Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) – vielleicht auch deines – stehen früher oder später vor der Frage, wie sie die vielfältigen Aufgaben der Personalverwaltung organisieren sollen. Häufig fehlen die Ressourcen für eine eigene HR-Abteilung, und man versucht, alle Aufgaben nebenbei zu erledigen: Die Buchhaltung macht die Gehaltsabrechnung, die Geschäftsführung kümmert sich um Arbeitsverträge, und irgendjemand aus dem Team übernimmt das Recruiting „mal eben so“. Doch schnell wird klar, dass diese „Nebenbei-Lösung“ an ihre Grenzen stößt.
Warum? Weil Personalverwaltung weit mehr bedeutet als nur Gehälter zu überweisen. Es geht um Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Schichtplanung, Bewerbermanagement, Mitarbeitergespräche, Mitarbeiterentwicklung, rechtssichere Dokumentation und vieles mehr. Wer hier kein System hat, verliert nicht nur Zeit, sondern riskiert auch rechtliche Stolperfallen.
In diesem Artikel erfährst du, warum viele Unternehmen dennoch auf eine eigene HR-Abteilung verzichten, welche klassischen HR-Aufgaben anfallen und welche Herausforderungen daraus entstehen, wenn es keine dedizierte Anlaufstelle gibt. Außerdem beleuchten wir Vor- und Nachteile einer HR-Abteilung, zeigen Alternativen auf und erklären, wie du deinen Arbeits- und Bürokratieaufwand mit Tools wie Kenjo reduzieren kannst – ganz gleich, ob du ein kleines Beratungsunternehmen, einen Online-Shop oder ein Ladengeschäft betreibst.
Gerade bei kleineren Unternehmen und Start-ups wird häufig entschieden, zunächst keine eigene Personalabteilung aufzubauen. In dieser Phase zählt jeder Euro, und man möchte alle Kräfte auf das Kerngeschäft konzentrieren. Doch die Gründe sind noch vielschichtiger:
Die Gründung oder das Wachstum eines KMUs erfordert Investitionen in Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb – schließlich muss das Geschäft anlaufen und Umsätze generieren. Eine separate HR-Stelle (oder gar Abteilung) wird oft als zu teuer angesehen. Viele Geschäftsleitungen fragen sich: „Lohnt es sich schon, jemanden nur für Personal einzustellen, wenn wir erst 5, 10 oder 20 Mitarbeitende haben?“
In den ersten Jahren dreht sich vieles um Kundengewinnung, Produktverbesserung und das Finden des Product-Market-Fits. Personalarbeit wird dabei häufig als „notwendiges Übel“ betrachtet, das man schnell abhaken will, um wieder Zeit für das Kerngeschäft zu haben. Das führt dazu, dass Personalthemen ad-hoc und ohne langfristige Strategie erledigt werden.
Eine professionelle Personalarbeit umfasst Bereiche wie Arbeitsrecht, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Datenschutz und vieles mehr. Nicht jede Gründerin oder jeder Gründer bringt diese Expertise mit. Häufig scheut man sich außerdem davor, in teure Weiterbildungen oder externe Berater*innen zu investieren.
Selbst wenn das Fachwissen im Unternehmen vorhanden ist, scheitert die Umsetzung an fehlenden Kapazitäten. Wer 60 Stunden pro Woche an Vertrieb, Finanzen und Produktentwicklung arbeitet, hat keine Zeit, sich detailliert mit Themen wie Schichtplanung, Mitarbeitergesprächen oder Personalentwicklung zu beschäftigen.
Oft existiert in KMUs ein Prinzip: „Jede*r macht ein bisschen was.“ Die Geschäftsführung regelt die Verträge, das Finanzteam übernimmt die Lohnbuchhaltung, und das Recruiting läuft über die Teamleitung. Solange das Unternehmen klein ist, kann das funktionieren. Doch mit wachsender Belegschaft werden die Prozesse immer komplexer – und je mehr Menschen an unterschiedlichen Stellen involviert sind, desto höher ist die Fehlerquote.
Unsere HR-Checkliste hilft Dir, alle wiederkehrenden Aufgaben in der Personalverwaltung strukturiert zu organisieren. Sie bietet Dir einen klaren Überblick darüber, welche Aufgaben regelmäßig anfallen – von der täglichen Abwesenheitskontrolle bis zur jährlichen Gehaltsanpassung.
Lade die Checkliste jetzt herunter und optimiere Dein HR-Management!
Wer denkt, die Personalabteilung kümmert sich nur um das Einstellen und Bezahlen der Mitarbeitenden, irrt gewaltig. In einem professionellen HR-Management fallen diverse Aufgaben an, die sich grob in die folgenden Kategorien einteilen lassen:
Bevor neue Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen können, müssen sie rekrutiert und eingearbeitet werden.
In jedem Unternehmen müssen die Stammdaten der Mitarbeitenden stets aktuell sein. Das umfasst:
Die korrekte Auszahlung der Gehälter ist das A und O für die Zufriedenheit deines Teams.
Ob feste Arbeitszeiten, flexibles Arbeiten oder Schichtbetrieb – Zeitmanagement ist immer ein großes Thema:
Wer wachsen will, braucht zufriedene und motivierte Mitarbeitende:
Dazu gehören Zielvereinbarungen, Prämien, Boni und alles, was die Arbeitsleistung messbar macht:
Wenn deine Organisation keine dedizierte HR-Stelle hat, kann das zunächst unkompliziert wirken – jede*r macht ein bisschen was, und man spart Geld. Langfristig entstehen jedoch einige Risiken und Probleme:
Fehlerhafte Abrechnungen führen oft zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Gerade in kleinen Betrieben mit manuellen Excel-Listen kommt es hier schnell zu Tipp- und Rechenfehlern.
Ohne klare Prozesse geht wertvolle Zeit verloren. Jede*r Mitarbeitende füllt Urlaubs- oder Krankmeldungen anders aus, und für das Onboarding gibt es vielleicht gar keinen Leitfaden. Das erzeugt Chaos und Unsicherheit.
Bei manuellen Prozessen – etwa bei Excel-Schichtplänen – schleichen sich früher oder später Fehler ein. Das kostet Zeit, Geld und Nerven.
Wer nur „Feuerwehr“ spielt, um akute Personalthemen zu klären, kümmert sich nicht ausreichend um langfristige Themen wie Mitarbeiterentwicklung oder Talentförderung. Das kann zu Personalengpässen und Motivationsproblemen führen.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und DSGVO
Handelsgesetzbuch (HGB) und andere Archivierungsvorschriften
Bevor du beschließt, weiterhin auf eine offizielle Personalabteilung zu verzichten, lohnt sich ein Blick auf die Vorteile. Denn eine eigene HR-Abteilung bedeutet nicht nur, dass irgendwer die Verträge schreibt – sie kann auch aktiv zur Wertsteigerung deines Unternehmens beitragen. Gute Personaler*innen fungieren als Sparringspartner für die Geschäftsführung, treiben Mitarbeiterbindung voran und sorgen für einen Reibungslosen Ablauf in allen Personalfragen.
Natürlich hat auch eine Personalerin oder ein Personaler ihren Preis. Für sehr kleine Unternehmen kann sich eine eigene Abteilung schnell als überdimensioniert erweisen, wenn die Personalthemen nur einen minimalen Teil der Arbeitszeit ausmachen.
„Hilfe von außen“ oder „Do it yourself“?
Wenn der Zeitpunkt für eine eigene Abteilung noch nicht gekommen ist, gibt es durchaus sinnvolle Alternativen. Viele Gründerinnen und Unternehmerinnen möchten erst einmal flexibel bleiben oder nur einzelne HR-Aufgaben abgeben, bevor sie jemanden fest anstellen.
Outsourcing
Freelancer oder Interim-HR-Manager
Wenn du ohne eine klassische Personalabteilung arbeitest, stehst du oft vor der Herausforderung, neben den eigentlichen HR-Aufgaben (etwa Lohnbuchhaltung, Recruiting oder Abwesenheitsmanagement) auch viele operative Themen zu meistern. Gerade in Branchen mit wechselnden Arbeitszeiten oder Schichtmodellen (z. B. Gastronomie, Produktion, Einzelhandel) nimmt die Attendance- und Schichtplanung enorm viel Zeit in Anspruch. Hier hilft eine zentrale Lösung, die beides kann: Deine notwendigen HR-Aufgaben und die tägliche operative Organisation.
Eine smarte Software wie Kenjo kann genau das leisten: einerseits die Klassiker im Personalwesen (Recruiting, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Urlaubsverwaltung), andererseits die Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung. Damit sorgst du für mehr Effizienz und ein besseres User-Erlebnis – sowohl für dich als auch für deine Mitarbeitenden.
Recruiting & Onboarding
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Abwesenheitsmanagement
Arbeitszeiterfassung
Schichtplaner
Wenn du erstmal klein anfangen möchtest, kannst du einzelne Module nutzen und später weitere hinzunehmen. Kenjo ist also nicht nur ein HR-Tool, sondern eine umfassende Lösung, die dir dabei hilft, sowohl administrative als auch operative Aufgaben rund um dein Personal effizient und rechtssicher zu gestalten.
Kleine und mittlere Unternehmen haben oft andere Anforderungen als Großkonzerne. Vielleicht hast du weniger finanzielle Spielräume oder nur ein kleines Team, das sich um sämtliche Prozesse kümmert. Gleichzeitig musst du dich aber genauso an rechtliche Vorgaben halten und willst deine Leute optimal managen. Folgende Aspekte sind in KMUs besonders wichtig:
Hohe Flexibilität
Zentrale Übersicht
Agile Mitarbeiterentwicklung
Kosteneffizienz
Rechtliche Konformität
Wenn du die Personalverwaltung in deinem KMU oder Start-up noch eher improvisierst, ist das meist ein Zeichen, dass dir Zeit, Geld oder Fachwissen für eine klassische HR-Abteilung fehlen. Das ist okay – doch gleichzeitig ist die Gefahr hoch, dass wichtige Aufgaben liegen bleiben oder unprofessionell erledigt werden. Das kann zu rechtlichen Problemen, Unzufriedenheit im Team oder hohem Verwaltungsaufwand führen.
Die gute Nachricht: Es muss nicht immer eine vollwertige Personalabteilung sein. Du kannst Schritt für Schritt Prozesse digitalisieren, an externe Profis auslagern oder ganz modern auf eine Software-Lösung setzen, die genau zu deiner Unternehmensgröße passt.
Eine Lösung wie Kenjo vereint viele wichtige Bausteine: Recruiting, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Abwesenheits- und Bewerbermanagement, Zeiterfassung und Schichtplanung. So kannst du viele Personalthemen auf einmal abdecken, ohne jedes Detail selbst organisieren zu müssen.
Auch ohne eine eigene Personalabteilung kannst du für professionelle HR-Strukturen sorgen, Zeit sparen und zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Wichtig ist, dass du dich aktiv mit deinen Personalprozessen auseinandersetzt und auf smarte Lösungen wie Kenjo setzt, die HR-Aufgaben und operative Schichtplanung gleichermaßen abdecken. So gewinnst du nicht nur Rechtssicherheit und Effizienz, sondern auch mehr Zeit für das, was wirklich zählt: dein Kerngeschäft und die Menschen, die es ausmachen.
Viel Erfolg beim Digitalisieren und Optimieren deiner Personalprozesse!
Wenn du jetzt das Gefühl hast, du müsstest eigentlich schleunigst deine Personalverwaltung optimieren, dann probiere doch einfach mal Kenjo aus. Schau dir an, welche Module für dein Unternehmen interessant sind – egal, ob du nur die Schichtplanung, das Recruiting oder die Urlaubsverwaltung digitalisieren willst. Auf der Kenjo-Website kannst du eine unverbindliche Beratung anfordern oder direkt eine Demo vereinbaren. Nutze deine wertvolle Zeit lieber für das Wachstum deines Geschäfts und gib zeitintensive Routineprozesse an eine intelligente Softwarelösung ab!
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Fragen zu Themen wie Arbeitsrecht, Datenschutz oder Steuerrecht solltest du unbedingt einen Rechtsanwältin oder Steuerberater*in hinzuziehen. Nur so stellst du sicher, dass du alle geltenden Vorschriften einhältst und auf der sicheren Seite bist.