Es ist ein Dienstagnachmittag. Dein Disponent meldet sich krank im Urlaub: Arzt war da, Bescheinigung liegt vor. Was jetzt? Die Regel kennen die meisten: „Krankheit schlägt Urlaub." Was das für Dich als Arbeitgeber konkret bedeutet und welche Schritte Du gehen musst, wissen dagegen die wenigsten. Dieser Artikel zeigt Dir die rechtliche Grundlage, die Pflichten Deines Mitarbeiters und Deine eigene Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Fall sauber abzuwickeln.
Die Grundlage liefert § 9 des Bundesurlaubsgesetzes: Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs und ist für diese Tage arbeitsunfähig, zählen die betroffenen Tage nicht als Urlaub. Sie werden dem Urlaubskonto gutgeschrieben.
Das klingt simpel, hat aber eine wichtige Bedingung: Der Mitarbeiter muss arbeitsunfähig erkrankt sein. Eine leichte Erkältung, die ihn nicht daran hindert zu arbeiten, genügt nicht. Die Krankheit muss für die konkrete Tätigkeit relevant und ärztlich bescheinigt sein.
Die Regel gilt unabhängig davon, wo der Urlaub stattfindet: in Deutschland oder im Ausland.
Ein häufiges Missverständnis: § 9 BUrlG bezieht sich ausschließlich auf die eigene Erkrankung des Mitarbeiters. Ist das Kind krank, greifen andere Regelungen. Die Urlaubstage des Elternteils werden in diesem Fall nicht zurückgebucht. Mehr dazu weiter unten.
Wenn Du Dir nicht sicher bist, wie viel Urlaubsanspruch nach einer Krankheit noch verbleibt, findest Du im Überblick zur Urlaubsberechnung alle gesetzlichen Grundlagen.
Als Arbeitgeber kannst Du von Deinen Mitarbeitern bestimmte Pflichten einfordern. Diese solltest Du vorab klar kommunizieren.
Der Mitarbeiter muss die Erkrankung unverzüglich melden: noch am selben Tag, bevor sein regulärer Arbeitsbeginn wäre. Ob ein Anruf oder eine andere Meldeform ausreicht, hängt von Deiner internen Regelung ab.
Empfehlung: Weise Dein Team vor dem Urlaub schriftlich auf die Meldepflicht hin. Wer nicht weiß, dass er aktiv anrufen muss, meldet sich vielleicht gar nicht oder zu spät.
Der Mitarbeiter muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Darauf muss stehen, dass er für die betroffenen Tage arbeitsunfähig erkrankt ist. Ohne diese Bescheinigung kannst Du die Tage nicht als Krankheitstage werten und damit auch nicht zurückbuchen.
Seit 2023 läuft das für gesetzlich Versicherte über die elektronische AU (eAU): Der Arzt übermittelt die Bescheinigung digital an die Krankenkasse, Du rufst sie dort ab. Mehr dazu im Abschnitt zur eAU weiter unten.
Bei Krankheit im Ausland gilt: Auch dort muss ein Arzt aufgesucht werden. Eine ausländische Bescheinigung ist grundsätzlich anerkannt, in manchen Ländern kann eine beglaubigte Übersetzung notwendig sein.
Krank geworden heißt nicht: Urlaub verlängert. Der Mitarbeiter muss zum ursprünglich geplanten Datum zurückkehren oder die Verschiebung vorher mit Dir abstimmen. Wer ohne Absprache fernbleibt, riskiert eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens.
Hier beginnt die eigentliche Arbeit auf Deiner Seite. Vier Schritte, die Du konsequent durchziehen musst.
Sobald die Meldung eingeht: Datum, Uhrzeit, Meldeweg und betroffene Tage festhalten. In einem deskless Betrieb bedeutet das außerdem: Welche Schichten sind betroffen? Wer springt ein?
Wer die Krankmeldung im HR-System direkt einträgt, hat die Datenbasis für alle weiteren Schritte sofort bereit.
Fordere die AU-Bescheinigung an oder warte den digitalen Eingang per eAU ab.
Speichere sie so, dass die Lohnabrechnung darauf zugreifen kann. Wichtig: Die eAU kannst Du erst abrufen, nachdem der Mitarbeiter beim Arzt war.
Das ist der entscheidende Schritt: Im Abwesenheitssystem werden die erkrankten Tage von „Urlaub" auf „Krankheit" umgestellt. Das Urlaubskonto aktualisiert sich entsprechend.
Konkretes Beispiel: Lisa hat 10 Urlaubstage vom 14. bis 25. Juli genehmigt. Am Mittwoch, 16. Juli, wird sie krank. Die AU-Bescheinigung gilt für den 16. bis 20. Juli (5 Werktage). Diese 5 Tage werden als Krankheit erfasst, nicht als Urlaub. Lisa kehrt am 21. Juli planmäßig zurück. Ihr verbleibendes Urlaubsguthaben: 10 minus 5 = 5 Urlaubstage.
Für die Krankheitstage gilt das Entgeltfortzahlungsgesetz: Du als Arbeitgeber zahlst das reguläre Gehalt fort, bis zu sechs Wochen. Urlaubstage werden dabei nicht abgezogen und das Gehalt nicht gekürzt. Informiere Deine Lohnabrechnung über die geänderte Abwesenheitsart, damit die Abrechnung stimmt.
Wie viel Resturlaub steht Lisa noch zu? Mit dem Resturlaub-Rechner von Kenjo berechnest Du den korrigierten Urlaubssaldo direkt online.
Seit Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich Versicherte Pflicht. Für Arbeitgeber ändert das den Ablauf:
Du bist damit nicht darauf angewiesen, dass der Mitarbeiter Dir die Bescheinigung zuschickt. Du kannst den Eingang aktiv über Dein System anfragen, sobald der Mitarbeiter gemeldet hat, dass er beim Arzt war.
Bei Krankheit im Ausland: Die eAU greift hier nicht. Ausländische Ärzte übermitteln nicht an die deutsche Krankenkasse. Fordere in diesem Fall eine Papierbescheinigung vom Mitarbeiter direkt an.
Alles zur elektronischen AU-Bescheinigung: Fristen, Ablauf und was Du tun musst, wenn der Eingang fehlt.
Zurückgegeben werden nur die Tage, für die eine Arbeitsunfähigkeit ärztlich bescheinigt ist. Keine Bescheinigung, keine Gutschrift.
Wochenenden und Feiertage: Fallen Krankheitstage auf einen Samstag oder Sonntag, werden diese nicht zurückgebucht. Sie zählen ohnehin nicht als Urlaubstage. Gleiches gilt für gesetzliche Feiertage.
Konkretes Rechenbeispiel: Lisa erkrankt am Mittwoch, 16. Juli. Die AU gilt bis einschließlich Sonntag, 20. Juli. Zurückgebucht werden 3 Werktage (Mittwoch, Donnerstag, Freitag). Samstag und Sonntag bleiben unberücksichtigt.
Den korrigierten Urlaubssaldo nach einer Krankheit berechnest Du mit dem Resturlaub-Rechner von Kenjo.
§ 9 BUrlG gilt auch bei Erkrankung im Ausland. Der Mitarbeiter ist verpflichtet, einen Arzt aufzusuchen und die Erkrankung zu melden. Eine ausländische Bescheinigung ist grundsätzlich anerkannt.
Empfehlung für Deine Urlaubsrichtlinie: Weise Mitarbeiter vorab darauf hin, dass die Meldepflicht auch im Ausland gilt. Innerhalb der EU übernimmt die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) die Behandlungskosten.
Ist ein Mitarbeiter bereits krank, bevor der Urlaub beginnt, wird der Urlaub verschoben, nicht gestrichen. Der Mitarbeiter muss unverzüglich melden und zu einem späteren Zeitpunkt neue Urlaubstage beantragen. Die bereits genehmigten Tage verfallen nicht.
Was gilt bei einer rückwirkenden Krankschreibung? Die Antwort liefert der Artikel zur rückwirkenden Krankschreibung.
Häufiger Irrtum: Ist das Kind des Mitarbeiters krank, schlägt das nicht auf den Urlaub durch. § 9 BUrlG bezieht sich ausschließlich auf die eigene Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters.
Das Elternteil kann Kinderkrankentage nach § 45 SGB V in Anspruch nehmen. Die genehmigten Urlaubstage werden dadurch aber nicht zurückgebucht.
Dauert die Erkrankung länger als sechs Wochen, endet die Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers. Ab diesem Zeitpunkt zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Die Urlaubstage, die auf die bescheinigten Krankheitstage fallen, werden unabhängig davon zurückgebucht.
Wichtig: Bei Langzeiterkrankung verfällt der nicht genommene Urlaub nicht automatisch am Jahresende. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass der Urlaubsanspruch bei Langzeitkrankheit bis zu 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres fortbesteht.
Nein. Wenn Du für die betroffenen Tage eine AU-Bescheinigung vorlegst, darf der Arbeitgeber diese Tage nicht als Urlaub werten. § 9 BUrlG ist zwingend und kann vertraglich nicht eingeschränkt werden.
Du solltest es so früh wie möglich tun. Ohne AU-Bescheinigung für die betroffenen Tage kannst Du die Urlaubstage nicht zurückfordern. Warte also nicht ab, bis Du zurück bist.
Bist Du am letzten Urlaubstag oder darüber hinaus noch krankgeschrieben, gilt für die Folgetage eine normale Krankmeldung. Du musst Deinen Arbeitgeber informieren. Der Urlaub selbst verlängert sich dadurch nicht automatisch.
Nein. Die Krankheitstage werden Deinem Urlaubskonto gutgeschrieben, nicht neu hinzugefügt. Du bekommst genau die Tage zurück, an denen Du nachweislich krank warst. Mehr nicht.
Den Urlaubssaldo manuell korrigieren, die AU eintragen, die Lohnabrechnung informieren: Wer das mit Tabellenkalkulationen oder Papier abwickelt, braucht dafür Zeit und macht dabei Fehler.
In Kenjo stellst Du eine Abwesenheit direkt von „Urlaub" auf „Krankheit" um. Der Urlaubssaldo aktualisiert sich ohne weiteren Aufwand. Nichts muss manuell übertragen werden.
Kenjo ruft außerdem die eAU direkt von der Krankenkasse ab. Du musst nicht warten, bis der Mitarbeiter die Bescheinigung zuschickt.
In deskless Betrieben erkennt das System beim Eintragen der Krankmeldung gleichzeitig, welche Dienste nicht besetzt sind. Du siehst die Lücke sofort und kannst reagieren, bevor der Schichtplan ins Wanken gerät.
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Die Regel ist klar: Wer während des Urlaubs arbeitsunfähig krank ist und das ärztlich belegt, bekommt die Urlaubstage zurück. Für Dich als Arbeitgeber bedeutet das konkrete Schritte: Meldung dokumentieren, AU sichern, Abwesenheitsart korrigieren, Lohnfortzahlung sicherstellen. Je schneller das im System abgebildet ist, desto sauberer laufen Abrechnung und Schichtplan weiter.