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Departamento de RRHH

¿Qué tipos de software de Recursos Humanos existen?

La digitalización de las empresas en España no tiene vuelta atrás. Y en este proceso, el departamento de personal tiene mucho que ganar. Existen diferentes tipos de software de Recursos Humanos en el mercado que te permitirán automatizar procesos y ahorrar tiempo de gestión para centrarte en lo realmente importante: las personas.

Muchas de las funciones del departamento de Recursos Humanos se pueden desempeñar con la ayuda de un software especializado: nóminas, procesos de selección, encuestas de clima laboral…

Pero… ¿cómo elegir la opción más adecuada? A continuación te explicamos qué tipos de software de Recursos Humanos existen y cómo funcionan.

 

Beneficios de utilizar un software de Recursos Humanos

 

Es importante recalcar los motivos por los cuales merece la pena invertir en tecnología. Ha llegado el momento de renovarse y estos son los principales motivos. El uso de plantillas de Excel para recursos humanos es cosa del pasado.

 

1. Aumenta la productividad del equipo

 

Un software de Recursos Humanos impulsa de productividad del departamento. En Kenjo calculamos que se puede ahorrar hasta un 40% de tiempo en tareas administrativas por lo que esas horas restantes se pueden invertir en labores estratégicas.

 

2. La información está más segura

 

Otra de las grandes ventajas de utilizar un software en lugar de, por ejemplo, documentos en papel es que la información está más segura. Ésta se encuentra almacenada en la nube y periódicamente los sistemas hacen copias de seguridad.

 

3. Obtenemos información de valor para la toma de decisiones

 

Los softwares de Recursos Humanos te permiten recopilar y visualizar información de valor para tomar mejores decisiones. El departamento de personal tiene cada vez más un papel estratégico dentro de las empresas por lo que contar con datos objetivos te ayudará a orientarte y a saber qué camino tomar.

 

4. Aumenta el control sobre todas las áreas del departamento


La visibilidad y el control sobre todas las áreas de Recursos Humanos se multiplica con la ayuda de un software. Podrás resolver, en cuestión de segundos, preguntas como: ¿qué empleados han reducido su rendimiento en el último trimestre?, ¿cuál es la tasa de absentismo laboral?, ¿qué tipo de ausencias son las más habituales?

 

5. Mejora de la colaboración y la comunicación

 

Los programas de Recursos Humanos permiten dar acceso a otros miembros del equipo e incluso a empleados de la empresa para trabajar de forma conectada y mejorar la comunicación. Por un lado, dentro del departamento, mejora la colaboración y resulta más sencillo intercambiar información; y, por otro, los empleados pueden gestionar en una única plataforma la consulta de nóminas, la solicitud de vacaciones o la notificación de ausencias.

 

La importancia de implementar un software de RR. HH. es cada vez más evidente. Según un estudio de KPMG, en el que entrevistan a 1.200 profesionales, un 49% de los encuestados ya ha invertido en programas de gestión de capital humano. Y se prevé que para los dos próximos años un 60% invierta en análisis predictivo, un 53% en automatización de procesos y un 47% en inteligencia artificial.

 

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¿Qué tipos de software existen?

 

Existen muchos tipos de programas de Recursos Humanos, tantos como funciones se desempeñan dentro del departamento. A continuación los vemos uno por uno.

 

Reclutamiento y selección de personal

 

Empresas con una gran cantidad de empleados o en las que, por naturaleza, existe una elevada rotación se realizan numerosos procesos de selección de manera simultánea. Llevar el seguimiento de cada candidato puede ser un caos si no contamos con la ayuda de un software de reclutamiento y selección de personal (ATS). Estos te permiten:

 

  • Conectar con diferentes fuentes de reclutamiento como LinkedIn, portales de empleo...
  • Generar una base de datos de talento.
  • Gestionar a los candidatos en las diferentes etapas del proceso de selección.
  • Crear plantillas para las entrevistas.
  • Coordinar el trabajo con otros miembros del equipo.
  • Generar informes en tiempo real.

 

Encuestas de clima laboral

 

El clima laboral de una organización influye directamente en la motivación, la productividad y el bienestar de los empleados. Pero construir un buen ambiente de trabajo no es sencillo; sobre todo cuando uno no sabe cuáles son los problemas o las principales preocupaciones del equipo. Las encuestas permiten ponerle remedio a esto. Podrás:

 

  • Monitorizar automáticamente el índice de satisfacción del empleado.
  • Medir el compromiso y la motivación del equipo.
  • Recibir feedback anónimo.
  • Iniciar conversaciones confidenciales con los empleados.
  • Elegir la frecuencia con la que quieres que se envíen las encuestas.
  • Crear planes de acción para mejorar el ambiente laboral.

 

Evaluación del desempeño

 

Evalúa las competencias y el desempeño del equipo de manera rigurosa con la ayuda de un software. A la hora de decidir un ascenso o un aumento de sueldo, tener información objetiva te resultará de gran ayuda.

 

  • Programa evaluaciones periódicas.
  • Genera procesos de feedback entre compañeros.
  • Haz un seguimiento de objetivos.
  • Identifica empleados de alto potencial.
  • Obtén comparativas por equipo, puesto…

diferentes tipos de software de recursos humanos

 

Gestión de ausencias y vacaciones

 

La gestión de ausencias y vacaciones es, probablemente, una de las tareas más tediosas para el departamento de Recursos Humanos: cientos de emails en la bandeja de entrada para solicitar días libres o notificar ausencias con sus correspondientes justificantes que hay que comprobar y almacenar. Un software especializado canaliza toda la comunicación en una única plataforma haciendo la gestión más sencilla y rápida.

 

  • Asigna vacaciones y tipos de ausencias.
  • Crea políticas de aprobación para cada empleado.
  • Aprueba las solicitudes con un solo clic.
  • Comprueba de un vistazo si las peticiones de vacaciones se solapan.
  • Sincroniza las vacaciones y ausencias con el Calendario de Google o Outlook.

Control horario

 

Con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 que obliga a las empresas a realizar un registro diario del inicio y el fin de la jornada laboral, han surgido múltiples soluciones; sin embargo, ninguna tan eficaz y segura como un software específico.

 

  • Permite que tu plantilla introduzca el tiempo de trabajo fácilmente.
  • Calcula la actividad real de la plantilla.
  • Genera informes automáticamente para comprobar desviaciones, tendencias, etc.
  • Envía alerta a los managers cuando un empleado realice horas extra de manera recurrente.

 

Onboarding de empleados

 

El compromiso y el vínculo con la empresa se empieza a trabajar desde el primer momento en el que un candidato pisa la empresa pero, sobre todo, hay que hacerle sentir bien cuando se incorpora al equipo. El onboarding de empleados es un momento clave en la experiencia de un trabajador por lo que es importante que ese primer día todo vaya como la seda. Según una investigación del Brandon Hall Group, un buen proceso de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en un 82% y su productividad en más de un 70%.Un software te puede ayudar a:

 

  • Recopilar todos los datos del trabajador directamente desde la plataforma.
  • Almacenar todos los documentos y ten todo listo el primer día.
  • Crear tareas para ti, para el nuevo empleado y para los miembros de su equipo.
  • Colaborar con otros departamentos como IT para generar accesos, claves, etc.

 

Cultura empresarial

 

La cultura empresarial es el conjunto de valores, creencias, tradiciones y normas que comparten los miembros de una organización. Ésta tiene cada vez más importancia porque genera marca empleadora, un aspecto muy importante a la hora de atraer y retener talento. Según un estudio de Deloitte (de más de 1.000 encuestados), un 94% de los ejecutivos y un 88% de los empleados opina que la cultura empresarial diferenciadora es sinónimo de éxito. ¿Cómo te puede ayudar un software?

 

  • Lanza encuestas para entender las motivaciones del equipo.
  • Crea conexiones entre miembros de la empresa y construye relaciones fuertes.
  • Genera perfiles y realiza informes automáticos.
  • Elabora ejercicios o acciones de team building.
  • Evalúa los resultados.

En Kenjo somos conscientes de la importancia de la cultura empresarial, por eso estamos preparando una nueva funcionalidad que te ayudará a crear la tuya propia.

 

¿Qué software comprar para el departamento de RRHH?

 

Depende. El tipo de software de Recursos Humanos adecuado varía según el momento en el que se encuentre la organización, la actividad que desarrolla, su tamaño, etc. Son muchas variables a analizar y las circunstancias pueden cambiar en pocos meses haciendo que las necesidades cambien.

En general, lo más recomendable es tener en cuenta el principal objetivo de la compañía a medio plazo. Si es, por ejemplo, crecer en nuevo mercados esto afectará al reclutamiento por lo que será recomendable hacerse con un ATS y trabajar, al mismo tiempo, en la imagen de marca empleadora a través de la cultura empresarial.

Otro caso sería que la empresa estuviera muy centrada en optimizar recursos, mejorar la productividad… lo más útil sería contar con un software de performance para medir el desempeño de cada miembro del equipo y poder organizar mejor el capital humano de la empresa.

 

En nuestro artículo sobre los mejores softwares de recursos humanos analizamos los mejores 3 software de recursos humanos. ¡Quizá te interese!

 

Kenjo, el software todo en uno para Recursos Humanos

 

Sin embargo, la mejor opción de todas es contar con un software de Recursos Humanos que te ofrezca todas las funcionalidades bajo una misma plataforma. Esto te permitirá:

 

  • Optimizar costes.
  • Trabajar de manera unificada.
  • Simplificar el día a día.
  • Reducir el número de instalaciones e integraciones.

 

Kenjo es un software de Recursos Humanos integrado, es decir, tendrás todas las herramientas que necesitas en tu día a día dentro del mismo programa. Este ha sido diseñado para ofrecer una experiencia completa e intuitiva, para que cualquier miembro del departamento sea capaz de digitalizar su trabajo, automatizar tareas y multiplicar su productividad. Calculamos que, de media, te ahorrarás un 40% del tiempo dedicado a tareas administrativas utilizando nuestro programa. ¿Qué podrás hacer con el?

 

  • Administrar el departamento de Recursos Humanos.
  • Llevar el control de vacaciones y ausencias.
  • Gestionar el onboarding de empleados.
  • Automatizar procesos.
  • Crear y organizar las nóminas de la plantilla.
  • Enviar encuestas de clima laboral.
  • Controlar el horario de los trabajadores.
  • Obtener informes y analíticas en un solo clic.
  • Analizar el desempeño de los empleados.
  • Atraer talento.
  • Gestionar candidatos (ATS).
  • Controlar proyectos.
  • Almacenar documentación con seguridad.
  • Potenciar la cultura empresarial (¡próximamente!).
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