Digitalisierung, Fachkräftemangel und steigende Compliance-Anforderungen verändern HR – besonders dort, wo gearbeitet wird: in Werkhallen, auf Touren, im Service. Früher galt „irgendwie verwalten“, heute zählt „skalierbar, audit-ready, mobil“.
In unserem Kenjo-Podcast teilt Alexandra Edl (Edl Consulting) praxisfeste Tipps aus Scale-ups und Konzernen.
Im Schicht- und Frontline-Alltag passt nicht jede gute Fachkraft automatisch ins Team. Lege mit Führung und Schichtleitungen klare Kriterien fest und standardisiere kurze, realistische Team-Touchpoints, zum Beispiel einen Kaffee-Check vor dem Vertragsangebot. Zuständigkeit: Recruiting plus jeweilige Teamleitung.
„Auch da, sich recht früh klarzuwerden, wen wollen wir auch kulturell? Also diesen Cultural-Fit-Interview, den einige Unternehmen führen, finde ich enorm wichtig, auch zu überlegen, wer soll involviert sein in so einem Recruiting-Prozess?“
— Alexandra Edl, Edl Consulting
Dokumentiere Entscheidungen zentral im HR-System und trenne Fach- von Cultural-Interviews. So bleiben Prozesse fair, reproduzierbar und skalierbar – selbst bei vielen parallelen Einstellungen. Praktisch weiter: Wenn Du Schichtwünsche und Verfügbarkeiten sauber erfassen willst, nutze Kenjos Kostenloser Schichtplaner als Startpunkt.
In Wachstumsphasen verlierst Du ohne Single Source of Truth Zeit und Geld. Priorisiere in Phase 1: digitale Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheiten und ATS – alles integriert, mobil & prüfsicher.
„Wir brauchen ganz schnell zentral eine Personalverwaltungssoftware.“
— Alexandra Edl, Edl Consulting
Für Deskless-Teams sind Mobile App und Terminal-Option (QR/PIN) Pflicht.
HR führt die Einführung, IT und Operations flankieren Umsetzung, Rechte und Datenschutz. Zielbild: ein Login, ein Datenmodell, ein Reporting – mit Exporten für vorbereitende Lohnabrechnung (z. B. DATEV-Schnittstelle). Starte hier: Zeiterfassung von Kenjo und Zeiterfassungs-Terminal.
Ohne Standardprozesse für On-/Offboarding, Schichtplanung, Urlaubsfreigaben und Krankmeldungen explodieren Ad-hoc-Anfragen. Definiere pro Prozess Ziel, Schritte, SLA, Zuständigkeit und Systemschritte. Im Schichtbetrieb heißt das: klare Freeze-Fenster für Dienstpläne, Eskalationspfade bei Unterdeckung sowie kurze Checklisten für Tages- und Wochenturnus.
„Wir brauchen Standards, wir brauchen Prozessdefinitionen, damit wir überhaupt skalierbar werden.“
— Alexandra Edl, Edl Consulting
Dokumente gehören in die digitale Personalakte, Genehmigungen in Workflows, Zeiten in die App – alles audit-ready. Für saisonale Peaks helfen Vorlagen und Wiederverwendbarkeit.
Als operatives Hilfsmittel sorgt der kostenlose Urlaubsplaner 2025 für Transparenz über Abwesenheiten je Standort und Team.
Employee Self Service (Zeitbuchung, Urlaubsantrag, Dokumente, Schichttausch) entlastet HR – wenn Du ihn geführt einführst. Plane Schulungen für Vorarbeiter und Teamleitungen, kurze Videoguides für Mitarbeitende und klare „Wer-macht-was“-Regeln, etwa Krankmeldung via App und Attestnachreichung. Starte mit Pilotbereichen (eine Halle oder ein Depot), sammle Feedback in Sprints und rolle erst danach flächig aus.
„Was ich gar nicht schön finde, ist, wenn man zu viele dieser verwaltenden Sachen auch Führungskräfte und Mitarbeiter abwälzt.“
— Alexandra Edl, Edl Consulting
Achte auf Compliance (Arbeitszeitgesetz, Pausen, Ruhezeiten) und Datenqualität. Bei arbeitsrechtlichen Fragen hilft zur Orientierung Kenjos Arbeitsrecht-Helfer – ideal für eine erste Einordnung (ohne Rechtsberatung).
Mache People Analytics zum Standard: Definiere Kern-KPIs (Besetzungszeit, Krankenquote je Schicht und Standort, Überstunden, Plan-Ist-Abgleich, Fehlzeitenkosten), baue regelmäßige Reviews mit Operations und Finanzen, und verknüpfe Maßnahmen mit Effekten (zum Beispiel geringere Unterdeckung, weniger Leiharbeit, stabilere OEE). Wichtig: Daten müssen nahtlos aus Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten kommen – mobil erfassbar und prüfsicher dokumentiert.
„Jetzt kann ich HR auf nächstes Level bringen und wir gehen jetzt mal analytischer durch, zahlengetriebener durch, wirklich auch strategisch und prozessual denkend“
— Alexandra Edl, Edl Consulting
Setze quartalsweise Hypothesen-Reviews auf, entscheide auf Basis von Zahlen und gib der Geschäftsführung ein einheitliches Dashboard. So wird HR vom Verwalter zum Mitgestalter – mit direktem Beitrag zu Kosten & Qualität.