Eines der wichtigsten Ziele von Unternehmen ist, möglichst effizient zu arbeiten, und zwar auf allen Organisationsebenen. Mithilfe eines HR-Audits überwachen Unternehmen gezielt die Leistung der Personalabteilung und führen darauf aufbauend Maßnahmen für mehr Effizienz und Effektivität in der Personalarbeit ein.
In diesem Artikel erfahren Personaler, wie ein Audit der Personalarbeit funktioniert, warum HR-Audits wichtig für Unternehmen sind und wie man ein Audit erfolgreich durchführt.
Das HR-Audit überprüft und bewertet die Performance und die Prozesse der Personalabteilung. Dabei werden meist unterschiedliche Themenfelder – beispielsweise Richtlinien, Arbeitsabläufe, Verfahren – mit Blick auf ihre organisatorische Funktion untersucht:
Es bezieht sich also auf zentrale Aufgaben der HR-Abteilung. Umso wichtiger ist es, sie regelmäßig auf ihre Effizienz, Qualität und Effektivität hin zu überprüfen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
Eric Flamholtz, Präsident der Management Systems Consulting Corporation, beschreibt ein HR-Audit als systematische Bewertung der Stärken, Schwächen und Optimierungsmöglichkeiten der Personalabteilung eines Unternehmens.
Ein HR-Audit verfolgt immer konkrete Ziele:
Mithilfe eines Audits können Unternehmen herausfinden, ob sich eine Abteilung auf dem richtigen Weg befindet oder es fehlerhafte und ineffiziente Prozesse gibt – und darauf aufbauend konkrete Lösungsansätze entwickeln. Ein Audit ist also ein wichtiges Managementinstrument, das in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zur Qualitätskontrolle eingesetzt werden kann. Zu den deutlichsten Vorteilen eines Audits gehören:
Wie erwähnt rücken externe HR-Audits unterschiedliche Bereiche und Aspekte der Personalarbeit in den Fokus. Je nach Zielsetzung gibt es deshalb auch unterschiedliche Arten von HR-Audits. Wir haben im Folgenden einige Beispiele für HR-Audits aufgeführt:
Weitere Prüfungsthemen im Rahmen von HR-Audits sind Datenschutz, zukunftsfähige Unternehmenskultur, Personalentwicklung, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen, Vertragsgestaltung, Aufbau der Personalabteilung, Personalmanagement, Personalstrategie, Employer Branding, Kompetenz-Management und Diversity Management.
Bei der Durchführung eines HR-Audits, ganz gleich, ob intern oder mithilfe einer externen HR-Consulting-Firma, sollten Unternehmen die folgenden 7 Schritte einhalten.
Zunächst sollte das Team klare Ziele für das Audit formulieren und entscheiden, welche Bereiche in dessen Rahmen überprüft werden sollen. Falls das Unternehmen zum ersten Mal ein HR-Audit durchführt, lohnt sich die Überlegung, ob nicht die Personalabteilung als Ganze einbezogen werden sollte.
Im Rahmen eines HR-Audits beantworten HR-Consultants in der Regel eine Reihe von wichtigen Fragestellungen zur Abteilung oder zum Unternehmen. Da dieser Fragenkatalog – die HR-Audit-Checkliste – die Grundlage für das weitere Vorgehen bildet, ist es wichtig, sich ausreichend Zeit für die Erstellung zu nehmen und in den Audit-Fragen alle wichtigen Themen aufzugreifen.
Jetzt ist es an der Zeit, alle notwendigen Informationen für das Audit zusammenzutragen, etwa wie Prozesse und Arbeitsabläufe aktuell gestaltet sind. HR-Consultants stützen sich hierbei normalerweise auf den Audit-Fragebogen beziehungsweise die HR-Audit-Checkliste. So können sie sicherstellen, dass sie die richtigen Informationen sammeln, um am Ende auch gezielt Verbesserungsvorschläge für die Abteilung machen zu können.
Bei der Auswertung werden die Ergebnisse mit denen von Unternehmen ähnlicher Größenordnung oder – falls vorhanden – mit früheren Audits des Unternehmens verglichen. Auf diese Weise kann zuverlässig ermittelt werden, wie effizient und effektiv die Abteilung oder das Unternehmen in einem bestimmten Bereich aktuell arbeitet.
Der nächste Schritt besteht darin, die Ergebnisse zusammenzuführen und in einem Bericht für das HR-Team (und die Geschäftsleitung) aufzubereiten. Darauf aufbauend kann der konkrete Handlungsbedarf ermittelt werden.
Auf Basis der Lösungsansätze und Verbesserungsvorschläge durch das HR-Consulting sollte das Unternehmen nun einen Aktionsplan erstellen, der alle notwendigen Maßnahmen zur Optimierung aufgreift. Diese Maßnahmen sollten konkret formuliert werden und umsetzbar sein und zudem mit festen Zielen und Fristen verbunden werden.
Das HR-Audit ist nur ein Teil des Ganzen. HR-Manager sollten sich deshalb kontinuierlich mit der Optimierung von internen Prozessen, Arbeitsabläufen und Konzepten auseinandersetzen. So garantieren sie die Qualität ihrer Arbeit und helfen dem Unternehmen, erfolgreich zu sein und sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.