Plantilla de nómina para empresas

Todas las empresas deben gestionar la nómina de sus trabajadores de forma recurrente para lo cual es fundamental contar con herramientas eficientes y prácticas para agilizar procesos.

Por eso, te ofrecemos una plantilla de nómina gratis que podrás adaptar a las características de tu empresa y de cada empleado. Además, en este artículo te explicamos para qué sirve una plantilla nómina, los aspectos que incluye y cómo puedes empezar a utilizarla.

¿Qué es una plantilla de nómina?

Una plantilla de nómina es un recurso que facilita la elaboración y el cálculo de las nóminas de los empleados de una empresa. Para ello, debe incluir todos los datos y la información referente al salario base del trabajador, las percepciones salariales y no salariales y las deducciones que le correspondan. Además, con una plantilla de nómina el cálculo de todas estas variables puede hacerse de forma automática para hacer este proceso más sencillo y eficiente. 

Una plantilla de nómina puede tener diversos formatos como Excel, Word o PDF, entre otros. En esta ocasión, hemos elaborado un modelo gratuito en Excel para que puedas editarla en tiempo real, realizar cálculos de forma automática y compartirla con tus trabajadores.

Si quieres saber más sobre las nóminas, te invitamos a leer este artículo sobre cómo hacer una nómina paso a paso. 

¿Para qué sirve una plantilla de nómina?

La plantilla de nómina es una herramienta fundamental para simplificar y agilizar el proceso de elaboración de las nóminas de los empleados. Su principal objetivo es garantizar que se realicen los cálculos salariales de forma correcta, evitando errores y asegurando que se cumplan todas las obligaciones legales y fiscales.

Además de facilitar el cálculo de salarios, las plantillas de nómina permiten llevar un registro ordenado de los conceptos salariales, deducciones, bonificaciones y otros aspectos relacionados con la remuneración de los trabajadores. Esto facilita la generación de informes y análisis de datos que pueden ser útiles para la toma de decisiones en materia salarial y de gestión de personal.

¿Qué aspectos incluye una plantilla de nómina?

Una plantilla de nómina suele incluir aspectos como los datos de la empresa, del empleado, el periodo de pago al que corresponden; los devengos con las percepciones salariales y no salariales; distintos tipos de conceptos salariales, como el salario base, los complementos salariales o las bonificaciones, entre otros; el importe total deducido y finalmente el líquido a percibir. A continuación detallamos qué debe contener cada uno de estos conceptos:

• Datos de la empresa: nombre, domicilio, código de identificación fiscal (CIF), código de cuenta de cotización a la seguridad social, etc.
• Datos del empleado: nombre completo, número del documento de identificación fiscal (DNI), número de afiliación a la seguridad social, categoría o grupo profesional, grupo de cotización y fecha de antigüedad.
• Período de liquidación: con las fechas correspondientes al inicio y el final del período de pago y el número total de días pagados.
• Conceptos salariales: los conceptos salariales ayudarán a calcular el total devengado y corresponden a los distintos importes que corresponden al empleado. Para ello, será necesario incluir lo siguiente:
  • • Percepciones salariales: salario base, complementos salariales, complemento de ajuste, horas extraordinarias, incentivos, pagas extraordinarias como la paga extra de verano, bonificaciones, etc.
    • Percepciones no salariales: como por ejemplo dietas, plus de transporte o pagos por incapacidad temporal, entre otros. 
      
      

Imagen de la plantilla de nómina de Kenjo

• Total devengado: será la suma de los conceptos salariales que corresponden al empleado durante el periodo de la nómina.
• Deducciones: se trata de las aportaciones del empleado a las cotizaciones de la seguridad social. Están conformadas por los siguientes conceptos:
  • • Contingencias comunes, desempleo, formación profesional, retenciones a cuenta del IRPF y otras deducciones. 
• Total deducido: es la suma de las deducciones correspondientes al período.
• Total líquido a percibir: hace referencia a la cantidad final que percibe el trabajador y que resulta de restar las deducciones al total devengado.

Además, una plantilla de nómina también puede incluir la fecha de ingreso de la nómina, la entidad financiera (banco) al que se hará la transferencia, el número de cuenta y la firma del trabajador. Por otro lado, puede incluir algunos elementos adicionales como beneficios sociales o determinados incentivos, según cada empresa y empleado. 

¿Cómo utilizar la plantilla de nómina de Kenjo?

La plantilla de nómina de Kenjo es fácilmente personalizable y muy sencilla de utilizar. Tan sólo tendrás que descargarla pinchando en la imagen inferior y, a continuación, seguir los pasos que detallamos más abajo. 

1. Paso 1: descarga la plantilla de nómina gratis introduciendo tus datos.
2. Paso 2: Guarda el documento en tu ordenador o en la nube con Google Drive, Onedrive u otro programa compatible.
3. Paso 3: Sigue las indicaciones que verás en la pestaña “instrucciones” e introduce la información que corresponda a cada trabajador. 
4. Paso 4: una vez hayas terminado y si utilizas la versión descargada, asegúrate de guardar los cambios realizados antes de cerrar el documento en “Archivo” y “Guardar”. Si trabajas con la versión online, los cambios se guardarán automáticamente. 
5. Paso 5: envía la nómina a cada trabajador o imprímela en Excel o PDF para que pueda firmarla. 

¿Cómo digitalizar la gestión de nóminas con Kenjo?

Utilizar una plantilla de nómina es una opción que puede ahorrar una gran cantidad de tiempo a los departamentos de RRHH. Sin embargo, lo más efectivo para una empresa es poder digitalizar este proceso a través de un software de gestión de nóminas. Con él, se pueden automatizar los pagos, así como cualquier  incidencia en la nómina y evitar retrasos. Además, los datos de las nóminas se sincronizan con las ausencias y el horario registrado por cada empleado. 

Por otro lado, el departamento de RRHH podrá enviar de forma automática las nóminas a cada trabajador y, en caso de que cuente con una gestoría externa, darle la opción de descargar la información que necesite.

Con Kenjo puedes realizar todo esto ¡y mucho más!. Si quieres, puedes probar gratuitamente nuestro software durante 14 días o reservar una demo para ver la plataforma. 

Preguntas frecuentes 

A continuación resolvemos algunas de las dudas más frecuentes que pueden surgir en torno a la gestión de nóminas:

¿Cómo se calcula la nómina mensual? 

El cálculo mensual de la nómina mensual se realiza sumando todos los conceptos salariales devengados durante el periodo analizado y restando el resultado a las deducciones correspondientes. El resultado de todo ello es lo que el empleado tiene que percibir a final de mes. Por tanto, la fórmula es la siguiente: Suma de los conceptos salariales devengados - total de deducciones.

¿Cuándo hay que firmar la nómina?

Según dictamina el Tribunal Supremo, no es obligatorio firmar la nómina cuando el pago al trabajador se realice por transferencia bancaria. Sin embargo, si el pago se realiza mediante cheque o talón bancaria, sí se deberá firmar la nómina, ya que servirá como justificante.

¿Cómo descargar la nómina de empleados? 

Según marca la normativa, la empresa puede enviar la nómina a sus trabajadores de manera impresa o digital. Si opta por esta última posibilidad, el trabajador debe tener la posibilidad de visualizar la nómina y descargarla. Por lo general, se hace desde el ‘Portal del empleado’ de la intranet o el software que la empresa utilice. Con Kenjo, por ejemplo, los empleados visualizan su recibo de nómina en el apartado de ‘Documentos’ y pueden descargarla en formato PDF.