Zeiterfassung im Homeoffice: Für viele HR-Manager sieht das auf dem Papier gelöst aus. In der Praxis nicht. Manche Mitarbeiter nutzen private Laptops, auf denen Du keine Software installieren kannst. Das Zeiterfassungsterminal im Büro hilft Dir nicht weiter. Geofencing greift nur auf Firmengeräten. Und trotzdem bist Du gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeiten zu dokumentieren. Was also tun?
Dieser Artikel beantwortet genau das: Was gilt rechtlich für die Zeiterfassung im Homeoffice, welche Methoden funktionieren auch ohne Firmengeräte, und was darfst Du aus datenschutzrechtlichen Gründen von Deinen Mitarbeitern verlangen?
Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt im Homeoffice genauso wie im Büro. Das gilt seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Die gesetzliche Grundlage: § 3 ArbSchG.
Ausnahmen gelten nur für leitende Angestellte nach § 18 ArbZG. Für alle anderen Mitarbeiter, ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice, gilt die gleiche Dokumentationspflicht.
Ein häufiges Missverständnis: Vertrauensarbeitszeit hebt diese Pflicht nicht auf. Auch wenn Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eigenständig einteilen, müssen Beginn, Ende und Pausen erfasst werden. Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus.
Im Büro ist die Lösung klar: Ein Zeiterfassungsterminal an der Tür, eine App auf dem Firmenhandy, oder Geofencing, das automatisch prüft, ob der Mitarbeiter auf dem Betriebsgelände ist. Diese Methoden setzen Firmengeräte oder kontrollierte Netzwerke voraus.
Im Homeoffice fehlt genau das. Viele Mitarbeiter nutzen zu Hause private Laptops. Du kannst dort keine Zeiterfassungssoftware installieren. Geofencing greift nicht, weil die Heimadresse kein konfigurierter Betriebsstandort ist. Und Monitoring-Software auf privaten Geräten ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt.
Besonders häufig stößt HR auf dieses Problem, wenn ein Teil der Belegschaft ins Homeoffice gewechselt ist und Firmengeräte nicht für alle vorhanden sind. Ein Mitarbeiter im Büro stempelt über das Terminal ein. Sein Kollege im Homeoffice hat nur seinen eigenen Laptop. Zwei unterschiedliche Situationen, eine einheitliche Dokumentationspflicht.
Die Antwort liegt nicht in besserer Kontrolle, sondern in der richtigen Methode.
Die flexibelste Lösung für Homeoffice auf privaten Geräten: Dein Mitarbeiter öffnet einen Browser, ruft die Zeiterfassungsoberfläche auf und stempelt ein. Keine App-Installation, keine Gerätevoraussetzungen. Funktioniert auf Windows, macOS und Linux, auf alten wie neuen Geräten.
Vorteile: Geräteunabhängig, kein technischer Aufwand für den Mitarbeiter, zentrale Erfassung für HR.
Zu beachten: Setzt stabile Internetverbindung voraus. Wie bei jeder selbst eingetragenen Zeiterfassung gilt: Die Richtigkeit der Daten liegt zunächst beim Mitarbeiter. Ein Genehmigungsworkflow durch die Führungskraft schafft eine zusätzliche Prüfebene.
Für Mitarbeiter ohne eigenen Laptop, aber mit Smartphone: Eine Zeiterfassungs-App auf dem privaten Handy ist schnell eingerichtet und lässt sich mit einem Tippen bedienen.
Vorteile: Auch mobil nutzbar, oft offline-fähig, synchronisiert automatisch sobald wieder online.
Zu beachten: Die Installation einer App auf privatem Gerät sollte vertraglich geregelt sein. Mehr dazu im Abschnitt Datenschutz.
Die direkteste Variante, gut geeignet für kleine Teams auf Vertrauensarbeitszeit: Mitarbeiter tragen Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit selbst ein, die Führungskraft genehmigt den Stundenzettel.
Vorteile: Kein technischer Aufwand, sofort startklar, funktioniert für alle Mitarbeiter.
Zu beachten: Weniger Echtzeit-Transparenz, höheres Fehlerrisiko, aufwendiger zu auditieren.
| Situation | Empfohlene Methode |
|---|---|
| Mitarbeiter nutzt privaten Laptop | Browser-basiertes Einstempeln |
| Kein Firmenhandy, aber Smartphone vorhanden | Mobile App mit BYOD-Regelung |
| Kleines Team mit Vertrauensarbeitszeit | Manuelle Erfassung mit Genehmigung |
| Mischbetrieb: Büro und Homeoffice | Browser-Login für alle, Terminal nur im Büro |
Alle Methoden der digitalen Arbeitszeiterfassung im Überblick: Kenjo Guide zur digitalen Zeiterfassung.
Hier liegt das eigentliche Minenfeld. Was darfst Du von Mitarbeitern verlangen, die im Homeoffice auf privaten Geräten arbeiten?
Monitoring-Software, Keylogger, Screenshot-Tools oder sonstige Überwachungsprogramme auf privaten Geräten installieren oder installieren lassen. Das ist nach DSGVO und BDSG nicht erlaubt.
Dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Die Form ist dabei weitgehend offen. Ein Browser-Login in ein cloudbasiertes Zeiterfassungssystem ist zumutbar und erfordert keine dauerhafte Installation auf dem Gerät. Das Gleiche gilt für eine App auf dem privaten Smartphone, sofern das einvernehmlich geregelt ist.
Wenn Mitarbeiter die App auf ihrem eigenen Handy nutzen sollen, sollte das vertraglich vereinbart sein. Eine kurze Ergänzung zur Homeoffice-Vereinbarung reicht in den meisten Fällen. Sie sollte festhalten: welche App, zu welchem Zweck, welche Daten erhoben werden.
Was das System dabei erfasst: Beginn, Ende und Pausen. Keine Browser-Aktivitäten, keine Screenshots, keine Standortdaten außerhalb der Arbeitszeit. Diese Grenze ist wichtig und sollte Mitarbeitern transparent kommuniziert werden — das schafft Akzeptanz für die Lösung.
Eine verwandte, aber andere Frage ist, wie Du verhinderst, dass Mitarbeiter von zu Hause aus falsche Zeiten einstempeln. Das ist ein eigenes Thema: Was tun, wenn Mitarbeiter vom Homeoffice aus einstempeln, obwohl sie nicht arbeiten.
Das Bereitstellen eines geeigneten Systems ist Aufgabe des Arbeitgebers, nicht der Mitarbeiter. Es reicht nicht, zu hoffen, dass Mitarbeiter selbst irgendwie dokumentieren. Du bist verantwortlich dafür, dass das System in der Praxis funktioniert.
Geeignetes System bereitstellen: Deine Mitarbeiter brauchen Zugang zu einem System, das sie tatsächlich nutzen können. Eines, das auf ihren Geräten läuft, ob Firmengerät oder nicht.
Aufbewahrungspflicht sicherstellen: Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Zettel auf dem Schreibtisch oder lokale Excel-Dateien auf einem privaten Laptop reichen nicht aus, weil kein zentrales Backup vorhanden ist.
Revisionssicherheit: Im Fall einer Prüfung durch das Arbeitsamt liegt die Beweislast beim Arbeitgeber. Konkret bedeutet das: Der Prüfer möchte für jeden Arbeitstag den Beginn, das Ende und eventuelle Pausen sehen — je nach Prüfzweck bis zu zwei Jahre rückwirkend. Ein cloudbasiertes System mit unveränderlichem Zeitstempel und zentralem Speicher liefert genau das. Ausdrucke aus einer lokalen Excel-Tabelle tun es nicht.
Kenjo erfasst Arbeitszeiten browserbasiert. Deine Mitarbeiter melden sich über jeden gängigen Browser an und stempeln ein, ohne etwas installieren zu müssen. Privater Laptop, altes Notebook, Bürorechner: alle Geräte funktionieren.
Für Mitarbeiter, die lieber ihr Smartphone nutzen: Die Kenjo Zeiterfassung App läuft auf iOS und Android. Ein Tippen, und die Zeit läuft.
Der Genehmigungsworkflow ist integriert: Stundenzettel werden von der Führungskraft direkt in Kenjo freigegeben oder korrigiert. Alle Daten liegen zentral, sind zwei Jahre abrufbar und lassen sich für die vorbereitende Lohnabrechnung exportieren.
Das Einrichten dauert in der Regel unter einem Arbeitstag. Deine Mitarbeiter können noch am selben Tag einstempeln.
Kenjo Zeiterfassung App ansehen
Zeiterfassung, also die Dokumentation von Beginn, Ende und Pausen, ist eine zulässige Maßnahme. Darüber hinausgehende Überwachung auf privaten Geräten, also Screenshots, Protokolle oder Bewegungsprofile, ist ohne ausdrückliche Einwilligung nicht erlaubt.
Das lässt sich nachträglich korrigieren. In den meisten Systemen kann die Führungskraft fehlende Einträge nachtragen oder der Mitarbeiter korrigiert sie selbst. Wie Du damit richtig umgehst, erklärt dieser Artikel: Was tun, wenn Mitarbeiter das Ausstempeln vergessen.
Ja. Die Dokumentationspflicht gilt unabhängig von Stundenvolumen und Beschäftigungsmodell. Auch Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte müssen ihre Arbeitszeiten erfassen.
Zeiterfassung im Homeoffice ist lösbar, auch wenn Deine Mitarbeiter auf privaten Geräten arbeiten. Browser-basiertes Einstempeln oder eine mobile App reichen in den meisten Betrieben aus, um die gesetzliche Pflicht zu erfüllen und gleichzeitig den Datenschutz einzuhalten.
Das Wichtigste: ein System bereitstellen, das Deine Mitarbeiter tatsächlich nutzen können. Eine funktionierende Lösung von heute schützt Dich besser als eine ideale von übermorgen.
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