Die Praxis läuft, das Team wächst. Was als kleine Hausarztpraxis begann, ist heute ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) mit mehreren Standorten, 80 Mitarbeitenden und unzähligen Behandlungszimmern. Eigentlich ein Grund zur Freude – wäre da nicht der Dienstplan.
Mit jedem neuen Mitarbeitenden und jedem weiteren Standort verwandelt sich die einst übersichtliche Excel-Tabelle in ein unkontrollierbares Monster. Stundenlanges Herumschieben von Zellen, Übertragungsfehler und frustrierte Anrufe von MFAs, die am falschen Standort eingeplant wurden, gehören plötzlich zum Alltag.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du dieses Chaos in den Griff bekommst. Die Lösung liegt nicht einfach nur in "irgendeiner" Schichtplaner Software für Arztpraxen, sondern in einem System, das Komplexität durch intelligente Filter und Standort-Logik beherrschbar macht.
Das Szenario kennen viele Praxismanager: Solange das Team aus 10 bis 15 Personen besteht, funktionieren einfache Drag-and-Drop-Tools oder Excel noch gut. Doch ab einer Größe von ca. 50 Mitarbeitenden entsteht eine kritische Lücke, die wir "Complexity Gap" nennen.
Plötzlich reicht es nicht mehr, Namen untereinander aufzulisten. Eine Personaleinsatzplanung in einer Großpraxis bringt spezifische Herausforderungen mit sich, an denen Standard-Lösungen scheitern:
| Herausforderung | Kleine Praxis (bis 15 MA) | Großpraxis / MVZ (50+ MA) |
|---|---|---|
| Visuelle Darstellung | Alle Mitarbeiter auf einen Blick sichtbar. | Unendliches Scrollen; 80+ Namen machen die Liste unlesbar. |
| Standorte | Ein Standort, keine Reisezeiten. | Mehrere Standorte; Gefahr von Doppelbelegungen zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten. |
| Planungszeit | Ca. 1-2 Stunden pro Monat. | Oft mehrere Tage; hohe kognitive Belastung für Planer. |
| Fehleranfälligkeit | Gering, Fehler fallen sofort auf. | Hoch; Lücken oder Fehlbesetzungen werden in der Masse übersehen. |
Das Hauptproblem ist die fehlende Filterung. Wenn Du versuchst, einen Dienstplan für mehrere Standorte in einer einzigen Ansicht zu quetschen, verlierst Du unweigerlich den Überblick.
Wie löst man dieses Problem? Die Antwort lautet: Reduktion der Komplexität durch Logik. Eine moderne Software darf Dir nicht einfach alle Deine Angestellten zeigen. Sie muss Dir nur die zeigen, die für die aktuelle Aufgabe relevant sind.
Statt einer endlosen Liste benötigst Du eine Schichtplanung im MVZ, die intelligent filtert:
Um das Problem greifbar zu machen, lohnt sich ein Blick in die Praxis. Ohne intelligente Filterung passiert genau das, was eine unserer Kundinnen aus der Praxis Dhom beschreibt. Sie schildert die Situation einer Kollegin, die für die Planung verantwortlich ist:
"Wenn ich mich jetzt in die Situation von Frau Hindenburg versetze, die dann eine Woche Dienstplan schreibt für alle Assistenzen an allen Standorten, ist es doch sehr unübersichtlich, wenn sie unter jedem Arbeitsplatz – also sprich unter jedem Behandlungszimmer – dann wieder die 80 Mitarbeiter sieht."
Genau hier liegt der Knackpunkt: Wenn unter "Zimmer 3" eine Dropdown-Liste mit 80 Namen aufklappt, ist Fehleranfälligkeit vorprogrammiert. Eine spezialisierte Software zeigt an dieser Stelle vielleicht nur noch die 5 verfügbaren Mitarbeitenden an, die für "Zimmer 3" qualifiziert sind und an diesem Tag noch keine Schicht an einem anderen Standort haben.
Neben der Übersichtlichkeit ist die digitale Schichtplanung und das Arbeitsrecht ein massiver Faktor für Großpraxen. Mit der Anzahl der Mitarbeitenden steigt das Risiko von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Manuelle Listen warnen Dich nicht, wenn eine Ruhezeit unterschritten wird.
Worauf eine gute Software automatisch achten muss:
Der Umstieg von Excel auf eine professionelle Personal Einsatzplanung Software ist eine Investition, die sich schnell bezahlt macht – nicht nur monetär, sondern auch durch Entlastung der Nerven.
| Vorteil | Auswirkung auf die Praxis |
|---|---|
| Zeitersparnis | Reduktion des Planungsaufwands um bis zu 50 % durch Vorlagen und "Smart Copy"-Funktionen. Du hast Besseres zu tun, als Zeilen in Excel zu schieben. |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Zugriff per App, Tauschanfragen digital und Transparenz über den Einsatzort. Das reduziert Rückfragen im Praxismanagement drastisch. |
| Transparenz | Jeder weiß sofort: "Ich bin Dienstag im Labor am Hauptstandort". Keine Missverständnisse mehr durch veraltete PDF-Pläne. |
| Flexibilität | Bei Krankheitsausfall zeigt die Software sofort verfügbare "Springer" an, ohne dass Du Telefonlisten durchgehen musst. |
Wenn Du Dich auf die Suche nach einer Lösung machst, achte auf folgende Features, die speziell für MVZs und große Praxen essenziell sind:
Das Wachstum einer Arztpraxis zum MVZ ist ein Erfolg, bringt aber administrative Schmerzen mit sich. Ab ca. 50 Mitarbeitenden funktionieren manuelle Listen nicht mehr – das Risiko für Fehler und der Zeitaufwand steigen exponentiell an.
Die Lösung liegt nicht nur in der Digitalisierung an sich, sondern in intelligenten Filtern (nach Raum, Rolle, Standort), um die "80-Köpfe-Liste" zu vermeiden. Eine gute Software schützt Dich zudem aktiv vor Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz und sorgt für zufriedenere Mitarbeitende.
Schluss mit der unübersichtlichen Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen, die an ihre Grenzen stoßen. Kenjo hilft Dir, auch bei 80+ Mitarbeitenden und mehreren Standorten den Überblick zu behalten.
Strukturiere Deine Dienstpläne nach Behandlungsräumen, Standorten oder Qualifikationen und reduziere Deine Planungszeit drastisch.