Effiziente Zeiterfassung & Abwesenheitsverwaltung mit KI: Wie :pxtra die Kenjo API für Slack integriert hat

:pxtra ist die innovative Plattform für Mitarbeiter-Benefits, welche Unternehmen dabei unterstützt, ihren Mitarbeitenden individuelle und attraktive Zusatzleistungen anzubieten. Als Kunde und Partner von Kenjo nutzt :pxtra die Systemoffenheit unserer HR-Software, um eigene, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Ein beeindruckendes Beispiel dafür ist der kenjoBot – ein interner, mit n8n (einer Automatisierungsplattform) entwickelter Automatisierungs-Bot, der die Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung direkt in Slack ermöglicht.

Die Herausforderung: Zeiterfassung in den bestehenden Kommunikationsfluss integrieren

Für :pxtra ist Slack das zentrale Tool für Kommunikation und die tägliche Zusammenarbeit. Da alle Mitarbeitenden hier aktiv sind, die ideale Gelegenheit also, den Kanal auch für die Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung zu verwenden und somit auf die tägliche Nutzung der Mitarbeitenden abzustimmen. Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu entwickeln, die den bestehenden HR-Prozess mit Kenjo optimal ergänzt und gleichzeitig eine hohe Interaktion und Benutzerfreundlichkeit sicherstellt.

Die Lösung: Zeiterfassung und Abwesenheiten per Slack

Dank der Unterstützung durch n8n hat :pxtra einen Bot realisiert, der Kenjo direkt mit Slack verknüpft. Die Idee: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten per Text- oder Sprachnachricht in Slack melden. Der Bot übernimmt die Umwandlung unstrukturierter Eingaben in strukturierte Daten für Kenjo und überträgt sie über die Kenjo API ins System.

So funktioniert der Workflow

1. Eingabe per Slack: Mitarbeitende senden eine Nachricht an den internen Bot in Slack – entweder als Text- oder Sprachnachricht (z.B. “Ich nehme heute einen Karenztag”
   
   
2. Verarbeitung durch KI: Eine KI analysiert die Nachricht und erkennt relevante Informationen wie Startzeit, Endzeit oder Abwesenheitstyp (in diesem Fall: heute ganztägig - Abwesenheitstyp: Karenztag)
   
   
3. Sicherheit & Datenaufbereitung: Damit die Kenjo API nur korrekte und berechtigte Einträge erhält, werden die Daten gefiltert und formatiert.
   
   
4. Übertragung an Kenjo: Die aufbereiteten Informationen werden automatisch in Kenjo gespeichert.
   
   
5. Bestätigung in Slack: Mitarbeitende erhalten eine Rückmeldung, dass ihre Zeiterfassung oder Abwesenheit erfolgreich erfasst wurde.

Technischer Hintergrund: Warum n8n & Kenjo API?

:pxtra hat sich bewusst für eine sichere Architektur entschieden. Die KI-Nodes in n8n haben keinen direkten Zugriff auf die Kenjo API. Stattdessen dient der Workflow als eine kontrollierte Schnittstelle, die nur berechtigte Anfragen weiterleitet. Das sorgt für eine klare Security-Trennung und schützt sensible Daten.

Der Nutzen: Mehr Effizienz und weniger Verwaltungsaufwand

Die Vorteile dieser Automatisierung liegen auf der Hand:

✔ Zeiteinsparung: Mitarbeitende müssen nicht mehr in verschiedene Systeme wechseln – alles geschieht direkt in Slack.
✔ Fehlerminimierung: Automatische Verarbeitung reduziert Eingabefehler.
✔ Mehr Transparenz: Mitarbeitende sehen sofort, ob ihr Eintrag korrekt verarbeitet wurde. ✔ HR-Entlastung: Weniger manuelle Nachbearbeitung für das HR-Team von :pxtra.

Was zeigt dieser Use Case über Kenjo?

Die Integration der Kenjo API durch :pxtra zeigt, welche flexiblen Lösungen durch die Systemoffenheit von Kenjo möglich sind. Dank der umfangreichen API können Unternehmen eigene Automatisierungsprozesse entwickeln, um ihre HR-Prozesse effizienter zu gestalten. :pxtra ist ein perfektes Beispiel dafür, wie ein modernes HR-Team Technologie nutzt, um den Alltag für Mitarbeitende und HR-Teams gleichermaßen zu erleichtern.