Angesichts hoher Lebenshaltungskosten und chronischem Personalmangel hat sich die Rolle von Mitarbeiter-Benefits verändert. Früher waren sie ein nettes Extra, heute müssen sie spürbar entlasten—einfach, flexibel, prüfsicher.
Daniel Dominiczak von pxtra hat in unserem Podcast seine erprobten Tipps geteilt.
Wenn Deine Leute nicht wissen, was es gibt, es nicht verstehen oder der Abruf zu umständlich ist, bleibt der Effekt aus. In Schichtumgebungen gehören Infos dorthin, wo Arbeit passiert: Aushang am Standort, kurze Ansage beim Schichtwechsel, QR-Code zur Kurzinfo. Definiere einen klaren Verantwortlicher und feste Reaktionszeiten für Rückfragen.
„Es fängt meist mit der Kommunikation an. Wenn ich als Mitarbeiter oder Mitarbeitende gar nicht weiß, was könnte ich denn nutzen, was wird mir denn angeboten, kann ich natürlich auch schlecht darauf zugreifen. Und wenn es dann noch kompliziert ist, wird es komplett ignoriert.“
— Daniel Dominiczak, pxtra
Vereinfache den Ablauf: einheitliche Regeln, kurze Anträge, automatische Erinnerungen. Für planbare Abläufe im Alltag hilft Schichtplanung – Infos und Hinweise fließen so direkt in den Dienstplanprozess.
Starte mit Leistungen, die viele erreichen (z. B. Essenszuschuss, Sachbezug) und die sich in einem Satz erklären lassen: „Was bekomme ich? Wie löse ich es ein?“ Lege eine kurze, immer gleiche Schrittfolge fest (Info → Anspruch → Einlösung) und verankere sie sichtbar am Standort und in der mobilen Kommunikation.
„Es muss leicht verständlich sein, es muss gut nutzbar sein. Und es muss wirklich das Leben vereinfachen, nicht verkomplizieren. Wenn es zu viele Klicks sind oder wenn man erst ein Handbuch lesen muss, dann funktioniert es nicht.“
— Daniel Dominiczak, pxtra
Für häufige Rechtsfragen lohnt eine kompakte Erstorientierung. Nutze den Arbeitsrecht-Helfer, um Standards sauber zu klären, und dokumentiere Deine internen Regeln zentral, damit Teamleitungen schnell nachschauen können.
In Produktion, Logistik, Pflege oder Gastro zählen „griffbereite“ Lösungen, die ohne große Einarbeitung funktionieren. Erkläre jede Leistung konkret und verknüpfe die Ausgabe mit bestehenden Routinen—z. B. Onboarding, Schichttafel, Monatsinfo der Teamleitung.
„Ist es wirklich knackig und schnell nutzbar für meine Mitarbeitenden? Also nicht irgendwas, was ich groß erklären muss, sondern etwas, das sofort verstanden wird. Gerade im Schichtbetrieb hat niemand Lust, lange Anleitungen zu lesen.“
— Daniel Dominiczak, pxtra
Digitale Basisprozesse schaffen Fairness und Übersicht: Zeiterfassung, Abwesenheiten, Zuschläge. Wenn Du erst einmal klein starten willst, nutze den kostenlosen Urlaubsplaner 2025 für transparente Abwesenheiten und Kapazitäten—und skaliere danach mit Kenjo weiter.
Ein klar kommuniziertes Budget zusätzlich zum Gehalt fühlt sich nach echter Anerkennung an—besonders, wenn es möglichst gleich verteilt ist. Lege transparente Spielregeln fest (z. B. monatlicher Betrag, Fristen, einfache Nachweise) und minimiere Unterschiede zwischen Gruppen, um Diskussionen in der Schicht zu vermeiden.
„Bei pxtra legt die HR generell erst mal ein Budget fest. Das heißt, jeder Mitarbeitende weiß: Ich habe zum Beispiel 50 Euro im Monat, die ich frei nutzen kann. Und das kommt zusätzlich zum Gehalt, das ist ganz wichtig, sonst verpufft der Effekt.“
— Daniel Dominiczak, pxtra
Wichtig für die Umsetzung: prüffähige Dokumentation und saubere Übergabe in die Abrechnung. Kenjo unterstützt Dich mit vorbereitender Lohnabrechnung (inkl. DATEV-Export) und audit-fähigen Nachweisen. Für die operative Planung bleibt Schichtplanung Deine Zentrale.
Plane Mitarbeiter-Benefits als lebenden Prozess. Einmal pro Halbjahr Nutzung und Zufriedenheit prüfen, Portfolio anpassen und Änderungen dokumentieren.
„Dieses deutsche Steuerrecht ist kompliziert. Es ändert sich ständig, und wenn man das nicht im Blick behält, läuft man Gefahr, dass ein Benefit plötzlich nicht mehr steuerfrei ist. Deshalb sollte man mindestens einmal im halben Jahr prüfen, ob noch alles passt.“
— Daniel Dominiczak, pxtra
So bleibt das Angebot wirkungsstark—und neue Anforderungen im Team werden schnell sichtbar.
Zum Einstieg pragmatisch bleiben und dann ausbauen. Für zusätzliche Orientierung rund um Urlaubsplanung und Saisonspitzen lohnt der Überblicksartikel Der kostenlose Urlaubsplaner 2025 – Online statt Excel; er zeigt, wie Du Planung digital und nachvollziehbar strukturierst—passend für wechselnde Schichten und mobile Nutzung.