Plantilla para gastos de viaje de empresa

Una plantilla de gastos de viaje de empresa es un reporte en el que se especifican los costes y el desembolso que el empleado ha realizado durante los viajes de trabajo que ha tenido. Esta información es útil tanto para trabajadores fijos en la compañía como para freelancers. Gracias a una plantilla para gastos de viaje de empresa, el trabajador puede solicitar un reembolso de todo aquello que ha avanzado y justificar los gastos.

En este artículo explicamos en detalle qué elementos contiene una plantilla para gastos de viaje de empresa, cuáles son los gastos más comunes y cómo digitalizar la documentación asociada a un viaje de empresa. 

En este artículo también encontrarás una plantilla excel que hemos creado con la que tus empleados podrán agrupar de forma fácil y rápida los gastos que hayan tenido y la empresa realizar los reembolsos pertinentes. 

¿Qué indicar en una hoja de gastos de viaje de empresa?

Una plantilla para gastos de viaje de empresa contiene una serie de elementos esenciales que justifican los costes que un empleado ha tenido durante un desplazamiento por motivos de trabajo. Es conveniente aclarar que los viajes que los empleados hagan en concepto de teletrabajo, no se contabilizan como viajes de empresa. El reembolso de estos viajes tampoco forma parte de las comisiones que los trabajadores reciban ni de su retribución salarial, sino que constituyen un coste aparte para la empresa. 

Los elementos que contienen estos informes suelen estar recogidos en una política de viajes en la que la empresa estipula las condiciones para este tipo de desplazamientos, incluyendo la forma de reembolso. Sin embargo y por regla general, los elementos esenciales de una hoja de gastos de viaje, son los siguientes:

Información de la empresa:

En este apartado se incluye la siguiente información de la empresa en la que trabaja el empleado:

• Nombre de la empresa
• Dirección de la empresa
• NIF de la empresa
• Fecha de creación del informe de gastos de viaje de empresa

 Importe de la devolución y datos bancarios del empleado:

Aquí se especifican los datos bancarios del empleado, así como el importe total de los gastos realizados: 

• Importe total de la devolución: hace referencia al conjunto de los gastos durante un viaje de empresa que tendrán que ser reembolsados por parte de la empresa.
• Datos bancarios del empleado: gracias a esta información, la empresa sabrá a qué cuenta bancaria hay que realizar la transferencia. 
   
  • Titular de la cuenta
  • IBAN 
  • BIC
  • Nombre del banco

Lista de las facturas y gastos de viaje:

En este apartado se hará una relación entre las facturas que el empleado ha de presentar con la información del importe de cada una de ellas. Para que sea comprensible por parte de la empresa es recomendable que el informe de gastos de viaje de empresa incluya la siguiente información:

• Número de la factura
• Fecha de la factura
• Nombre la de empresa o del proveedor
• Categoría
• Comentarios adicionales 
• Importe neto de la factura
• Tipo impositivo de cada factura 
• Importe de la factura
• Sumatorio de todos los gastos realizados

Finalmente, el reporte deberá contener un apartado con la firma del empleado y la firma de la persona de la empresa responsable de autorizar el reembolso de los gastos justificados. 

¿Cuáles son los gastos más comunes en un viaje de empresa?

En ocasiones, la empresa avanza una serie de gastos para el empleado como pueden ser aquellos relacionados con el alojamiento o la manutención. Sin embargo, si este no fuera el caso, los gastos más comunes en un viaje de empresa, son los siguientes:

• Gastos de alojamiento: el coste de un hotel o alojamiento turístico.
• Gastos de manutención con pernocta: hace referencia a los gastos de alimentación que el empleado tiene por cada día completo (24 horas) de viaje. 
• Gastos de manutención sin pernocta: equivale a los costes de alimentación pero por un periodo inferior a 24 horas por día.
• Gastos de transporte: aquí se incluyen los gastos de desplazamiento que el empleado haya tenido que realizar, ya sea de tren, avión o en concepto de kilometraje si el viaje ha sido en coche. 
• Gastos con clientes: estos hacen referencia a los gastos que se derivan de reuniones con clientes como por ejemplo comidas.

Plantilla gastos de viaje de empresa

En Kenjo hemos elaborado una plantilla Excel de gastos de viaje de empresa con la que tus empleados podrán hacer una relación de sus gastos de forma ágil y sencilla. 

Para utilizarla, tan sólo tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Descarga la plantilla: descarga la plantilla de forma totalmente gratuita haciendo click en la imagen inferior.

1. Instrucciones: en la primera pestaña de la plantilla, encontrarás unas breves instrucciones de uso.
2. Informe de gastos: en la segunda pestaña podrás rellenar cada campo con la información necesaria sobre los gastos. También puedes añadir o eliminar aquellos campos que no te resulten útiles. 
3. Guardar la información: si utilizas la versión online en Google Drive u otras plataformas compatibles, los cambios se guardarán automáticamente. Si usas la versión descargada (.xlsx), asegúrate de guardar todos los cambios antes de cerrarla ('Archivo', 'Guardar').

Plantilla para gastos de viaje de empresa

¿Cómo digitalizar la documentación asociada a viajes de empresa?

Para que una compañía pueda realizar una correcta relación de los gastos efectuados por los empleados durante sus viajes, lo más recomendable es utilizar un software de gestión digital RRHH.

Interfaz de la funcionalidad de digitalización de documentos de Kenjo

A través de una funcionalidad en la nube, el empleado podrá dejar constancia en su perfil del empleado de las facturas que haya avanzado y la empresa realizar un seguimiento de los reembolsos que realice.

Con un software de digitalización de RRHH como Kenjo, los responsables de RRHH recibirán una notificación cada vez que los empleados suban un documento a su portal y de igual modo, estos recibirán una alerta cuando la empresa les envíe un documento relevante. 

Además, con Kenjo podrás automatizar y agilizar procesos como el reclutamiento, la gestión de nóminas, de vacaciones o ausencias o el registro de la jornada laboral, entre otros. Si quieres más detalles, reserva una demo con nuestro equipo de expertos en RRHH, quienes te mostrarán el software sin compromiso.