Schichtpläne sind in allen Unternehmen unverzichtbar, in dem Mitarbeitende nach dem Rotationsprinzip arbeiten. Der Plan unterstützt nicht nur die Personalverwaltung und -organisation, sondern sorgt auch dafür, dass die Belegschaft jederzeit über ihre Arbeitszeiten informiert ist.
Durch einen gut organisierten Schichtplan - egal ob Schichtplan Software oder Excel - lassen sich chaotische Arbeitsabläufe vermeiden und die Übersicht im Unternehmen behalten. Wir erklären, wie man im Handumdrehen ein funktionales Mehrschichtsystem in Excel erstellt.
Bei einem Schichtplan handelt es sich um eine tabellarische Übersicht über die geplanten Arbeitszeiten der Beschäftigten im Unternehmen (welche unterschiedliche Schichtmodelle es gibt findest du hier). Dieser lässt sich in einen monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Plan aufschlüsseln.
Mit einem Arbeitszeitplan soll ein einfaches und effizientes rotierendes Produktionssystem geschaffen und sichergestellt werden, dass die zugewiesenen Stunden abgedeckt werden.
Daher ist eine übersichtliche und gut organisierte Aufstellung für Unternehmen, deren Beschäftigte nach diesem System arbeiten, unerlässlich.
Ein Schichtdienstplan kann je nach den verschiedenen Parametern unterschiedlich aussehen, zum Beispiel:
Am einfachsten und gebräuchlichsten sind jedoch monatliche Tabellen für das gesamte Unternehmen.
Im Folgenden wird die Einrichtung beschrieben:
Im ersten Schritt muss ein Dokument in Excel erstellt werden mit einem leicht wieder zu findenden Namen. Bei Cloud-System wie Dropbox oder Google Drive lässt sich das Dokument leicht mit den Kollegen und Kolleginnen teilen. Genauso leicht lassen sich mit einer HR-Software Vorlagen im Dokumentenverzeichnis speichern, damit jeder Mitarbeiter automatisch auf seine Stunden zugreifen kann.
In der zweiten Spalte des Kalenders wird der Monat eingetragen. Trage in jede Zelle den entsprechenden Wochentag ein, einschließlich der Wochenenden.
Wir empfehlen, die Spalten der Wochenenden zu schattieren, damit sie leicht zu erkennen sind.
In die oberste Spalte, beginnend in der Zeile direkt unter den Tagen, trägst Du die Namen aller Mitarbeiter*innen ein und markierst die Schichten, die der/die Mitarbeiter*in in dieser Woche arbeitet.
Zur Kennzeichnung der Früh-, Tages- oder Nachtschichten eignen sich einfache Kürzel. Hier steht zum Beispiel
Anschließend brauchst Du nur noch den jeweiligen Buchstaben in die entsprechende Zelle für die Schicht eintragen, in der der betreffende Mitarbeitende arbeitet.
Für die Erstellung eines monatlichen Schichtplans empfehlen wir, nach und nach neue Datenblätter anzulegen. Auf diese Weise befinden sich alle Informationen in einem einzigen Archiv.
Und das war's dann auch schon mit dem funktionalen Mehrschichtsystem in Excel zur Organisation der Schichten. Nicht vergessen:
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