Wie viel kostet das Recruiting und der Auswahlprozess?

Recruiting kostet Zeit und Geld für ein Unternehmen. Doch mit welchen Kosten für die Personalbeschaffung und -auswahl ein Unternehmen genau rechnen muss – und zwar von dem Moment an, in dem die Personalabteilung grünes Licht bekommt, jemand Neues einzustellen, oder eine Stellenanzeige geschaltet wird bis hin zur eigentlichen Besetzung der offenen Stelle – ist oftmals unklar.

Da immer mehr Arbeitgeber verstehen, wie wichtig Investitionen in die Personalbeschaffung sind, erläutern wir in diesem Artikel, welche Kosten bei der Personalbeschaffung anfallen und wie HR-Teams ihr Recruiting-Budget berechnen und optimieren können.

Warum es wichtig ist, das richtige Personal einzustellen

Dass die Auswahl von geeigneten Mitarbeitern für ein Unternehmen mit gewissen Kosten verbunden ist, brauchen wir nicht im Detail zu erwähnen. Dass aber auch Fehlbesetzungen erhebliche Kosten verursachen können, ist nicht jedem klar. Tatsächlich kann die Auswahl eines falschen Kandidaten ein Unternehmen richtig teuer zu stehen kommen.

Wie eine personelle Fehlentscheidung sich auf ein Unternehmen auswirken kann, zeigen verschiedene Studien und Statistiken:

• Laut CareerBuilder kann eine personelle Fehlentscheidung einem Unternehmen in Deutschland mehr als 50.000 Euro kosten. Noch mehr wirkt sich eine Fehlbesetzung im Management aus: Hier kostet eine Fehleinstellung einer Führungskraft „bis zum Dreifachen des Jahresgehalts.“
• Eine Befragung von Personalexperten durch die Hay Group hat ergeben, dass „zwei Drittel der Beschäftigten in Deutschland eine Position [haben], die nicht zu ihnen passt“ (den Artikel dazu gibt es in der WirtschaftsWoche). Dadurch entstehen einem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht Zusatzkosten und die Performance und die Motivation der Belegschaft leidet ebenfalls darunter.
• In der Studie „Recruiting Trends 2014“ gab ein Drittel der befragten Unternehmen an, dass sie innerhalb eines halben Jahres mindestens eine Fehlentscheidung bei der Personaleinstellung getroffen haben.

So berechnest Du die durchschnittlichen Recruiting-Kosten

Je nachdem, wie ein Unternehmen das Recruiting und die Personalbeschaffung durchführt, fallen unterschiedliche Kosten für eine Neueinstellung an. Um das genaue Budget für die Personalbeschaffung in einem Unternehmen zu ermitteln, müssen Personaler also alle damit verbundenen Kosten (sowohl direkte als auch indirekte) berechnen. Für eine zuverlässige Berechnung der Recruiting-Kosten müssen wir deshalb akribisch vorgehen und alle Schritte und Positionen im Recruiting-Prozess berücksichtigen und einkalkulieren.

1. Kosten für die Personalabteilung

Es mag selbsterklärend sein, aber die monatlichen Gehälter für Personaler und das HR-Team – also die Personen, die den Einstellungsprozess leiten und durchführen – gehören unbedingt in die Berechnung Deiner Recruiting-Kosten. Im Allgemeinen beträgt das Verhältnis: ein Mitarbeiter pro 50 geplante Einstellungen im Jahr.

Beispielsweise kannst Du die Personalkosten für das Recruiting berechnen, indem Du den Stundensatz oder das Gehalt der Mitarbeiter aus Deinem HR-Team sowie die Zeit, die für jede Einstellung, also die Personalbeschaffung und -auswahl, aufgewendet wird, in Deine Kalkulation einbeziehst.

2. Fixkosten

Fixkosten können von Unternehmen zu Unternehmen erheblich variieren. Zu den gängigsten Fixkosten in der Personalbeschaffung gehören aber:

• Karriereseiten von Universitäten oder Online-Absolventenbörsen: Um hier eine zuverlässige Kostenschätzung zu erhalten, ziehst Du am besten die Ausgaben für die Talentgewinnung unter Studierenden und Hochschulabsolventen aus vergangenen Jahren heran. 
• Externe Personalagenturen: Viele Unternehmen beauftragen eine Personalagentur mit ihrer Personalbeschaffung. Die Agenturgebühren müssen ebenfalls in die Berechnung der Recruiting-Kosten einfließen.
• Jobmessen und Talentbörsen: Bei Jobmessen und ähnlichen Veranstaltungen fallen oftmals Anmeldegebühren sowie Kosten für die Verpflegung und die Unterkunft der teilnehmenden Mitarbeiter an. Diese Kosten darfst Du in Deinem Recruiting-Budget nicht vergessen.

3. HR-Software und Tools

Bezahlst Du für eine HR-Software oder spezielle Tools zur Personalbeschaffung, sind das auch Recruiting-Kosten. Dazu gehören beispielsweise Assessment-Center, Bewerbungsmanagementsysteme oder Programme für Bewerbungsgespräche per Videokonferenz. Jede Technologie, die in der Personalbeschaffung eingesetzt wird und mit Kosten verbunden ist, sollte in den Recruiting-Kosten berücksichtigt werden.

4. Verbesserungspotenziale im Auswahlprozess 

Wenn Du einen äußerst zeitintensiven und aufwendigen Auswahlprozess durchführst, um potenzielle Kandidaten umfassend kennenzulernen und ihre Eignung für eine Stelle zu testen, können weitere Kosten anfallen. Assessment Center, psychometrische Tests oder Gruppeninterviews sind besonders geeignete Tools dafür, aber mit zusätzlichen Kosten verbunden.

5. Weitere Recruiting-Kosten

In der Personalbeschaffung können aber noch weitere Kosten entstehen. Möglicherweise fallen Druckkosten für Flyer an, die Dein Team auf einer Jobmesse verteilen möchte. Oder ihr wollt einen besonders geeigneten Kandidaten zum Vorstellungsgespräch einladen und dafür die Reisekosten übernehmen.

6. Cost-per-Hire berechnen

Der Cost-per-Hire ist eine der wichtigsten Kennzahlen aus dem Recruiting. Mit dieser Kennzahl berechnen Personaler die Kosten pro Einstellung. Oder anders ausgedrückt: Sie zeigt, wie viel ein Unternehmen durchschnittlich investieren muss, um eine offene Stelle mit einem geeigneten Mitarbeiter zu besetzen. Unternehmen, die diese Kennzahl erfassen, haben ihr Recruiting-Budget besser im Griff und können dieses besser planen und anpassen.

Die Formel zur Berechnung des Cost-per-Hire umfasst die internen und externen Kosten der Personalbeschaffung:

• Cost-per-Hire = (Interne Kosten + Externe Kosten) / Anzahl der Einstellungen

Interne Recruiting-Kosten decken alle Recruiting-Aktivitäten, die Unternehmen selbst ausführen (beispielsweise die Gehälter für das HR-Team), ab. Zu den externen Kosten gehören alle Ausgaben für Drittanbieter, also zum Beispiel die Kosten für Stellenanzeigen auf Online-Jobportalen, für spezielle Tools und geeignete Personalsoftware, für gebuchte Agenturen und so weiter.

Mit diesen Tipps kannst Du Deine Recruiting-Kosten optimieren

Dass für die Personalbeschaffung grundsätzlich Kosten anfallen, ist klar. Allerdings können Personaler mit einigen Tipps und Tricks ihr Recruiting-Budget schonen und optimal nutzen:

• Mithilfe von relevanten Recruiting-Kennzahlen lassen sich Verbesserungspotenziale in der Personalbeschaffung identifizieren und das Budget dafür langfristig analysieren. Für mehr Zeit- und Geldersparnis im Recruiting kannst Du beispielsweise Deine Recruiting-Kanäle überprüfen: Welche davon funktionieren richtig gut und generieren Bewerbungen von qualitativ hochwertigen Kandidaten? Die Berechnung des Cost-per-Hire und die Überprüfung von bisherigen Recruiting-Maßnahmen geben Dir ebenfalls Aufschluss darüber, wie kosteneffizient Dein Einstellungsprozess ist.
• Personaler können mit dem Einsatz von spezieller Software oder speziellen Tools ihre alltäglich anfallenden Aufgaben automatisieren und damit viel Zeit sparen. Einer Studie zufolge haben beispielsweise Unternehmen mit automatisiertem CV-Screening ihre durchschnittliche Time-to-Hire (Zeit, die zur Besetzung einer offenen Stelle benötigt wird) um 75 Prozent reduziert.
• Eine sogenannte All-in-One-Software kann wesentlich kosten- und zeitgünstiger für HR-Teams sein, als wenn sie für jede Recruiting-Aufgabe, beispielsweise für Bewerbermanagement und für Assessment Center und Bewerbertests, ein eigenes Programm bezahlen und verwenden. HR-Teams, die Zeit und Geld sparen möchten, fahren mit einer Software, die unterschiedliche Recruiting-Schritte automatisiert und Tools für unterschiedliche Aufgaben integriert, am besten.
• Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobportalen muss nicht immer kostenpflichtig sein. Es gibt zahlreiche kostenlose Kanäle für die Talentgewinnung, einschließlich sehr gut funktionierender Stellenportale, die gebührenfrei für Unternehmen sind.
• Ein gutes Employer Branding kann sehr gewinnbringend sein und ohne zeitaufwendige Recruiting-Aktivitäten die passenden Talente anziehen. Laut Linkedin senken Unternehmen, die auf eine starke Arbeitgebermarke setzen, die Einstellungskosten pro Kandidat um 50 Prozent. Und laut Harvard müssen Unternehmen mit einer schwachen Arbeitgebermarke Bewerbern 10 Prozent mehr Gehalt anbieten, um Top-Talente auf sich aufmerksam zu machen.
• Ein positives Arbeitsumfeld sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und im Unternehmen langfristig bleiben wollen. Das wiederum senkt die Fluktuationsrate und reduziert die Anzahl der notwendigen Recruiting-Maßnahmen, die mit Neubesetzungen einhergehen, erheblich. Mithilfe von regelmäßigen Umfragen kannst Du die Stimmung und das Wohlbefinden Deiner Belegschaft erfolgreich im Blick behalten.