Personalplan erstellen: Ziele und Maßnahmen

Benjamin Franklin wird oft mit den Worten zitiert: "If you fail to plan, you are planning to fail." Im Deutschen heißt das so viel wie: "Wenn du nicht planst, planst du zu scheitern." Getreu dem Motto, dass eine gute Vorbereitung das halbe Leben bedeutet, sollte einer strategischen Personalplanung die Bedeutung beigemessen werden, die ihr zukommt.

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Aufgaben, Methoden, Ziele und Arten beim Erstellen eines Personalplans vor, damit Personalmanager gleich loslegen können.

Personalplanung Definition

In der Personalplanung wird die allgemeine Strategie des Geschäftsbereichs skizziert. Sie berücksichtigt ggf. Anpassungen an aktuelle und zukünftige Angebots- und Nachfrageanforderungen an die Mitarbeitenden, aber auch die Lohnpolitik, das allgemeine Betriebsklima, usw.

Grundsätzlich geht es beim Erstellen eines Personalplans um die folgenden Themen:

• Wie viele Arbeitskräfte werden zur Bedarfsdeckung des Unternehmens benötigt. 
• Strategien zum Personalmanagement.
• Stellenbeschreibungen für alle Positionen.
• Kanäle und Ressourcen zur Personalgewinnung.
• Recruiting- und Auswahlprozesse.
• Wachstums- und Weiterentwicklungspläne.

Personalplan erstellen Bedeutung

Eine effektive Personaleinsatzplanung ist eine unumgängliche Voraussetzung zum Erreichen der Unternehmensziele und der Mitarbeiter.

Außerdem unterstützt sie die:

• Flexibilität im Unternehmen fördern: Wir leben in einer sich ständig verändernden Welt.  Eine effektive Planung hilft Unternehmen, sich leichter an neue Situationen anzupassen und mit Marktschwankungen umzugehen.
• Verbesserte Verteilung und Nutzung interner Talente: Mit der Analyse und Organisation des Personals können Unternehmen interne Kompetenzen besser nutzen und Mitarbeitende einheitlicher einsetzen.
• Wachstum für kleine und mittelständische Unternehmen: Als grundlegender Bestandteil von Wachstumsstrategien ist die Personalplanung ist es wichtig zu wissen, wann ein Unternehmen Unteraufträge vergibt, wie viele Leute eingestellt werden sollen und welche Vorteile das bringt, und vieles mehr.  

Ziele der Personaleinsatzplanung

Die qualitative Personaleinsatzplanung verfolgt das Ziel, den Bedarf an Weiterbildungen zu planen. Weitere Ziele sind: 

• Informationen bereitstellen: Die Daten, die durch die Personalplanung eines Unternehmens gewonnen werden, sind enorm wichtig, um z.B. überschüssige, ungenutzte Ressourcen zu identifizieren.  Ebenso können die Informationen auch in anderen Managementfunktionen genutzt werden.
• Aktuelle Personalstruktur analysieren: Das Planwerk sollte die Stärken und existierende Kompetenzen der Belegschaft ermitteln.
• Personalressourcen effektiv nutzen: Aktuelle und zukünftige Arbeitskräfte möglichst effizient zu einzusetzen.
• Eventuelle Gehaltsunterschiede aufdecken: Für eine gerechtere Lohnpolitik.
• Für ein besseres Arbeitsklima: Ein guter Personalplan führt fast automatisch zu einer Verbesserung des Betriebsklimas. Das steigert wiederum die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
• Personalbindung: Dies wirkt sich unmittelbar auf die Mitarbeiterbindung aus. Zufriedene Mitarbeitende akzeptieren seltener Angebote von anderen Unternehmen.
• Vorausschauende Bedarfsplanung:  Klarheit darüber, ab welchem Zeitpunkt neue Mitarbeiter in das Team integriert werden müssen und welche Art von Rolle benötigt wird, ist von entscheidender Bedeutung. Eine digitale Zeiterfassung kann hier eine Übersicht bieten, um zu schauen welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt arbeiten.

Methoden der Personalplanung

Zum Erstellen eines Personalplans eignen sich folgende sechs Schritte:

1. Planzielsetzung definieren

Sämtliche, vom Unternehmen entwickelte Maßnahmen müssen auf die allgemeinen Unternehmensziele abgestimmt sein. Das gilt auch für die Personalplanung.  

Abgesehen davon richten sich die individuellen Ziele auf einen bestimmten Bereich: 

• Mitarbeiterbindung, 
• Talentförderung, 
• Weiterentwicklung der Unternehmenskultur, und so weiter. 

Unmissverständliche und genaue Formulierungen sind für den Inhalt wichtig und bieten so einen echten Mehrwert.

2. Auf bestehendes Personal zurückgreifen

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die Verfügbarkeit und die Leistungsfähigkeit der aktuellen Ressourcen zu analysieren und zu bewerten. Dies beinhaltet eine umfassende Einschätzung aller Mitarbeiter*innen hinsichtlich ihrer Kompetenzen, Erfahrung, Leistung, Betriebszugehörigkeit, usw.

3. Bedarfsprognose

Trotz ständiger Schwankungen ist eine Prognoserechnung für Themen wie Entlassungen, Kündigungen, Pensionierungen, Beförderungen, usw. entscheidend.

4. Personalplan erstellen

Sind alle Informationen zusammengetragen, ist es an der Zeit, einen handfesten Personalplan zu erstellen. Dieser sollte den aktuellen Anforderungen und den prognostizierten Möglichkeiten gerecht werden. Personalmanager müssen zum Beispiel entscheiden, wie viele Arbeitskräfte sie einstellen, ausbilden oder an Subunternehmer vermitteln müssen, um die Unternehmensziele zu verfolgen.

Generell gilt es, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Definition der Ziele und Vorgaben.
• Erforderliche Maßnahmen, erwartete Ergebnisse und eingesetzte Ressourcen.
• Zeitplan.

5. Plan umsetzen

Die Umsetzung des Plans ist wahrscheinlich der schwierigste Schritt. Viele Unternehmen erfüllen oftmals nicht ihre gesetzten Ziele. Für eine erfolgreiche Herangehensweise ist es hilfreich, Vertrauen in das Team zu haben und Veränderungen schrittweise einzuführen. Mögliche auftretende Probleme sollten nach und nach angegangen und allgemeine Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.

6. Prozess beobachten und überprüfen

Bei der Personalplanung handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess. Dementsprechend sollte diese regelmäßig überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Strategie in die richtige Richtung zeigt und die angestrebten Ziele erreicht werden.

Zur Unterstützung hilft vielen Personalmanagern eine Auswahl der richtigen Personalsoftware, um ihre Zeit und Energie nicht an alltäglichen Routinearbeiten zu verschwenden, sondern sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: Die Menschen.