Wer nach einer Alternative zu Papershift sucht, stellt sich fast immer dieselbe Frage: Welcher Anbieter plant Schichten am besten? Das ist die falsche Frage.
Schichten planen kann heute jede Software in diesem Markt. Das ist das gelöste Problem. Was Betriebe in der Gastronomie, im Einzelhandel, in der Logistik oder im Gesundheitswesen wirklich unterscheidet, ist nicht der Schichtplan selbst. Es sind die zwei Schritte danach.
Denn wer seinen Dienstplan digitalisiert hat, steht danach vor zwei weiteren offenen Fragen:
Wie viele Stunden soll Mitarbeiter A diese Woche arbeiten? Diese Frage beantwortet der Schichtplan. Hier sind die meisten Tools stark.
Wie viele Stunden hat Mitarbeiter A tatsächlich gearbeitet? Das Ergebnis — die Iststunden — entscheidet über Über- oder Minusstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge, Kurzarbeit oder Fehlzeiten. Hier werden die meisten Tools schwächer.
Wie kommen diese Daten korrekt und vollständig zu Deinem Steuerberater oder direkt in DATEV? Wer rechnet die Zuschläge aus? Wer exportiert was in welchem Format? Hier bricht der Kreislauf bei den meisten Tools ab.
Das ist das eigentliche Entscheidungskriterium, wenn Du eine Papershift Alternative suchst. Nicht: Welcher Schichtplaner hat die schönste Oberfläche? Sondern: Welches System schließt den vollständigen Kreislauf von der geplanten Stunde bis zur abgerechneten Stunde — ohne dass Du dazwischen manuell in Excel eingreifst oder Daten von System A nach System B kopierst?
Dieser Vergleich beantwortet genau das.
| Anbieter | Bester Fokus | Schichtplanung | Zeiterfassung | DATEV-Anbindung | Kreislauf geschlossen? |
|---|---|---|---|---|---|
| Kenjo | KMU, operative Betriebe (25–500 MA) | KI-gestützt, direktin der Zeiterfassung integriert | App, Terminal, Web | Nativ (kein Export-Umweg) | Ja |
| Papershift | KMU, Gastronomie, Handel | Sehr Stark | App, Terminal | Via Marketplace Add-on | Teilweise |
| Ordio | Gastronomie, Einzelhandel, KI-Fokus | KI-gestützt | App, Web, GPS | Via Export/Schnittstelle | Teilweise |
| Staffomatic | KMU, Gastronomie, Events | Solide | App, Web | Via Export | Nein |
| Shiftbase | Gastro, Hotellerie, kleine Betriebe | Sehr Gut | App, Web | Via Schnittstelle | Nein |
| Quinyx | Enterprise (1.000+ MA) | KI-Algorithmus | App, Terminal | Via Enterprise-API | Ja (für Konzerne) |
| Factorial | Büro-KMU, White-Collar | Gut | App, Web | Eingeschränkt | Nein |
Mittelständische Betriebe (25 bis 500 Mitarbeiter) in operativen Branchen: Gastronomie, Einzelhandel, Logistik, Gesundheitswesen (Arztpraxen, MVZs, Pflegedienste), Produktion und Handwerk.
Kenjo ist das einzige System in diesem Vergleich, das alle drei Schritte des Lohnkreislaufs in einer einzigen Datenbank verwaltet. Der Schichtplan erzeugt automatisch die Planstunden für jeden Mitarbeiter. Die Zeiterfassung erfasst die Iststunden. Die Differenz berechnet das System: Überstunden, Minusstunden, Nacht- und Feiertagszuschläge. Alles fließt direkt in die vorbereitende Lohnabrechnung und von dort per nativer Schnittstelle zu DATEV oder Paychex. Kein Export. Kein Copy-Paste. Kein manuelles Zusammenführen am Monatsende.
Schichtplanung mit integriertem Planstunden-Konto: Jede geplante Schicht erzeugt sofort einen Soll-Wert im Zeitkonto des Mitarbeiters. Du siehst in Echtzeit, ob Dein Team über- oder unterbesetzt ist, und erhältst automatische Warnungen bei Verstößen gegen Ruhezeitregelungen.
Zeiterfassung, die mit dem Schichtplan spricht: Mitarbeiter stempeln per App, über den Browser oder am Zeiterfassungsterminal vor Ort per QR-Code oder PIN ein und aus. Das System vergleicht automatisch Plan- und Iststunden und markiert Abweichungen sofort zur Überprüfung.
Vorbereitende Lohnabrechnung ohne manuellen Eingriff: Zuschläge für Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Feiertage werden regelbasiert berechnet. Der DATEV-Export übergibt saubere, strukturierte Daten direkt an Deinen Steuerberater. Auch Paychex wird nativ unterstützt.
Eine App für alle: Deine Mitarbeiter beantragen Urlaub, sehen ihren Schichtplan, stempeln sich ein und heraus und laden Krankmeldungen hoch — alles in einer App, mit einer einzigen Anmeldung. Keine Fragmentierung zwischen Schichtplan-App und HR-App.
Papershift trennt Scheduling und HR in zwei Produkte (Plan und Pulse). Kenjo hält beides in einer einzigen Datenbank. Das ist nicht nur komfortabler: Es entscheidet darüber, ob Dein Lohnkreislauf am Monatsende zwei Stunden oder zwei Tage dauert.
Fazit: Die richtige Wahl, wenn Du den vollständigen Kreislauf von der geplanten Schicht bis zur fertigen Lohnvorbereitung in einem System schließen willst.
Gastronomie, Einzelhandel, Freizeit und Kultur, Handwerk. Betriebe ab wenigen Mitarbeitern bis zu mehreren Standorten. Ordio rechnet pro Standort (nicht pro Mitarbeiter), was das Tool für wachsende Betriebe mit stabiler Standortzahl attraktiv macht.
Ordio ist der technologisch modernste Anbieter in diesem Vergleich. Die Plattform hat einen KI-Agenten ("Nano AI") integriert, der Schichtpläne auf Basis von Mitarbeiterwünschen und Verfügbarkeiten vorschlägt. Dazu kommen Checklisten für operative Abläufe, GPS-Zeiterfassung und ein eigenes App-Ökosystem (Ordio App Store).
KI-gestützte Schichtplanung: Ordio schlägt basierend auf Verfügbarkeiten, Wünschen und historischen Mustern einen Schichtplan vor und reduziert den manuellen Planungsaufwand deutlich.
Checklisten und operative Automatisierung: Kein anderer Anbieter in diesem Vergleich deckt operative Abläufe wie HACCP-Kontrollen, Öffnungsprozesse oder Unfallberichte so direkt ab. Für Gastronomie und Handel ist das ein echter Mehrwert.
Transparente Standortpreise: Der feste Monatspreis pro Standort macht die Kalkulation einfach. Wächst das Team am Standort, steigt die Software-Rechnung nicht mit.
Breite Integrationslandschaft: Kassensysteme, DATEV, Addison und gängige Export-Formate (CSV, XLS, PDF) sind angebunden.
Ordio ist stark in der Planung und in operativen Abläufen. Die Lohnvorbereitung läuft über Exporte und Schnittstellen, nicht über eine native Verbindung. Das bedeutet: Du übergibst Daten an Deinen Steuerberater, aber das System rechnet nicht selbst vor, was Dein Mitarbeiter diesen Monat verdient hat. Für kleinere Betriebe ohne komplexe Zuschlagsberechnungen funktioniert das gut. Für Betriebe mit Nachtschichten, Feiertagszuschlägen und variablen Vertragsmodellen wird der manuelle Aufwand am Monatsende spürbar.
Fazit: Eine starke Wahl für gastronomische Betriebe, die modernen KI-Komfort in der Schichtplanung und operative Checklisten suchen. Für den vollständig geschlossenen Lohnkreislauf braucht Ordio externe Unterstützung.
Kleine und mittelständische Betriebe in Gastronomie, Einzelhandel, Hotellerie, Events, Lieferdienste und Pflege. Staffomatic zählt über 40.000 Nutzer und liegt preislich im günstigen Segment.
Staffomatic löst das Grundproblem zuverlässig: Weg von WhatsApp-Gruppen und Excel-Listen, hin zu einem digitalen Schichtplan, den Dein Team per App einsehen und mit dem es interagieren kann. Schichttausch unter Kollegen, Urlaubsanträge und Abwesenheitsübersichten funktionieren unkompliziert.
Einfacher Einstieg: Staffomatic ist innerhalb eines Tages einsatzbereit. Die Lernkurve ist flach.
Schichttausch und Mitarbeiterbeteiligung: Mitarbeiter können Schichten bewerben oder tauschen. Das reduziert den Koordinationsaufwand für den Planer.
Arbeitszeitkonto und Zuschlagsberechnung: Grundlegende Zeitkonten und Zuschläge sind enthalten.
Breite Branchenabdeckung: Staffomatic wird in über 60 Branchen eingesetzt und passt sich durch sein flexibles Modell vielen Betriebstypen an.
Staffomatic ist konsequent ein Schichtplaner. Eine eigene Personalakte, ein Onboarding-Modul oder eine native Lohnvorbereitung gibt es nicht. Die Lohnabrechnung läuft über Datenexporte, die Du dann manuell zu Deinem Steuerberater bringst. Für sehr kleine Betriebe ohne komplexe Lohnstrukturen reicht das. Sobald Zuschläge, unterschiedliche Vertragstypen oder mehrere Standorte ins Spiel kommen, wächst der manuelle Aufwand schnell.
Fazit: Ein solides Einstiegstool für kleine Teams, die hauptsächlich den Schichtplan digitalisieren wollen. Für den vollständigen Lohnkreislauf braucht Staffomatic externe Ergänzungen.
Kleine und mittelständische Betriebe in Hotellerie, Gastronomie und Freizeitgewerbe. Shiftbase kommt ursprünglich aus den Niederlanden und hat sich im deutschsprachigen Raum vor allem in der Gastronomie und im Einzelhandel etabliert.
Shiftbase punktet mit einer klaren, übersichtlichen Oberfläche und transparenten Preisen. Das System ist schnell eingerichtet und deckt die Kernfunktionen Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement solide ab.
Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche ist schlank und ohne unnötige Komplexität. Neue Planer finden sich schnell zurecht.
Transparente Preisgestaltung: Shiftbase publiziert seine Preise offen. Keine versteckten Tiers.
Gute Grundausstattung: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Überstundenkonto sind im Basis-Paket enthalten.
Lohnexport: Shiftbase exportiert aufbereitete Lohndaten an gängige Lohnbuchhaltungssysteme.
Shiftbase ist eine gute Insellösung für den Schichtbetrieb. Eine eigene HR-Plattform (Personalakte, Onboarding, Verträge) bietet das System nicht. Die Lohnanbindung läuft über Exporte, nicht über eine native Verbindung. Für Betriebe mit einfachen Lohnstrukturen reicht das. Wer Schichtzuschläge, mehrere Vertragslaufzeiten und eine saubere DATEV-Übergabe in einem System verwalten will, stößt bei Shiftbase an Grenzen.
Fazit: Eine gute Wahl für kleine Betriebe im Gastgewerbe, die ein übersichtliches Tool für Schichtplanung und Zeiterfassung suchen, ohne tiefe HR- oder Lohnfunktionen zu benötigen.
Großkonzerne und internationale Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern in globalem Einzelhandel, Logistik und Systemgastronomie.
Quinyx ist die hochgezüchtetste WFM-Lösung in diesem Vergleich. KI-basiertes Forecasting, bedarfsgetriebene Schichtplanung auf Basis von Wetterdaten und historischen Verkaufszahlen sowie globale Skalierbarkeit machen Quinyx zur ersten Wahl für Konzerne mit komplexen Planungsproblemen auf internationalem Niveau.
KI-Forecasting: Quinyx berechnet den Personalbedarf auf Basis externer Datenpunkte (Umsatz, Wetter, Events) und schlägt Schichtpläne vor.
Internationale Skalierbarkeit: Das System läuft in dutzenden Ländern gleichzeitig und erfüllt lokale Compliance-Anforderungen.
Tiefe Integrationsarchitektur: Quinyx lässt sich an große ERP- und HR-Systeme anschließen.
Algorithmus-basiertes Auto-Scheduling: Tausende Mitarbeiter werden vollautomatisch verplant.
Quinyx ist für den deutschen Mittelstand massiv überdimensioniert. Die Implementierung dauert Monate, erfordert externe Berater und setzt voraus, dass bereits ein separates HR-System vorhanden ist. Für KMU mit 25 bis 500 Mitarbeitern ist Quinyx weder preislich noch funktional das richtige Werkzeug.
Fazit: Die richtige Wahl für internationale Konzerne. Für den deutschen KMU-Mittelstand mit operativen Teams ist Kenjo wirtschaftlicher und passgenauer.
Bürobasierte KMU: Agenturen, Tech-Start-ups, Finanzdienstleister, Unternehmensberatungen.
Wenn Dein Team hauptsächlich am Schreibtisch sitzt und Du neben der Personalverwaltung auch Firmenkarten, Ausgabenmanagement und IT-Geräteinventarisierung in einem System bündeln willst, ist Factorial eine starke Option.
Finanzen und HR in einem System: Factorial verknüpft Personalverwaltung mit Ausgabenmanagement und Spesenabrechnung.
Modernes Design: Die Oberfläche ist ansprechend und schnell erlernbar.
Self-Service-Portal: Mitarbeiter verwalten viele Daten selbst.
Breites Integrations-Ökosystem: Factorial lässt sich mit vielen Drittanbietern verbinden.
Factorial löst ein anderes Problem als Papershift oder Kenjo. Wenn Dein Team in Schichten arbeitet, in Filialen steht, in Lagerhallen arbeitet oder auf Baustellen tätig ist, ist Factorial das falsche Werkzeug. Die Schichtplanung ist grundlegend. Eine native DATEV-Anbindung für komplexe operative Lohnstrukturen gibt es nicht. Factorial ist für Büro-Teams gebaut, nicht für den Schichtbetrieb.
Fazit: Eine gute Lösung für Büro-KMU ohne operative Schichtplanung. Für Betriebe mit Deskless-Belegschaft ist Factorial die falsche Wahl.
Papershift hat sich über Jahre als zuverlässiges Planungswerkzeug für den deutschen Mittelstand etabliert. Kunden aus Bäckereien, dem EDEKA-Verbund und Produktionsbetrieben schätzen die intuitive Dienstplanung, den deutschen Support und die schnelle Einrichtung. Das ist ehrlich verdient.
Papershift deckt heute mehr ab als früher: Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, eine digitale Personalakte und Onboarding gehören zum Angebot. Die Lohnabrechnung ist als Add-on buchbar. DATEV lässt sich über den Marketplace einbinden.
Hier liegt der entscheidende Unterschied zu Kenjo: Papershift ist historisch ein Schichtplaner, der HR-Funktionen hinzugebaut hat. Das zeigt sich in der Produktarchitektur.
Papershift besteht aus zwei separaten Produkten: der Scheduling-App (Papershift Plan) und dem HR-Produkt (Papershift Pulse). Für Mitarbeiter bedeutet das: Sie nutzen eine App für den Schichtplan und eine zweite App (oder Weboberfläche) für Personalakte, Onboarding und Dokumente. Für Administratoren bedeutet das: Daten, die in Pulse gepflegt werden, müssen mit dem Schichtplaner synchronisiert werden — entweder automatisch über eine Schnittstelle oder manuell.
Die Lohnvorbereitung ist ein Add-on, das separat gebucht wird. DATEV ist über den Marketplace eingebunden, nicht nativ in die Plattform integriert. Das bedeutet: Am Monatsende exportierst Du Daten aus Papershift und übergibst sie an Deinen Steuerberater in einem Format, das er dann in DATEV einliest.
Kenjo ist anders aufgebaut. Es gibt kein "Plan-Produkt" und kein "HR-Produkt". Schichtplanung, Zeiterfassung, Personalakte, Onboarding, Urlaubsverwaltung und vorbereitende Lohnabrechnung laufen in einer einzigen Datenbank. Eine Anmeldung. Eine App. Eine Datenquelle.
Das hat praktische Konsequenzen, die am Monatsende sichtbar werden:
Wenn ein Mitarbeiter krank wird, trägt er die Krankmeldung in die Kenjo-App hoch. Das System markiert ihn automatisch als krank: Er ist im Schichtplan gesperrt, der Manager erhält eine Warnung zur Neubesetzung, und der Krankheitstag wird korrekt im Zeitkonto verbucht. Keine manuelle Übertragung von Pulse in Plan. Keine Synchronisierung zwischen zwei Systemen. Kein Medienbruch.
Wenn Kenjo am Monatsende die DATEV-Übergabe vorbereitet, liegen alle Daten bereits vollständig vor: Planstunden aus dem Schichtplan, Iststunden aus der Zeiterfassung, Zuschlagsberechnungen aus dem Lohnmodul, Abwesenheiten aus der Urlaubsverwaltung. Der Export übergibt saubere, strukturierte Daten direkt an DATEV oder Paychex.
| Kategorie | Kenjo | Papershift |
|---|---|---|
| Systemarchitektur | Eine Datenbank, ein System | Zwei Produkte (Plan + Pulse) |
| Mitarbeiter-App | Eine App für alles | Separate Apps für Schichten und HR |
| DATEV-Anbindung | Nativ integriert | Via Marketplace Add-on |
| Lohnvorbereitung | Im System berechnet und übergeben | Als Add-on, Export-basiert |
| Zuschlagsberechnung | Regelbasiert im System | Manuell oder via Add-on |
| HR-Funktionen | Nativ (Personalakte, Onboarding, Recruiting) | Via Pulse-Produkt, separat |
| Preisgestaltung | Transparent ab 5,40 €/MA | Modular, Add-ons kosten extra |
Dieser Abschnitt erklärt konkret, was "den Kreislauf schließen" bedeutet — und warum es im Arbeitsalltag einen Unterschied macht.
Wenn Du in Kenjo einen Schichtplan erstellst, passiert mehr als eine bunte Tabelle auf dem Bildschirm. Jede geplante Schicht erzeugt automatisch einen Soll-Wert im Zeitkonto des Mitarbeiters: die Planstunden. Das System weiß damit für jeden Mitarbeiter, wie viele Stunden in diesem Monat vertraglich zu leisten sind.
Kenjo berücksichtigt dabei automatisch das Zeitkonto aus dem Vertrag. Wenn ein Mitarbeiter 20 Stunden pro Woche arbeitet und Du ihn für 25 Stunden einplanst, siehst Du das sofort als Warnung — bevor der Plan veröffentlicht wird. Wenn zwei Schichten zu einer Unterschreitung der gesetzlichen Ruhezeit führen, warnt das System ebenfalls proaktiv.
Mitarbeiter stempeln sich ein und aus: per Smartphone-App, über den Browser oder am Zeiterfassungsterminal vor Ort mit QR-Code oder persönlicher PIN. Das System erfasst die Iststunden und vergleicht sie automatisch mit den Planstunden.
Kommt jemand 15 Minuten zu spät? Geht jemand früher? Arbeitet jemand nachts oder am Wochenende? All das wird erfasst und sofort gegen die Schicht-Daten geprüft. Abweichungen landen in einer Übersicht, die der Vorgesetzte bestätigt oder korrigiert.
Der entscheidende Punkt: Diese Ist-Daten fließen direkt in dasselbe System, das auch den Schichtplan kennt. Es gibt keine Schnittstelle zwischen "Schichtplanung" und "Zeiterfassung" — sie sind ein System.
Am Monatsende hat Kenjo alle Daten, die für die Lohnvorbereitung gebraucht werden:
Daraus berechnet die vorbereitende Lohnabrechnung in Kenjo den Bruttoauszahlungsbetrag pro Mitarbeiter. Dieser Datensatz wird per nativem DATEV-Export oder Paychex-Schnittstelle direkt an Deinen Steuerberater übergeben. Kein manuelles Zusammenführen. Kein Copy-Paste aus zwei verschiedenen Systemen.
Das Ergebnis: Der Steuerberater bekommt saubere, vollständige Daten. Du bekommst keine Nachfragen mehr, weil ein Nachtarbeitszuschlag vergessen wurde.
Bevor Du eine Software auswählst, beantworte diese fünf Fragen. Sie zeigen Dir, welche Anforderungen für Deinen Betrieb wirklich entscheidend sind.
Frage 1: Wie komplex sind Eure Lohnstrukturen?
Zahlt Ihr nur Fixgehälter mit einfachen Überstundenregeln? Dann reicht ein Tool, das Daten exportiert. Zahlt Ihr Stundenlöhne mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen, verschiedene Vertragslaufzeiten oder Minijob-Modelle? Dann brauchst Du ein System, das diese Berechnungen selbst durchführt und nicht manuell aufbereitet werden muss.
Frage 2: Wie viele Apps willst Du Deinen Mitarbeitern zumuten?
Eine App, in der Mitarbeiter ihren Schichtplan sehen, Urlaub beantragen, Krankmeldungen hochladen und Gehaltszettel herunterladen können. Oder zwei, drei verschiedene Anwendungen mit separaten Anmeldungen? Je mehr Wechsel, desto geringer die Akzeptanz.
Frage 3: Wie stark soll die DATEV-Übergabe automatisiert sein?
Reicht Dir ein monatlicher CSV-Export, den Du manuell zum Steuerberater schickst? Oder willst Du, dass Kenjo die Übergabe vollständig vorbereitet und Dein Steuerberater direkt importieren kann?
Frage 4: Wie schnell musst Du bei Ausfällen reagieren können?
Wenn ein Mitarbeiter kurzfristig krank wird: Wie lange dauert es heute, bis der Schichtplan aktualisiert und die Neubesetzung koordiniert ist? Ein integriertes System verkürzt diesen Prozess von Stunden auf Minuten.
Frage 5: Willst Du heute eine Insellösung kaufen oder morgen wachsen?
Ein Schichtplaner ohne HR-Plattform reicht für 15 Mitarbeiter. Für 50, 100 oder 200 Mitarbeiter brauchst Du Personalakten, digitale Verträge, Onboarding-Prozesse und eine saubere Lohnvorbereitung. Kaufst Du heute ein Tool, das das alles abdecken kann — oder kaufst Du in zwei Jahren ein zweites System dazu?
Entscheide Dich für Kenjo, wenn:
Papershift ist die richtige Wahl, wenn:
Ordio passt, wenn:
Staffomatic oder Shiftbase passen, wenn:
Alle Tools in diesem Vergleich können einen Schichtplan erstellen. Das ist das gelöste Problem.
Der echte Unterschied liegt in den Schritten danach: Wie kommen die geplanten Stunden zuverlässig zu den tatsächlich gearbeiteten Stunden? Wie landen diese Daten vollständig und korrekt beim Steuerberater? Und wie minimierst Du den manuellen Aufwand dazwischen?
Papershift ist ein verlässliches Tool für viele Betriebe — aber es schließt diesen Kreislauf nur teilweise. Ordio, Staffomatic und Shiftbase schließen ihn noch weniger. Quinyx ist für Konzerne gebaut, nicht für den deutschen Mittelstand. Factorial löst ein komplett anderes Problem.
Kenjo ist das einzige System in diesem Vergleich, das alle drei Schritte — Planen, Erfassen, Abrechnen — in einer einzigen Datenbank verwaltet, die Zuschläge regelbasiert berechnet und die Daten nativ an DATEV oder Paychex übergibt. Ohne Export-Umwege. Ohne manuelle Zwischenschritte. Ohne zwei Apps für Deine Mitarbeiter.
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