Ab dem 1. Januar 2027 fällt eine Ausnahme weg, auf die sich viele Betriebe seit Jahren verlassen. Wer seine Entgeltunterlagen bisher in Papierform oder als lose PDF-Sammlung geführt hat, muss dann umstellen. Der Grund: eine Änderung in § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Bislang durften Unternehmen bestimmte Entgeltunterlagen auf Antrag weiterhin in Papierform aufbewahren. Diese Ausnahme nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV läuft zum 31. Dezember 2026 endgültig aus. Ab dem 1. Januar 2027 gilt: Unterlagen wie Nachweise zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltsstatus, Krankenversicherungsbescheinigungen, Studienbescheinigungen, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht und A1-Bescheinigungen müssen elektronisch geführt werden. Und zwar vollständig, richtig und chronologisch geordnet, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar.
„Maschinell auswertbar" ist dabei der entscheidende Punkt. Ein eingescanntes PDF reicht nicht. Die Deutsche Rentenversicherung prüft Entgeltunterlagen im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) und übermittelt dafür seit 2023 Lohndaten und seit 2025 auch Finanzbuchhaltungsdaten automatisiert. Das System muss Daten strukturiert auslesen können, nicht nur ein Bild davon anzeigen.
Die Vorgabe gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Ob Praxis mit zwölf Mitarbeitern oder Logistikbetrieb mit dreihundert Beschäftigten: Sobald Du Entgeltunterlagen führst, für die bisher die Papier-Ausnahme galt, betrifft Dich die neue Regel ab dem Stichtag. Besonders betroffen sind Betriebe, die ihre Personalverwaltung bisher über mehrere Orte gleichzeitig organisieren, etwa Aktenschrank, geteilte Laufwerke und das Postfach der Lohnbuchhaltung parallel. Genau dort entstehen später die größten Lücken bei einer Prüfung.
Eine Betriebsprüfung ist ohnehin kein angenehmer Termin. Ohne elektronische, prüffähige Unterlagen wird sie aufwendiger: Die Rentenversicherung kann Beiträge schätzen, wenn Unterlagen fehlen oder nicht auswertbar sind, meist zu Ungunsten des Unternehmens. Es drohen Nachzahlungen und in bestimmten Fällen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro nach § 111 SGB IV. Dazu kommt der Zeitaufwand: Unterlagen händisch zusammenzusuchen, wenn die Prüferin oder der Prüfer bereits im Haus ist, kostet Nerven und Personalkapazität, die in kleineren HR-Teams ohnehin knapp ist.
Ein Punkt entlastet viele Unternehmen sofort: Für Unterlagen, die vor dem 1. Januar 2027 entstanden sind, gilt keine Pflicht zur rückwirkenden Digitalisierung. Die Vorgabe betrifft neue Dokumente ab dem Stichtag. Wer also jetzt anfängt, muss nicht erst Jahre an Papierakten einscannen, sondern kann den Prozess für neue Unterlagen sauber aufsetzen und von dort aus wachsen.
Vier Schritte machen aus der Frist eine überschaubare Aufgabe statt eines Jahresendspurts:
Verschaffe Dir zuerst einen Überblick, wo Entgeltunterlagen aktuell liegen und wer im Team Zugriff darauf hat. Notiere Dir, welche Dokumente noch auf Papier existieren und welche bereits digital sind, aber verstreut über mehrere Ablagen.
Führe die Unterlagen an einem zentralen, digitalen Ort zusammen. Verteilte Ablagen sind der Hauptgrund, warum Prüfungen heute so lange dauern und warum einzelne Nachweise im Ernstfall einfach nicht auffindbar sind.
Prüfe, ob Dein System Daten wirklich strukturiert auslesen kann und nicht nur Dateien speichert. Ein Ordner voller PDFs ist digital, aber nicht maschinell auswertbar. Frag im Zweifel direkt bei Deinem Anbieter nach, ob euBP-Prüfungen unterstützt werden.
Kläre mit Deinem Steuerberater oder Lohnbüro, ob deren System kompatibel ist. Genau an dieser Schnittstelle entstehen in der Praxis die meisten Verzögerungen, etwa wenn Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden müssen, weil ein Format nicht zum anderen passt.
Leg dabei realistisch los: Die Umstellung muss nicht in einer Woche stehen. Wer im letzten Quartal 2026 mit den ersten beiden Schritten beginnt, hat bis zum Stichtag ausreichend Zeit für einen sauberen Übergang.
In Gesprächen mit HR-Verantwortlichen taucht ein Muster immer wieder auf: Die Digitalisierung der Personalakte beginnt selten aus Vorschrift, sondern aus Frustration im Alltag. Eine Information für die Abteilungsleitung zusammensuchen zu müssen, weil sie nur in der Papierakte steckt, kostet jedes Mal Zeit. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten kommt oft noch dazu, dass ein Standort keinen Zugriff auf die Unterlagen eines anderen hat und Lohndaten jeden Monat händisch zusammengetragen werden müssen. § 8 BVV setzt jetzt eine Frist für etwas, das in den meisten Betrieben ohnehin überfällig war.
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