Die Personalakte hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Sie ermöglicht Unternehmen und Organisationen, alle wichtigen Dokumente und Informationen über ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort oder einer HR-Software zu speichern und jederzeit abrufen zu können. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Schulungsnachweise und vieles mehr. Durch die digitale Speicherung und Verarbeitung dieser Daten werden Prozesse wie die Personalverwaltung, die Dokumentation von Karriereverläufen oder die Suche nach geeigneten Bewerbern vereinfacht und beschleunigt. In diesem Artikel wollen wir von Kenjo die Vorteile der Personalakte genauer untersuchen und diskutieren.
Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen über einen bestimmten Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation. Diese Dokumente und Informationen können beispielsweise Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Bildungsabschlüsse, Bewertungen, Notizen über Verhaltens- oder Leistungsprobleme und andere relevante Informationen enthalten. Personalakten werden oft von Personalabteilungen oder Personalverantwortlichen verwaltet und dienen hauptsächlich der Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und der Unterstützung von Entscheidungen im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten.
Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Unterlagen, die über den Arbeitnehmer gesammelt und aufbewahrt werden, wie z.B. Arbeitszeugnisse, Lohnabrechnungen und Krankmeldungen. Sie dient als Nachweis und Dokumentation des Arbeitsverhältnisses und ist in Papierform vorhanden.
Eine digitale Personalakte hingegen ist eine elektronische Form der Personalakte, bei der die Dokumente und Unterlagen in einer digitalen Umgebung gespeichert und verwaltet werden. Diese Art von Personalakte bietet den Vorteil, dass die Dokumente leichter und schneller zugänglich sind und auch von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Es gibt auch keine Beschränkungen bezüglich des Platzbedarfs und die Akten sind jederzeit und von überall abrufbar.
In einer Personalakte müssen folgende Informationen enthalten sein:
Es ist wichtig, dass die Informationen in der Personalakte immer aktuell und vollständig sind und dass sie nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften aufbewahrt werden.
Folgende Informationen gehören nicht in eine Personalakte:
Personalakten enthalten sensitive persönliche Daten von Mitarbeitern, wie z.B. Lohn- und Gehaltsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Krankenakten und Vertragsunterlagen. Diese Daten müssen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen.
Du als Unternehmer musst sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Personalakten haben und dass die Daten nur für die Zwecke verwendet werden, für die sie erhoben wurden. Es müssen auch Maßnahmen ergriffen werden, um die Daten vor Verlust, Diebstahl oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Es ist zudem auch wichtig, dass die Mitarbeiter über ihre Rechte im Zusammenhang mit ihren Personalakten informiert werden und dass sie jederzeit Zugang zu ihren Daten haben und diese berichtigen oder löschen lassen können, falls dies erforderlich ist.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle geltenden Datenschutzgesetze einhalten, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt wird und um potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden.
Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten variieren je nach Land und Branche. In Deutschland gilt folgende Regelung:
Es ist jedoch zu beachten, dass für bestimmte Dokumente längere Aufbewahrungsfristen gelten können, z.B. für Dokumente im Zusammenhang mit dem Datenschutz oder dem Arbeitsschutz. In diesen Fällen sollten die entsprechenden Gesetze und Regelungen beachtet werden.
Eine Abmahnung bleibt in der Regel für einen bestimmten Zeitraum in der Personalakte, der je nach Unternehmen und Art der Abmahnung variieren kann. In der Regel werden Abmahnungen für einen Zeitraum von 6 bis 12 Monaten aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Zeit wird die Abmahnung normalerweise gelöscht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass in bestimmten Fällen die Abmahnung länger aufbewahrt werden kann, z.B. bei schweren Verstößen oder wenn sie für die Beurteilung der Arbeitsleistung relevant ist. Es empfiehlt sich daher, die Aufbewahrungsfristen im Arbeitsvertrag oder im Arbeitsrecht des Unternehmens zu überprüfen. Grundsätzlich gibt es für eine solche Abmahnung keine Verjährung, da eine Abmahnung keine Verjährungsfrist hat und dauerhaft in der Personalakte bleibt.
Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte. Dies ergibt sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Arbeitnehmer haben das Recht, sich über die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten in ihrer Personalakte zu informieren und gegebenenfalls Korrekturen oder Ergänzungen verlangen zu können. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte auf Anfrage des Arbeitnehmers innerhalb einer angemessenen Frist zur Einsichtnahme bereitzustellen.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte liegen auf der Hand. Wir haben sie Dir nochmal zusammengefasst:
Mit Kenjos digitaler HR-Lösung kann man seine Personalakten digitalisieren, indem man ein Benutzerkonto erstellt, Mitarbeiterprofile einrichtet und dann die Dokumente hochlädt. Kenjo bietet Dir als Unternehmer eine sichere und geschützte Umgebung für die Verwaltung von Personalakten. Der Zugriff auf die Personalakten kann eingeschränkt werden und nur bestimmten Personen oder Abteilungen zugänglich gemacht werden.
Mit Kenjo kann man alle Personalakten an einem Ort zentralisieren und jederzeit und von überall auf sie zugreifen. Mit unserer HR-Software kann man schnell und einfach nach bestimmten Mitarbeitern oder Dokumenten suchen und diese filtern. Kenjo bietet die Möglichkeit, Prozesse wie die Erstellung von Arbeitszeugnissen oder die Verwaltung von Urlaubsanträgen zu automatisieren.