Seit strengeren Bürorichtlinien in vielen Unternehmen hat sich die Diskussion um Hybridarbeit gedreht. Früher hieß es „alle ins Büro“ oder „alles remote“, heute funktioniert nur ein flexibler Rahmen mit klaren Spielregeln. Du musst Dich anpassen – und hier steht, wie.
Christopher Bieri, Co-Founder und CEO von Seatti, hat mit uns gesprochen und seine Tipps geteilt: seatti.co.
Setze als Unternehmensrahmen einen klaren Korridor (z. B. rund 50 % Office) und begründe ihn mit Lerneffekten, Onboarding, Austausch und Qualität. Vermeide starre, global verordnete „Pflichttage“ – richte Präsenz an Phasen aus. So bleibt die Planung flexibel und nah am Wertstrom.
„Was wir sehen, ist, dass zunehmend Regelungen oder Einreize eingeführt werden, dass die Leute so ziemlich genau 50% der Zeit ins Office kommen sollen, oft auch dann noch gepaart mit zusätzlicher Flexibilität, dass man on top vielleicht noch ein, zwei Monate Workation oder dergleichen machen kann.“
— Christopher Bieri, Seatti
Für operative Teams heißt das: Präsenz ist Mittel zum Zweck, nicht Selbstzweck. Teams definieren die sinnvollen Office-Fenster, HR stellt Leitplanken und sorgt dafür, dass Plan, Ist-Zeiten und Freigaben sauber dokumentiert sind – audit-ready und mit Blick auf die vorbereitende Lohnabrechnung.
Sichtbarkeit senkt Reibung: Wer ist wann vor Ort? Wer remote? Statt Chat-Ping-Pong brauchst Du eine zentrale Wahrheit. Richte ein einfaches Dienstplan ein, das Rückfragen überflüssig macht, und definiere leichtgewichtige „Team-Fenster“ als Default – ohne Zwang.
„Und was unsere Kunden uns sagen, ist: „Ich habe einfach eine Routine. Ich bin es einfach gewohnt, von zu Hause zu arbeiten und ich brauche schon irgendwie dann einen sehr großen Anreiz, der mich aus meiner Routine ausbrechen lässt, dann wieder ins Office zu kommen.“
— Christopher Bieri, Seatti
Im Schichtbetrieb gilt dasselbe Prinzip: Tagesbesetzung, kurzfristige Änderungen und Abwesenheiten müssen in Echtzeit klar sein. Mobile Zeiterfassung und tägliche Freigaben geben Teamleitungen die Kontrolle über die Ist-Situation – weniger Koordination, weniger Fehler, stabilere Übergaben.
So setzt Du es auf: Jedes Team erarbeitet eine kurze Charter mit Zweck der Office-Tage, Frequenz, Ritualen, Erreichbarkeitsregeln und Umgang mit kurzfristigen Änderungen. Owner sind Teamlead und eine Mitarbeitendenvertretung; HR liefert die Vorlage, prüft Konsistenz und dokumentiert die Ergebnisse zentral.
„Die haben dann die Team-Chart das aufgesetzt, wo sich jedes Team individuell mit dem Management, mit dem Team-Leads, aber auch mit den einzelnen Mitarbeitenden des Teams zusammengesetzt haben und ein paar simple Fragen für sich beantwortet haben, wie: Wann macht es für uns Sinn, ins Büro zu kommen? Wann macht es für uns auch keinen Sinn, ins Büro zu kommen?“
— Christopher Bieri, Seatti
Für Frontline-Teams übersetzt sich die Charter in klare Schnittstellen: Plan → mobile Ist-Zeiten → tägliche Freigaben → Export für Lohnvorbereitung (DATEV-kompatibel). Das reduziert Korrekturen, erhöht Verlässlichkeit und schützt Dich in Audits – ohne Bürokratie-Overkill.
Hybride Flexibilität ersetzt Kommunikation nicht – sie macht sie notwendiger. Lege deshalb eine verbindliche Cadence fest: kurzes Weekly-Stand-up plus ein asynchrones Freitags-Update mit drei Punkten (Ziele, Fortschritt, Blocker). Das hält alle synchron, unabhängig vom Arbeitsort.
„Diese was auch immer das sind, 20, 30% zusätzlicher Flexibilität, die man durch hybride Arbeit bekommt. Ungefähr diese 20, 30% muss man dann auch investieren in mehr und bessere Kommunikation mit dem Team, mit dem Team Leads.“
— Christopher Bieri, Seatti
Mach Ergebnisse sichtbar: Plane Kommunikationsfenster z.B. als eigene Blöcke in der Schichtplan Software (z. B. „Meeting 09:00“), dokumentiere Ist-Zeiten, Freigaben und kurze Notizen direkt dort. So können Teamleitungen Schichten feinjustieren, ohne nachzufassen, und die Datenbasis bleibt vollständig – die Basis für eine saubere, vorbereitende Lohnabrechnung.
Werde konkret: Plane für Frontline-/Schichtmitarbeitende 1–2 Homeoffice-Tage pro Monat (oder ein Paar 4-Stunden-Blöcke) für Admin, E-Learning und Unterweisungen. Voraussetzung ist eine gesicherte Schichtabdeckung und vorbereitete Inhalte (Zugänge, Module, Checklisten). Blocke diese Zeiten im Dienstplan, erfasse sie mobil und lass sie wie reguläre Arbeitszeit freigeben.
„So hatten die [auch] zumindest ein, zwei Homeoffice-Tage pro Monat.“
— Christopher Bieri - Seatti
So schaffst Du planbare Flexibilität, ohne die Linie auszudünnen: 1) Teamleitung priorisiert geeignete Off-Floor-Aufgaben, 2) kurze „Digitalführerschein“-Basics stellen sicher, dass alle mit App und Unterlagen klarkommen, 3) klare Tauschregeln erhalten die Besetzung vor Ort, 4) Dokumentation landet im System – audit-ready und zahlbar in Qualität, Bindung und Qualifizierung.