Als Personalmanager*in musst Du Dich jedes Jahr aufs Neue mit dem Resturlaub Deiner Mitarbeiter*innen auseinandersetzen. Vielleicht liegt ein arbeitsintensives Jahr hinter Dir und Deiner Firma oder einige Deiner Kolleg*innen waren über einen längeren Zeitraum krank und konnten somit nicht all ihre Urlaubstage in Anspruch nehmen.
Damit Du als HR-Berater*in kompetent und professionell über die Anliegen Deiner Mitarbeiter*innen informiert bist, haben wir von Kenjo alle Fakten, Regeln, Ausnahmen und Hinweise rund um das Thema zusammengestellt. Dazu gehört, wie es um Resturlaub bei Kündigung steht, wie Du den Resturlaub Deiner Mitarbeiter*innen berechnen kannst, wie das aktuelle Urteil des Europäischen Gerichtshofs zum Thema Resturlaub aussieht und bis wann Resturlaub überhaupt in Anspruch genommen werden kann.
Resturlaub sind Urlaubstage, die Deine Mitarbeiter*innen nicht bis zum Ende des Kalenderjahres, also bis zum 31. Dezember, in Anspruch nehmen konnten.
Laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) darf Resturlaub aus dem Vorjahr ab sofort nicht mehr verfallen. Damit ist die bisherige Regelung obsolet, dass der Anspruch auf den bezahlten Jahresurlaub grundsätzlich zum Jahresende verfällt.
Nach EU-Recht liegt es jetzt in der Verantwortung des Arbeitgebers, den Urlaub zu gewähren und selbiger darf nur verfallen, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er die seine Arbeitnehmer über den Verfall aufgeklärt hat. Nur wenn dies erfüllt ist, kann der Anspruch auf Urlaub oder Ausgleichszahlungen verfallen.
Gesetzlich geregelt ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG der automatische Verfall des Resturlaubs zum 31. Dezember jedes Jahres. Nur in Ausnahmefällen können Angestellte beantragen, dass Resturlaub in das folgende Kalenderjahr übertragen wird.
Ein automatischer Verfall erfolgt jedoch erst nach ausdrücklichem Hinweis des Arbeitgebers auf den anstehenden Verfall der Urlaubstage. Zu einem entsprechenden Hinweis ist der Arbeitgeber nach Urteil des EuGH vom 06. November 2018 verpflichtet:
Resturlaub darf also nur verfallen, wenn Du nachweisen kannst, dass Du Deine Mitarbeiter*innen hinreichend über den Verfall der Urlaubstage aufgeklärt hast. Deine Beschäftigten müssen auch die Möglichkeit gehabt haben, den Urlaub in Anspruch zu nehmen.
Falls sich abzeichnet, dass Resturlaubstage anfallen, bist Du als Arbeitgeber*in also verpflichtet rechtzeitig und förmlich aufzufordern den Urlaub in Anspruch zu nehmen. Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind, verfällt der Anspruch Deiner Mitarbeiter*innen auf eine Übernahme der Resturlaubstage in das nächste Jahr sowie auf eine mögliche finanzielle Ausgleichszahlung.
In bestimmten Ausnahmefällen können Deine Mitarbeiter*innen ihren Resturlaub dennoch in das kommende Jahr übertragen. Dies ist unter vier Bedingungen möglich, die von Dir als Personalmanager*in zu prüfen sind:
Sollte einer dieser Fälle in Deinem Unternehmen auftreten, so erfolgt die Übertragung der Resturlaubstage in das nächste Kalenderjahr automatisch, ohne dass Deine Mitarbeiter*innen dafür einen Antrag stellen müssen.
Falls der Resturlaub gemäß der oben genannten Fälle nicht bereits zum Jahresende verfällt, haben Deine Mitarbeiter*innen bis zum 31. März des nächsten Jahres Zeit, ihren Resturlaub abzubauen. Geschieht dies nicht, so verfällt dieser spätestens dann.
Da der Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden muss, kann er nur in seltenen Fällen weiter übertragen werden. Beispiele dafür findest Du im folgenden Text.
Kommt es z.B. vor, dass Deine Mitarbeiter*innen aufgrund einer längeren Krankheit ihren regulären Urlaub nicht nehmen konnten, verfällt dieser zum Jahresende nicht. Auch die Regelung, dass die Urlaubstage bis zum 31. März verbraucht werden müssen, ist hinfällig.
Bei langen Erkrankungen verfallen die Resturlaubstage erst 15 Monate nach dem Ende des entsprechenden Kalenderjahres, das heißt am 31. März des übernächsten Jahres. Sobald Deine Mitarbeiter*innen wieder gesund sind, müssen diese die Urlaubstage jedoch so schnell wie möglich in Anspruch nehmen.
Hier ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin ist im Jahr 2019 erkrankt und kommt im September 2021 wieder zurück auf Arbeit. Sie hat Anspruch auf die Urlaubstage vom Jahr 2020 und anteilig für das Jahr 2021. Falls sie im Jahr 2019 nicht alle ihrer Urlaubstage beansprucht hat, sind diese nun verfallen.
Grund ist, dass mit dem 31. März 2021 die 15-monatige Frist für die Beanspruchung von Resturlaub bei Krankheit für das Jahr 2019 verstrichen ist.
Wenn Mitarbeiter*innen ein Kind bekommen haben und in Elternzeit gehen, verfällt potenzieller Resturlaub nicht bis zum 31. März des nächsten Jahres. Deine Mitarbeit*innen haben die Möglichkeit ihren Urlaub nach der Elternzeit zu nehmen.
Es besteht auch die Möglichkeit sich zu einigen, dass der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch finanziell ausgleicht. Falls das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit endet, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Resturlaub an seine Mitarbeiter*innen auszuzahlen.
Deine Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit Resturlaub während der Kurzarbeit abzubauen. In der Urlaubszeit erhalten sie jedoch ihr reguläres Gehalt und nicht das Kurzarbeitergeld.
Seit dem 01.01.2021 gilt jedoch, dass Urlaub vorrangig genutzt werden muss, um Arbeitsausfälle zu vermeiden.
Ist der Urlaub seitens des Mitarbeiters schon verplant und wird entsprechend genutzt, so tritt in diesem Fall eine Ausnahme ein und die Zugangsvoraussetzungen zur Kurzarbeit gelten als erfüllt.
Bei regulärem Urlaub können Deine Mitarbeit*innen mindestens zwei Wochen Urlaub am Stück in Anspruch nehmen. Fallen Resturlaubstage an, so hast Du als Arbeitgeber die Pflicht, Deinen Mitarbeiter*innen die Inanspruchnahme der Urlaubszeit zu gewähren.
Neigt sich also das Jahr dem Ende zu und droht ein sonstiger Verfall der Urlaubstage, so musst Du den Resturlaub genehmigen oder diesen andernfalls mit Zustimmung des Arbeitnehmers auf das kommende Jahr übertragen.
Resturlaubstage verfallen weder bei einer Kündigung noch beim Renteneintritt. Bei einer Kündigung ist es hinfällig, wer kündigt. Der Gesetzgeber gibt vor, dass der Resturlaub genommen werden muss. Falls diese Möglichkeit nicht bestehen sollte, bist Du als Arbeitgeber*in verpflichtet, die ausstehenden Urlaubstage finanziell auszugleichen.
Der Zeitpunkt der Kündigung spielt für den Anspruch der Resturlaubstage eine wichtige Rolle. Wurde in der ersten Jahreshälfte, also vor dem 30. Juni gekündigt, haben Deine Mitarbeiter*innen einen Anspruch auf ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs pro Monat, in welchem sie die volle Dauer des Monats gearbeitet haben. Erfolgt die Kündigung in der zweiten Jahreshälfte, also nach dem 30.Juni, haben Deine Mitarbeiter*innen den vollen jährlichen Urlaubsanspruch.
Im Falle einer fristlosen Kündigung können Deine Mitarbeiter*innen keinen Resturlaub in Anspruch nehmen. Du bist als Arbeitgeber dementsprechend verpflichtet, die Resturlaubstage finanziell auszugleichen.
Die Berechnung des Resturlaubs bei Kündigung erfolgt gemäß der folgenden Rechnung.
Hier ein Fallbeispiel, wie Resturlaub bei Kündigung berechnet wird:
Ein Mitarbeiter wird im April entlassen und ihm stehen 24 Urlaubstage im Jahr zu. Zu Ostern hat er sich bereits 4 Tage frei genommen.
Er hat somit Anspruch auf 24/12*4 - 4 = 4 Resturlaubstage.
Wäre er im September des gleichen Jahres entlassen worden und hätte bis dahin keinen weiteren Urlaub in Anspruch genommen, dann hätte er Anspruch auf die vollen 24 Tage Urlaub. Es verblieben ihm, da er bereits 4 Tage Urlaub genommen hat, also 20 Resturlaubstage.
Im folgenden Fällen ist eine Auszahlung des Resturlaubs möglich oder gar nötig ist:
Als Personalmanager*in obliegt Dir die Verantwortung, einen Überblick über die verbleibenden Urlaubstage Deiner Mitarbeiter*innen zu bewahren. Es ist Deine Aufgabe, die vorgeschriebenen Erinnerungen über noch vorhandene Urlaubstage und auch die Aufforderungen, diese abzubauen, zu verwalten und zu dokumentieren.
Damit Du stets einen Überblick über den Resturlaub Deiner Mitarbeiter*innen bewahrst, bietet Dir Kenjo nicht nur eine Excel-Vorlage zur Urlaubsverwaltung an sondern auch eine übersichtliche Software, die Dir erlaubt, Erinnerungen über verbleibende Urlaubstage zu verschicken, Resturlaub in das nächste Kalenderjahr umzubuchen und so Deine Ressourcen optimal im Blick zu behalten.