Plantilla Excel para el control horario de los trabajadores

Las empresas españolas están obligadas a llevar un registro de la hora de entrada y salida de sus trabajadores. A cambio, la ley de control horario ofrece a las organizaciones la libertad de elegir qué método o herramienta utilizar para cumplir con este propósito.

Existen diferentes sistemas de control de presencia laboral. Desde los más sofisticados, como los sistemas biométricos; los más eficientes, como los softwares en la nube; o los más sencillos, como las hojas de Excel.

En Kenjo hemos creado una plantilla de control horario para trabajadores totalmente gratuita con la que podrás llevar un registro de la hora de entrada y salida de toda la plantilla. Te ayudará a identificar quién está haciendo horas extra y en qué departamentos puede ser necesario un refuerzo de personal.

Información sobre la plantilla Excel de control horario

En 2019 se publicó en el BOE la orden de llevar un control horario en las empresas con actividad en España para garantizar el cumplimiento de los límites de la jornada laboral.

Así mismo, se añadió el artículo 34.9 al Estatuto de los Trabajadores que dice que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Desde entonces, todas las organizaciones deben:

• Llevar un registro horario diario de todos sus empleados y guardarlo durante, al menos, cuatro años.
• Permitir el acceso al registro a los sindicatos.
• Informar a los empleados de la distribución de su jornada laboral.
• Informar a los sindicatos de las horas extra realizadas cada mes.

Aquellas que no cumplan con la ley se arriesgan a recibir sanciones que van desde los 60€ hasta los 187.515€, dependiendo de la gravedad de la falta.

Por lo tanto, para evitar dichas sanciones y cumplir con todo los requisitos, es importante utilizar una plantilla de control horario. Esta permite a los trabajadores llevar un registro mensual con el que RRHH podrá saber:

• La hora de entrada y salida.
• Los descansos (pausas de quince minutos a mitad de la mañana o de la tarde).
• Horas no computables (como las de descanso para la comida).
• Total de horas trabajadas.
• Total de horas esperadas.
• La diferencia entre las horas trabajadas y las esperadas.
• Número de horas extra realizadas.

¿Cómo utilizar la plantilla Excel de control horario?

La plantilla Excel para control horario es apta para cualquier nivel de usuario, ya que es muy sencilla de utilizar. Tan solo hace falta tener una licencia de Microsoft Excel u OpenOffice, ¡nada más!

A continuación, te explicamos paso a paso cómo utilizarla:

• Accede a este enlace para descargarte la plantilla gratuita.
• Te llegará un email a tu bandeja de entrada con el documento descargable. Si no lo recibes, comprueba la carpeta de spam o ponte en contacto con nosotros.
• Abre el archivo y lee con atención las instrucciones que aparecen en la primera pestaña. Aquí encontrarás una explicación de cómo introducir los datos en la pestaña de “Plantilla”.
  
  

• En la pestaña “Plantilla” verás dos tablas. En la parte superior, el equipo de RRHH o el empleado deberá completar sus datos de identificación y, muy importante, el año y el mes que se va a registrar más abajo.
• La tabla de abajo sirve para realizar el registro horario. En las primeras columnas hay que indicar la hora de entrada y salida.

• En “Descansos” el trabajador deberá declarar si en algún momento ha hecho algún parón que no es computable para el total de las horas trabajadas.
• En la columna de “No computable” ha de señalar las horas que no cuentan a lo largo del día. Por ejemplo, es el caso de una jornada partida.
• En “H. Trabajadas” se calcularán automáticamente las horas que ha trabajado el empleado cada día, sin contar con los descansos o las horas no computables.
• En “H. Esperadas” hay que incluir el total de horas que se supone que debería trabajar el empleado durante ese día.
• Así, en la fila de “Total diferencia de horas” el responsable de RRHH podrá ver la diferencia entre horas trabajadas y esperadas. Así será capaz de detectar fácilmente si se han hecho horas extra y si hay que compensarlas de alguna forma.

Cuando finalice el mes y el trabajador haya terminado de completar su registro horario, es importante exportar la plantilla en PDF y que todas las partes (empresa y trabajador) la firmen. Por último, habrá que guardar este documento durante al menos cuatro años, según marca la normativa.

Digitaliza el control horario de los empleados con Kenjo

Aunque utilizar una plantilla control horario de trabajadores en Excel resulta sencillo, la solución más eficiente es optar por un software de RRHH en la nube.

Kenjo cuenta con una funcionalidad de control horario y permite a los equipos de RRHH cumplir con los requisitos establecidos por la ley española de una forma muy ágil e intuitiva. De un vistazo, podrán ver si los empleados han realizado horas extra y detectar sobrecargas de trabajo en determinadas áreas o departamentos.

El departamento de Recursos Humanos también podrá calcular los sueldos en función de las horas trabajadas, generar informes de forma automática, descargarlos y acceder fácilmente a resúmenes semanales y mensuales. También establecer límites a los registros o enviar recordatorios a los empleados para que realicen pausas y descansos.

Por otro lado, los empleados podrán fichar desde cualquier dispositivo: ordenador, tablet o la app móvil de Kenjo, e introducir las horas trabajadas y los descansos rápida e intuitivamente. Todo ello podrán hacerlo incluso cuando están teletrabajando. Además, la funcionalidad incluye una opción de geolocalización gracias a la que saber desde dónde se realizan los fichajes.

Por supuesto, toda esta información se almacenará en la nube de forma segura y si hay una inspección, la empresa no tiene que preocuparse de nada porque todo estará listo para ser presentado.

Además del control horario, Kenjo cuenta con toda una serie de funcionalidades que facilitan el trabajo de RRHH. Algunas de ellas son evaluaciones de desempeño, reclutamiento, gestión de vacaciones y ausencias, organigramas… ¡y mucho más! Descubre cómo centralizar toda la gestión de RRHH con una sola plataforma.