eAU Abfrage automatisieren: Digitale Krankmeldung und Krankenkassen-Anbindung einfach erklärt

Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sollte die Krankmeldung für Arbeitgeber einfacher werden. Kein Papier mehr, kein „gelber Schein“, keine verlorenen Dokumente. In der Realität erleben viele Unternehmen jedoch das Gegenteil: mehr Abstimmungsaufwand, mehr Unsicherheit und mehr manuelle Arbeit.

Der Grund dafür liegt nicht in der eAU selbst, sondern im Prozess dahinter. Zwar übermitteln Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeit digital an die Krankenkasse, doch Arbeitgeber erhalten diese Information nicht automatisch. Die eAU muss aktiv abgerufen werden – und genau hier entstehen neue Reibungspunkte.

In diesem Artikel erfährst Du,

• was digitale Krankmeldung und Krankenkassen-Anbindung konkret bedeuten,
• warum die eAU Abfrage in vielen Unternehmen noch nicht automatisiert ist,
• welche Möglichkeiten es gibt, die eAU Abfrage zu automatisieren oder zumindest deutlich zu vereinfachen,
• und wie Du mit einer klaren Prozessstruktur den Überblick behältst.
  
  

Was ist die eAU – und was bedeutet digitale Krankmeldung heute?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt schrittweise die papierbasierte Krankmeldung. Statt dem bekannten Ausdruck vom Arzt wird die Arbeitsunfähigkeit digital an die Krankenkasse des Mitarbeitenden übermittelt. Für Arbeitnehmer bedeutet das zunächst weniger Papier – für Arbeitgeber jedoch neue Pflichten.

Wichtig ist die klare Abgrenzung:

• Digitale Krankmeldung beschreibt die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeit vom Arzt an die Krankenkasse.
  
  
• Die Krankenkassen-Anbindung ist die technische Voraussetzung, damit Arbeitgeber diese Information abrufen können.
  
  

Als Arbeitgeber bist Du seit Einführung der eAU verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst bei der Krankenkasse abzurufen. Die Verantwortung liegt also nicht mehr beim Mitarbeitenden, sondern bei Dir.

Ein häufiges Missverständnis:

Wenn der Arzt die eAU digital übermittelt, kommt sie automatisch beim Arbeitgeber an. Das ist nicht der Fall. Ohne aktive Abfrage oder angebundene Systeme erhältst Du keine eAU – auch dann nicht, wenn alles korrekt übermittelt wurde.

Mitarbeitende müssen ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin unverzüglich melden. Der Nachweis selbst erfolgt jedoch über die Krankenkasse.

Warum die eAU Abfrage heute selten automatisiert ist

Auf dem Papier klingt die eAU nach einem klaren digitalen Prozess. In der Praxis ist die eAU Abfrage jedoch häufig nicht automatisiert, sondern lediglich digitalisiert.

Typische Herausforderungen im Alltag:

• Mitarbeitende sind bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert
  
  
• jede Krankenkasse nutzt eigene Portale oder Zugangswege
  
  
• es gibt keine einheitlichen Statusmeldungen
  
  
• nach dem Arztbesuch ist die eAU oft erst zeitverzögert abrufbar
  
  
• HR oder Geschäftsführung müssen manuell prüfen, ob eine eAU vorliegt
  
  

Das Ergebnis: Die eAU Abfrage kostet Zeit, erfordert Nachhalten und ist fehleranfällig. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung wird die Krankmeldung schnell zu einer administrativen Daueraufgabe.

Digital bedeutet hier noch lange nicht automatisiert.

Welche Daten und Voraussetzungen braucht die eAU Abfrage?

Damit eine eAU bei der Krankenkasse abgerufen werden kann, müssen bestimmte Informationen vorliegen. Dazu gehören unter anderem:

• Name und Geburtsdatum des Mitarbeitenden
  
  
• Krankenkasse
  
  
• Versicherungsnummer
  
  
• Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit
  
  
• Betriebsnummer bzw. Institutionskennzeichen (IK)
  
  

Diese Daten sind die Grundlage jeder Krankenkassen-Anbindung. In der Praxis liegen sie jedoch oft verteilt vor – teilweise im Lohnprogramm, teilweise in Excel-Listen oder in E-Mails. Genau hier beginnt das Problem, wenn Prozesse nicht sauber aufgesetzt sind.

eAU Abfrage automatisieren – was realistisch möglich ist

Viele Arbeitgeber suchen gezielt nach Möglichkeiten, die eAU Abfrage zu automatisieren. Wichtig ist dabei eine realistische Erwartungshaltung.

Automatisierung im eAU-Kontext kann unterschiedliche Bedeutungen haben:

• vollständige technische Automatisierung über angebundene Abrechnungssysteme
  
  
• prozessuale Automatisierung durch klare Workflows, Statusanzeigen und Erinnerungen
  
  

Nicht jede Lösung deckt beides ab – und nicht jedes Unternehmen benötigt sofort eine vollständige technische Anbindung.

Manuelle eAU Abfrage bei Krankenkassen

Die klassische Variante ist der manuelle Abruf über Krankenkassenportale. Diese Methode ist möglich, aber:

• zeitaufwendig
• nicht skalierbar
• stark abhängig von einzelnen Personen
  
  

Für wachsende Unternehmen ist das keine nachhaltige Lösung.

Krankenkassen-Anbindung über Lohnabrechnungssysteme

Über bestimmte Lohnabrechnungsprogramme kann eine technische Krankenkassen-Anbindung erfolgen, die den eAU-Abruf automatisiert. Das funktioniert häufig über externe Partner oder Steuerberater.

Der Nachteil:

Der eAU-Abruf ist dann von den HR-Prozessen entkoppelt. Krankmeldungen, Statusübersicht und Kommunikation laufen weiterhin getrennt.

Digitale Prozesssteuerung als verbindendes Element

Genau hier setzen moderne Personalverwaltungssysteme an. Sie ersetzen nicht zwingend jede externe Schnittstelle, sorgen aber dafür, dass digitale Krankmeldung, eAU-Status und Krankenkassen-Anbindung strukturiert zusammenlaufen.

Digitale Krankmeldung und Krankenkassen-Anbindung mit Kenjo steuern

Mit Kenjo steuerst Du den eAU-Prozess nicht isoliert, sondern als Teil Deiner gesamten Personalverwaltung.

Kenjo ermöglicht Dir:

• digitale Krankmeldung durch Mitarbeitende
• zentrale Erfassung aller Krankheitsfälle
• klare Kennzeichnung, ob eine eAU erforderlich ist
• Transparenz über den Status jeder Krankmeldung
• saubere Vorbereitung für die Krankenkassen-Anbindung über Lohnabrechnung-Systeme
  
  

Wichtig dabei:

Kenjo ruft eAUs nicht eigenständig bei jeder Krankenkasse ab. Stattdessen sorgt Kenjo dafür, dass der gesamte Prozess übersichtlich, nachvollziehbar und kontrollierbar abläuft – vom Krankmelden bis zur Übergabe an die Lohnabrechnung.

Wie Kenjo die eAU Abfrage im Alltag vereinfacht

Auch ohne vollautomatischen Abruf lässt sich die eAU Abfrage deutlich vereinfachen.

Mit Kenjo:

• siehst Du alle Krankmeldungen zentral in einem System
  
  
• erkennst Du sofort, ob eine eAU fehlt oder vorliegt
  
  
• arbeiten Teams mit klaren Workflows statt Nachfragen
  
  
• nutzt Du Abwesenheitsarten wie „Krank (eAU erforderlich)“
  
  
• reduzierst Du manuelle Listen und Kontrollaufgaben
  
  

Damit wird die eAU Abfrage zwar nicht magisch automatisiert – aber beherrschbar.

Recht und Datenschutz bei digitaler Krankmeldung

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zählen zu besonders sensiblen Daten. Entsprechend wichtig ist ein sauberer Umgang.

Zu beachten sind unter anderem:

• Verarbeitung auf Basis gesetzlicher Pflichten (Entgeltfortzahlung)
  
  
• keine Verarbeitung von Diagnosen oder Krankheitsursachen
  
  
• Zugriff nur für berechtigte Personen
  
  
• sichere Speicherung und klare Rollenverteilung
  
  

Ein strukturierter digitaler Prozess hilft dabei, Datenschutz nicht als Risiko, sondern als festen Bestandteil der Personalverwaltung umzusetzen.

Vorteile, wenn Du die eAU Abfrage digital organisierst

Auch wenn die eAU Abfrage nicht vollständig automatisiert erfolgt, bringt ein digital gesteuerter Prozess klare Vorteile:

• weniger Zeitaufwand pro Krankmeldung
  
  
• keine offenen oder vergessenen eAUs
  
  
• bessere Vorbereitung für Entgeltfortzahlung und Lohnabrechnung
  
  
• klare Übersicht über Fehlzeiten
  
  
• weniger Rückfragen und Abstimmungen
  
  

Gerade in Schicht-, Service- und Produktionsbetrieben macht sich diese Struktur schnell bezahlt.

So führst Du einen sauberen eAU-Prozess ein

Ein funktionierender eAU-Prozess entsteht nicht über Nacht, lässt sich aber schnell etablieren:

1. Digitale Krankmeldung einführen
   
   
2. Abwesenheitsarten klar definieren
   
   
3. Zuständigkeiten und Workflows festlegen
   
   
4. Krankenkassen-Anbindung über Lohnabrechnung klären
   
   
5. Mitarbeitende transparent informieren
   
   

In vielen Unternehmen ist ein stabiler Prozess innerhalb weniger Wochen realistisch.

Häufige Fragen zur eAU Abfrage und Krankenkassen-Anbindung

Was gilt für privat Versicherte?
Privatversicherte sind nicht Teil des eAU-Systems. Hier bleibt der klassische Nachweis bestehen.

Brauche ich noch den gelben Schein?
Für Arbeitgeber ist er nicht mehr erforderlich, kann aber in Übergangsphasen als Backup sinnvoll sein.

Ist die eAU Abfrage automatisiert möglich?
Ja, über angebundene Abrechnungssysteme. In jedem Fall sollte der Prozess digital gesteuert sein.

Zusammenfassung – eAU Abfrage automatisieren beginnt mit Struktur

Die eAU hat den Krankmeldeprozess nicht automatisch vereinfacht. Sie hat ihn verlagert. Wer heute die eAU Abfrage automatisieren möchte, braucht vor allem eines: klare Prozesse, Transparenz und digitale Unterstützung.

Digitale Krankmeldung und Krankenkassen-Anbindung funktionieren nur dann reibungslos, wenn alle Schritte sauber zusammenspielen.

Nächster Schritt – Deinen eAU-Prozess mit Kenjo vereinfachen

Wenn Du Krankmeldungen nicht mehr manuell nachhalten, eAU-Status nicht mehr suchen und Deinen Prozess endlich im Griff haben willst, unterstützt Dich Kenjo dabei, Deine Personalverwaltung digital und übersichtlich zu organisieren.

So wird aus einem Pflichtprozess ein kontrollierbarer Bestandteil Deines Arbeitsalltags.