Stell Dir vor: Ein Planer erstellt freitagnachmittags den Dienstplan für die nächste Woche. Zwei Schichten gehen an denselben Mitarbeiter am selben Tag, eine morgens, eine abends. Zusammen überschreiten sie die gesetzliche Tageshöchstarbeitszeit. Der Planer merkt es nicht. Das System meldet nichts. Der Dienstplan wird veröffentlicht. Die Lohnabrechnung läuft. Und irgendwo beginnt eine Compliance-Uhr zu ticken.
Das ist kein seltener Ausnahmefall. Es ist ein alltäglicher Planungsfehler, der in jeder Branche mit Schichtbetrieb vorkommt. Je größer das Team, je komplexer der Plan, desto wahrscheinlicher wird er.
Das EU-Arbeitsrecht setzt einen klaren Rahmen: maximal 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt über einen Bezugszeitraum, mit mindestens 11 aufeinanderfolgenden Stunden täglicher Ruhezeit. Die einzelnen Länder legen darüber hinaus eigene Tagesmaxima fest. Das rechtliche Risiko ist nicht abstrakt. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen und zu überwachen. Wer das nicht tut, riskiert empfindliche Bußgelder.
Das Schwierige für HR-Teams: Verstöße gegen die Tageshöchstarbeitszeit fallen leicht durch, wenn sie sich über einen vollen Dienstplan mit 40 Mitarbeitern verteilen. Eine überlange Schicht an einem Mittwoch fällt visuell nicht auf. Ohne automatische Erkennung muss der Planer die gesetzlichen Schwellenwerte für jeden Mitarbeiter jeden Tag im Kopf behalten. Das ist keine realistische Erwartung.
In der Kenjo Schichtplanung gibt es jetzt einen neuen Konflikttyp: den Konflikt bei täglicher Höchstarbeitszeit. Er liegt im selben Bereich Konflikte und Automatisierungen, den Planer bereits kennen. Kein neuer Ablauf, den es zu lernen gilt. Ist er aktiviert, überwacht die Personaleinsatzplanung die geplante Gesamtarbeitszeit pro Mitarbeiter und Tag und meldet sofort einen Konflikt, sobald sie das festgelegte Tagesmaximum überschreitet.
Die Schwellenwerte sind nicht fest einprogrammiert. Die Personaleinsatzplanung liest sie direkt aus den bereits konfigurierten Arbeitszeitprofilen aus, genau dort, wo die täglichen Höchstarbeitszeiten definiert sind. Verschiedene Mitarbeiter können damit unterschiedliche Limits haben, je nach Rolle, Vertragsart oder Standort. Wer ein 10-Stunden-Profil hat, löst den Konflikt erst bei 10 Stunden. Wer ein 8-Stunden-Profil hat, schon früher.
Ein konkretes Beispiel: Ein Planer weist einem Mitarbeiter mit 8-Stunden-Limit eine erste Schicht von 8 Stunden 30 Minuten zu. Der Konflikt erscheint sofort, schon bei dieser ersten Schicht, das Limit ist bereits überschritten. Bei einem Mitarbeiter mit 10-Stunden-Profil lösen zwei Schichten am selben Tag, zum Beispiel eine Frühschicht und eine Abendverlängerung von 19 bis 22 Uhr, den Konflikt aus, sobald die Summe 10 Stunden übersteigt. Der Planer sieht es direkt in der Schichtansicht.
Es gibt außerdem eine konfigurierbare Ausnahmeregelung. Ist der Konflikt aktiv, aber das Veröffentlichen trotzdem erlaubt, erhält der Planer beim Veröffentlichen eine deutliche Warnung und kann trotzdem fortfahren. Der Konflikt ist sichtbar und wird protokolliert. Er wird nicht still übergangen. Für Teams, die gelegentlich Flexibilität brauchen, bei saisonalen Spitzen oder Notfallbesetzungen, bedeutet das: informiert bleiben, ohne blockiert zu werden.
Verstöße gegen das Arbeitszeitrecht nachträglich zu korrigieren, kostet ein Vielfaches dessen, sie beim Planen zu erkennen. Nachzahlungsforderungen, behördliche Prüfungen, arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen: Das sind die realen Konsequenzen. Die EU-Arbeitszeitrichtlinie stellt die Pflicht zur systematischen Arbeitszeitüberwachung eindeutig beim Arbeitgeber. Dieser Konflikttyp ist eine direkte Antwort darauf.
Und es gibt einen weiteren Aspekt. Wenn Kenjo den KI-Assistenten für die Dienstplanung weiterentwickelt, werden gesetzliche Rahmenbedingungen wie Tageshöchstarbeitszeiten direkt einfließen, auf welche Weise die KI Schichtvorschläge erstellt und prüft. Die Grundlage, die hier gelegt wird, richtlinienbasierte Schwellenwerte, mitarbeiterspezifische Regeln, Konflikterkennung beim Planen, wird Teil davon, wie der KI-Assistent Rechtmäßigkeit bei einer Empfehlung bewertet.
Wenn Du die Kenjo Personaleinsatzplanung bereits nutzt: Schaue nach, ob in Deinen Arbeitszeitprofilen tägliche Höchstarbeitszeiten hinterlegt sind. Wenn ja, kannst Du den Konflikt bei täglicher Höchstarbeitszeit im Bereich Konflikte und Automatisierungen direkt aktivieren. Er greift sofort auf die vorhandenen Richtliniendaten zurück. Sind die Schwellenwerte noch nicht eingetragen, fang dort an. Der Konflikt ist nur so genau wie die Richtlinien, die Du definierst.