de distribución de trabajo es un esquema gráfico de cómo se organizan las tareas y proyectos que se realizan en base a las horas dedicadas y los responsables de cada área. También se conoce como diagrama de flujo de trabajo o cuadro de distribución de trabajo. 

Se trata de un recurso muy útil, ya que permite visualizar de forma sencilla el tiempo que lleva realizar cada tarea y poder distribuir mejor los recursos que tiene una empresa para lograr ser más eficiente. Así, los equipos de trabajo pueden analizar además el total de horas trabajadas y reportar a sus responsables una visión clara y objetiva mientras se mantiene activa la productividad. 

¿Para qué sirve un diagrama de distribución de trabajo?

Principalmente, un diagrama de distribución de trabajo sirve para organizar las tareas y los proyectos de manera más organizada y efectiva. Además, aporta claridad a los proyectos y se optimiza el tiempo que se necesita para completarlos.

También ayuda a asignar mejor los recursos que se tienen y una vez se han completado las tareas, permite analizar el flujo de trabajo que se ha seguido y, si es necesario, mejorarlo para futuros procesos. Todo ello tiene un impacto positivo en la cultura organizacional de la empresa y de sus equipos de trabajo.

¿Qué es una técnica de distribución?

Una técnica de distribución es un método empleado para optimizar la forma de trabajar y para ello agrupa distintas estrategias y herramientas para lograrlo. Una técnica de distribución incluye varias fases y procesos que describimos a continuación:

• Desestructuración: en este paso haremos una separación de las tareas entre aquellas que son más pequeñas y manejables y las que son más voluminosas y requieren de mayor atención. De esta forma podemos desestructurar el proyecto y dar una prioridad distinta a cada tarea, en función de su importancia.
• Análisis de recursos: una vez hayamos dividido las tareas, es necesario analizar qué recursos se requieren y de cuáles disponemos para hacer una asignación realista.
• Asignación de recursos: terminado el análisis de los recursos procederemos a hacer una asignación de los recursos de personal, presupuesto y materiales adicionales que se necesiten. 
• Cronología y ordenación: en este punto tendremos que secuenciar el proyecto y ordenar la realización de cada tarea a través de una línea temporal. Esto nos permitirá establecer límites de entrega y tener una fecha prevista de finalización del proyecto. 

Antes de comenzar el trabajo y para realizar una distribución del trabajo más eficiente, es muy recomendable realizar una reunión de inicio o ‘kick off’ para informar a las partes implicadas de su rol, de los tiempos que se han previsto y la estructura del proyecto. Esto evitará fricciones, retrasos y creará un flujo de trabajo fluido. Para todo ello, el cuadro de distribución es una gran ayuda a la hora de estructurar todos estos pasos. 

Ejemplo de un diagrama de distribución de trabajo

La estructura de un diagrama de distribución de trabajo dependerá de las características de cada proyecto y de los objetivos que se quiera lograr. Sin embargo, para entender mejor cómo funciona este diagrama, vamos a poner un ejemplo de diagrama tomando un caso ficticio del  departamento de marketing de una empresa. 

En este caso, pongamos que el proyecto que se quiere lograr es la elaboración de la estrategia semestral de marketing. Para ello, las tareas a realizar serán analizar la competencia, definir las acciones a realizar, asignar los recursos disponibles y crear una reunión de equipo. Los miembros involucrados en su planeación serán el marketing lead y marketing manager del equipo. Por otro lado se anotarán las horas dedicadas y se calculará el total de horas invertidas en este proyecto. 

Ejemplo de diagrama de trabajo

En la imagen superior tienes un ejemplo de diagrama aplicando todos los conceptos que acabamos de ver. 

¿Cómo hacer un diagrama de flujo de trabajo?

Existen muchos tipos de diagrama de trabajo, pero todos ellos tienen una metodología de elaboración similar. Por eso, vamos a ver cuáles son los pasos más comunes que se siguen a la hora de hacer un diagrama de flujo de trabajo: 

1. Identifica el objetivo del proyecto

Establece qué necesidades tiene el departamento o la empresa y, a partir de ahí, analiza qué acciones se deben realizar para satisfacer esas necesidades. Todo ello conformará el objetivo principal del proyecto que vertebrará el diagrama de trabajo. 

2. Desglosa las tareas

Determina cuáles son las tareas principales del proyecto y, una vez identificadas, divide cada una en tareas más pequeñas y manejables. De esta forma, podrás asignar una prioridad determinada a cada una y estructurar mejor tu diagrama. 

3. Determina las dependencias

Establece de qué forma estarán conectadas unas tareas con otras y cuáles serán los puntos en común. Esto te permitirá distribuir mejor cada una y asignarlas estructuradamente. 

4. Asigna cada tarea

Cuando hayas terminado el paso anterior, llegará el turno de asignar cada tarea y sub-tarea a los distintos miembros del equipo en función de su campo de experiencia y especialización De esta manera se establecerán responsables para cada una de ellas que, a su vez, serán el principal punto de contacto.

5. Realiza una cronología 

Para llevar a cabo el proyecto, puedes establecer una cronología previa o incluir un apartado en tu diagrama de trabajo en el que se incluyan las horas que cada responsable de las tareas haya dedicado a realizarlas. 

6. Representa gráficamente el diagrama

Una vez terminados todos los pasos anteriores, es el momento de dibujar gráficamente todo lo anterior. Para ello, puedes utilizar una solución digital como un software de diagramas, un excel o simplemente papel y bolígrafo. A la hora de representar el diagrama de trabajo, puedes utilizar los siguientes elementos, entre otros:

• Líneas y columnas: te ayudarán a distribuir cada proyecto y cada tarea en función de sus responsables, las horas dedicadas y otras variables.
• Formas geométricas: puedes utilizar figuras geométricas como rombos, rectángulos, cuadrados y círculos para representar cada acción y fase del diagrama de trabajo. 

Ejemplo de diagrama de trabajo con formas geométricas

• Flechas: también puedes estructurar el diagrama de trabajo a través de flechas de trabajo que conecten a los responsables de cada tarea en función de los tiempos que se emplean para cada una de ellas. 
  
  

¿Cómo funciona el diagrama de distribución de trabajo de Kenjo?

Para que puedas agilizar el proceso de crear un diagrama, hemos creado una plantilla gratuita de diagrama de distribución de trabajo con la que podrás, en cuestión de minutos, organizar adecuadamente tus proyectos. Para empezar a usarla, tan sólo tendrás que pinchar en la imagen inferior y descargarla gratuitamente. 

Como verás una vez descargada, su uso es muy sencillo, tan sólo tendrás que seguir estos pasos:

• Abre el documento en su versión descargada o desde cualquier plataforma online compatible como Google Drive o Onedrive  y ve a la pestaña “Plantilla”
• En la pestaña “Plantilla” introduce la fecha de inicio o fin del proyecto y completa la información en cada apartado: tareas, proyecto, horas dedicadas, etc. 
• La plantilla calculará automáticamente el número total de horas dedicadas.
• Una vez tengas toda la información completa, asegúrate de guardar los cambios en “Archivo”, “Guardar”. Si utilizas la versión online, se guardarán automáticamente. 
  
  

¿Cómo digitalizar la distribución del trabajo?

Utilizar un solución  de RRHH que incluya un software de productividad y un software de asistencia de tiempo, te permitirá organizar y analizar online los proyectos que se realicen según distintas categorías y las horas que cada trabajador dedique a ellos. 

Interfaz del software de reloj checador de Kenjo

Con Kenjo, por ejemplo, podrás crear las categorías y subcategorías que desees y los empleados  checar su horario de trabajo de forma cómoda y sencilla, seleccionando los proyectos en los que estén trabajando. De esta forma, los managers pueden hacer un seguimiento efectivo del avance de los proyectos en los que se trabaja y apoyar a sus colaboradores a mejorar su desempeño.