Principales KPIs del departamento de Recursos Humanos

La medición de resultados es un paso imprescindible para aquellas empresas que quieren crecer y evolucionar dentro de los mercados. Esta necesidad se ha ido extendiendo a todas las áreas de la empresa: primero fueron las ventas, luego la productividad de los empleados… y ahora también el departamento de personas y talento. Establecer unos KPIs en Recursos Humanos es clave para sacar el máximo provecho al capital humano de la empresa y alcanzar objetivos estratégicos del departamento de recursos humanos.

¿Qué es un KPI en Recursos Humanos?

Un KPI (las siglas en inglés de Key Performance Indicator) son indicadores de desempeño. Es decir, una unidad de medida que se utiliza para conocer los resultados de actividades o acciones concretas. Por lo tanto, nos sirven de referencia para evaluar procesos y detectar éxitos o deficiencias.

Los indicadores de Recursos Humanos miden la efectividad de los procesos asociados al reclutamiento, a la formación, a la gestión del talento, etc. Gracias a ellos podemos establecer objetivos y saber, en todo momento, si estamos llevando a cabo las acciones adecuadas para alcanzarlos.

¿Cómo hacer un KPI en recursos humanos?

Los indicadores clave de Recursos Humanos te acompañarán durante mucho tiempo ya que te han de servir para ver la evolución del departamento, hacer previsiones, etc. Es por eso que es fundamental definirlos bien desde el principio. Como hemos visto en el anterior vídeo de Visual Strategist, los cuatro aspectos a tener en cuenta son:

• Unidad de medida: se trata de decir qué vamos a medir. Puede ser el coste medio que supone cada contratación o el porcentaje de veces que un empleado se ausenta por motivos de enfermedad.
• Objetivo: los KPIs nos ayudan a alcanzar objetivos por lo que tendremos que establecer uno. Podemos intentar, por ejemplo, reducir a un 2% las ausencias por enfermedad.
• Fuente: es importante saber, desde el principio, de dónde vamos a extraer la información para completar nuestros KPIs. Puede ser un CRM o de un software de Recursos Humanos.
• Frecuencia: también has de definir cada cuánto tiempo vas a revisar cada KPI y establecer una periodicidad.

Un ejemplo:

• Medida: número de años que de media un empleado permanece en la empresa.
• Objetivo: 4 años.
• Fuente: software de RRHH
• Frecuencia: trimestral

Características que deben de cumplir los KPIs

Existe una regla muy sencilla para determinar cómo deben de ser unos KPIs efectivos y es que estos deben de ser SMART. Es decir:

• Specific (específico): el KPI debe referirse a una tareas o acción concreta. Por ejemplo: reducir en un 2% la tasa de absentismo laboral.
• Mensurable (medible): si no se puede medir, no podemos interpretar los datos ni utilizar herramientas específicas para ello.
• Achievable (alcanzable): los objetivos que establecemos para cada KPI tiene que ser alcanzable con las condiciones con las que se cuenta.
• Relevant (relevante): es importante, también, elegir métricas que sean relevantes para el negocio y que aporten información de valor.
• Timely (temporal): por último, cada KPI debe estar limitado en el tiempo y ser revisado con cierta periodicidad.

KPIs de Recursos Humanos más comunes

Tanto para crear un plan estratégico como para llevar a cabo una auditoría de Recursos Humanos, los KPIs son herramientas fundamentales para el departamento. Cada organización debe de definir los suyos propios en base a sus necesidades concretas. Sin embargo, existen una serie de métricas clave de Recursos Humanos que todo profesional del sector debería tener siempre en cuenta.

A continuación mencionamos los KPIs más usados en Recursos Humanos y cómo te pueden ayudar a medir la productividad laboral de tu departamento.

1. Nivel de satisfacción de los empleados

¿Hay un buen ambiente dentro de la empresa? ¿Están funcionando las acciones que llevamos a cabo? Para responder a todas esas preguntas lo mejor es utilizar un software de encuestas de clima laboral y comprobar los resultados obtenidos para detectar problemas e introducir mejoras. El ambiente que reina en una empresa es clave para reducir la rotación de empleados, aumentar su bienestar y crear marca empleadora para atraer nuevo talento.

Para calcularlo es tan sencillo como pedir a los empleados que califiquen, por ejemplo, del 1 al 10 el ambiente laboral y obtener una media entre todas las respuestas.

2. Índice de rotación

La rotación releva la capacidad de una empresa de retener talento. Es decir, revela el tiempo que un empleado permanece de media en la empresa lo que pone de manifiesto la estabilidad laboral de la misma. Una elevada rotación, además de suponer un coste para la empresa en términos de pérdida de talento y procesos de reclutamiento, puede ser síntoma de que los salarios están por debajo del mercado o un mal clima laboral.

¿Cómo se calcula? Hay que comparar la cantidad de trabajadores que se unieron a la empresa en un período concreto frente a aquellos que permanecieron durante ese mismo tiempo. Es decir: número de empleados que salen de la empresa al año / la media del número de empleados de ese año.

En el último informe de Infoempleo y Adecco (2018), las compañías españolas encuestadas cifran en un 21% el volumen de rotación de personal. En el 38% de los casos el motivo, según las empresas consultadas, es que los empleados reciben mejores ofertas salariales de otras compañías.

3. Tasa de absentismo laboral

Más de 1 millón de personas en España no acude a su puesto de trabajo cada día (de media), según un informe de Randstad basado datos del Instituto Nacional de Estadística (INE). Esto se mide con la tasa de absentismo laboral que tiene en cuenta todo tipo de ausencias, justificadas o no. Así, se calcula el porcentaje de horas pactadas que no se llegan a cumplir por dichas faltas.

Este KPI puede ayudar al equipo de RRHH a predecir las bajas en el equipo o detectar problemas de funcionamiento en la organización. Además, calculando el valor medio de la hora trabajada, se puede cuantificar el impacto que tiene el absentismo en los costes de la empresa.

Para reducir el absentismo se recomienda que los empleados usen un sistema de gestión de ausencias digital para que tengan visibilidad de sus historico de ausencias. Al darle también visibilidad sobre las ausencias justificadas de sus compañeros se crea también un sentimiento de equipo y compañerismo a la hora de sacar proyectos en equipos adelante.

Kenjo, la solución todo en uno para el departamento de Recursos Humanos, ha preparado dos recursos gratuitos para que puedas llevar al día las vacaciones de tus empleados:

• Guía para calcular los días de vacaciones de los empleados ( calculadora incluida).
• Plantilla Excel para gestionar las vacaciones y ausencias de tu equipo.
  

4. Tiempo medio de contratación

¿Sabes cuánto tiempo pasa desde que publicas una oferta de empleo hasta que contratas a un candidato? Conocer este tipo de métricas sobre los procesos de selección es fundamental para introducir mejoras y ahorrar tiempo y recursos a la compañía. El tiempo medio de contratación es el número de días que pasan desde que se publica la oferta hasta que el nuevo empleado se incorpora a la empresa. Cuanto menor sea esta cifra, mejor.

Para obtener este dato deberás calcular, en cada proceso de selección, cuántos días pasan entre la publicación de la vacante y la contratación para después calcular el promedio de la empresa. Es normal que algunas posiciones sean más difíciles de cubrir que otras, por lo que nos interesa tener una muestra lo más amplia posible.

Para llevar un buen seguimiento de los tiempos de contratación lo ideal es que los departamentos de recursos humanos cuenten con un ATS (Applicant Tracking System). Estas soluciones gestionan muy bien las comunicaciones externas e internas con los candidatos y te permite saber los tiempos de contratación. Si te interesa implementar un software de seguimiento de candidatos te invitamos a que le eches un ojo a nuestra funcionalidad específica para ello.

5. Coste de contratación

Otro de los indicadores o KPI de Recursos Humanos a tener en cuenta es el coste de contratación, es decir, cuánto se invierte para obtener los recursos necesarios para incorporar un nuevo empleado a la empresa. Para calcularlo, hay que tener en cuenta:

• Costes de reclutamiento: publicidad, suscripción a plataformas de empleo, coste del tiempo invertido por parte del reclutador, ATS y otros softwares...
• Costes de capacitación: formación, materiales... 

6. Tasa de conversión de la contratación

La tasa de conversión de la contratación ayuda a determinar cuáles son los métodos más adecuados o los canales que generan candidatos que se ajustan más al perfil deseado. Este dato permite comparar y optimizar cualquier proceso de reclutamiento para así reducir los costes asociados al mismo.

Por ejemplo: a través de LinkedIn seleccionas a 20 candidatos pero de estos solo 5 pasan a las siguiente fase. La tasa de conversión sería: (5/20)100 = 25%.

7. Accidentalidad laboral

Otro indicador importante para RRHH es el índice de accidentalidad laboral ya que permite conocer si las medidas de prevención de riesgos laborales se están implementando correctamente y si son efectivas. Este dato es especialmente delicado en ciertas industrias, por lo que es importante incluirlo en el cuadro de mando del departamento. Este dato se corresponde con el número total de accidentes con lesiones por cada millón de horas trabajadas - trabajadores expuestos al riesgo.

Otros KPIs interesantes a analizar

Medir y analizar resultados se ha convertido en una parte fundamental del trabajo del departamento de personal ya que su papel dentro de la empresa es cada vez más estratégico. Te dejamos otros KPIs que son interesantes analizar dentro del departamento.

Reclutamiento

La captación de talento, sobre todo en empresas grandes donde suele haber procesos abiertos continuamente, es una labor que requiere una gran inversión de tiempo y dinero para las empresas. Optimizar los procesos sólo es posible a través de la medición y el análisis.

1. Coste por contratación

Este indicador mide la cantidad de recursos que una empresa invierte en cada contratación. Se incluyen todos los costes de reclutamiento (publicidad, suscripción a plataformas de empleo, coste del tiempo invertido por parte del equipo…) hasta la formación y preparación del nuevo empleado.

Coste de contratación = (Total de costes de recruiting interno + Total de costes de recruiting externo) / (Total de contrataciones hechas en un período de tiempo).

2. Tasa de conversión en la contratación

Con esta tasa de conversión podrás determinar el rendimiento de tus procesos de selección y cuáles los métodos o canales más adecuados. Este KPI mide la proporción de candidatos que pasan a una siguiente fase del proceso o son finalmente contratados. Con esta información podrás optimizar tus procesos y reducir, por ejemplo, los costes asociados a la contratación.

Tasa de conversión = (nº de candidatos seleccionados / nº total de candidatos) x 100.

3. Tiempo medio de contratación

Este KPI mide el tiempo transcurrido entre que se publica una oferta de empleo hasta que se contrata a un candidato para ese puesto. El objetivo es determinar cómo de eficiente es el proceso de contratación. Mantener una cifra baja es importante, pero no debe de ser el criterio principal ya que es importante encontrar a la persona adecuada.

Tiempo medio de contratación = nº total de días invertidos en X procesos de selección / nº de procesos de selección que se han tenido en cuenta.

Gestión del talento

De poco sirve atraer a los mejores profesionales del sector si después no somos capaces de ofrecerles un entorno laboral en el que se encuentren a gusto, motivados y productivos. La gestión del talento también es un aspecto importante a tener en cuenta dentro de la estrategia de la empresa.

4. Tasa de abandono

La tasa de abandono mide cuántos empleados de media abandonan la empresa en un determinado período de tiempo, tanto si es de forma voluntaria o no. Este dato expresa el éxito de la empresa a la hora de selección y retener talento. Una tasa elevada, además, supone un coste para la empresa por la pérdida de conocimiento y la inversión en procesos de selección.

Tasa de abandono = nº de empleados que salen de la empresa en un período de tiempo / la media del número de empleados que ha habido durante ese mismo período de tiempo.

5. Tiempo medio de permanencia en la empresa

Otro de los indicadores más interesantes para Recursos Humanos es el tiempo medio de permanencia en la empresa. El objetivo es conocer el promedio de semanas, meses o años que un empleado forma parte de la organización. Cuanto más tiempo sea, obtendrás un mayor retorno de la inversión realizada para su contratación.

Tiempo medio de permanencia en la empresa= nº total de días que han formado parte de la empresa X empleados / nº de empleados que se han tenido en cuenta.

6. Tasa de absentismo laboral

En el cuadro de mando de RRHH también es fundamental incluir la tasa de absentismo laboral, una métrica que calcula el porcentaje de horas pactadas entre empleador y empleado que no se llegan a cumplir. Tiene en cuenta todo tipo de ausencias, justificadas o no. Es útil para predecir las bajas y detectar problemas de funcionamiento.

Tasa de absentismo laboral = (nº total de horas no trabajadas / nº total de horas pactadas) x 100

7. Ratio de competitividad salarial

Ofrecer un salario justo y acorde con el mercado ayudará a la empresa a retener talento pero, ¿cómo saber si estamos en la franja correcta? El ratio de competitividad salarial es la métrica que responde a esta pregunta. Se puede calcular con respecto a la competencia o al sector.

Ratio de competitividad salarial = salario medio ofrecido por la empresa / salario medio ofrecido por el competidor en el sector.

8. Satisfacción en cuanto a incentivos

Este KPI permite saber si los empleados están contentos con los beneficios o incentivos que ofrece la empresa. Para descubrirlo, tan solo hay que realizar encuestas anónimas en las que los empleados puntúen su satisfacción con respecto a los incentivos en general o uno por uno. Después solo habrá que hallar la puntuación media obtenida con todas las respuestas.

9. Índice de promoción interna

A los profesionales les suele preocupar su capacidad de crecimiento de una empresa y es un factor determinante a la hora de aceptar una oferta de la competencia. Promover la promoción interna y apostar por ello será clave a la hora de retener talento.

Índice de promoción interna = nº de empleados ascendidos durante un período de tiempo determinado / total de empleados en la empresa durante ese mismo período.

10. Nuevas contrataciones que fracasan en 90 días

Este KPI mide el porcentaje de contrataciones que no superan los 90 primeros días en la empresa. Sirve para conocer cómo de eficiente es el proceso de reclutamiento y los incentivos ofrecidos por parte de la organización.

Nuevas contrataciones que fracasan en 90 días = (nº total de contrataciones fracasadas en los primeros 90 días / nº total de contrataciones durante el mismo periodo de tiempo) x 100.

11. Empleados que abandonan la empresa en el primer año

Otro indicador interesante para RRHH es el porcentaje de empleados que abandonan voluntariamente la empresa antes de cumplir el primer año en ella. Esto nos da una pista sobre el éxito del onboarding realizado y, también, el clima laboral.

Empleados que abandonan la empresa en el primer año = (nº total de empleados que abandonan la empresa antes de su primer aniversario / nº total de contrataciones durante el mismo periodo de tiempo) x 100.

Formación

Potenciar la productividad y el desempeño del equipo también se consigue a través de la formación. Se trata de ofrecer la herramientas y conocimientos adecuados para realizar una tarea. Además, promover este tipo de actividades hace que los empleados se sientan más conectados con la empresa y aumente tu compromiso y motivación.

12. Tasa de participación en formaciones

¿Está el equipo realmente interesado en la formación que organiza la empresa? Para descubrirlo, lo más útil es calcular la tasa de participación. Esto te permitirá saber qué porcentaje de empleados está acudiendo y tomar medidas para incentivar la asistencia.

Tasa de participación en formaciones = (nº total de empleados que acudiendo a una formación / nº total de empleados convocados a la formación) x 100.

Productividad

Medir el rendimiento o el performance de los empleados es otra de las tareas principales de Recursos Humanos. Cada vez es más habitual trabajar a través de objetivos por lo que es fundamental hacer un seguimiento y control de éstos. Estos KPIs te permitirán saber cuál es el nivel de desempeño del equipo, detectar picos de trabajo y gestionar mejor el capital humano de la empresa.

13. Productividad de los empleados

Al margen del seguimiento personalizado que se haga de cada uno de los empleados, un KPI muy interesante para RRHH es la productividad general de los empleados. Por lo general, se calcular dividiendo las ventas por el número total de los empleados de la empresa. Sin embargo, si se quiere analizar con más profundidad, se pueden tener en cuenta otros aspectos como el rendimiento, las horas trabajadas, etc.

Productividad = nº total de ventas durante un período / número de empleados en la empresa.

14. Horas extra trabajadas

Las horas extra son un indicador muy interesante ya que, analizadas junto al contexto, pueden revelar datos importantes. Un aumento repentino puede ser síntoma de un mayor volumen temporal de pedidos, mayor compromiso por parte de los empleados o una gestión deficiente de los procesos. Esto, a su vez, puede afectar directamente a otro de los KPIs que hemos visto: la tasa de absentismo.

Horas extra trabajadas = nº total de horas extra trabajadas por todos los empleados / nº total de empleados tenidos en cuenta.

Cultura y marca empleadora

La cultura y la imagen que la empresa transmite al exterior es un aspecto clave a la hora de atraer nuevo talento. Cada vez es más habitual encontrar, dentro de la estrategia de RRHH acciones enfocadas a mejorar en esta área. ¿Qué KPIs permiten medir los resultados?

15. Índice de satisfacción de los empleados

Si el equipo está contento es que la cultura y las acciones llevadas a cabo por la empresa son positivas. Además, los empleados funcionan como embajadores lo que hará que mejore la imagen de la compañía en el exterior. Para hallar esta cifra es necesario lanzar encuestas en las que los empleados puntúen su satisfacción dentro de la empresa. Con eso ya solo quedaría calcular la media total.

Estrategia para implementar los KPIs de Recursos Humanos

Los KPIs deben estar, como hemos dicho, estrechamente ligados al plan de Recursos Humanos y a los objetivos estratégicos establecidos por la empresa. Todos ellos están conectados y el departamento de personal puede, y debe, sumar a la consecución de las metas globales. En un estudio realizado por expertos, proponen ligar los objetivos globales de la compañía a las acciones llevadas a cabo de RRHH. Por ejemplo:

Una vez establecidas estas acciones, es el momento de buscar los KPIs que nos ayudarán a saber si estamos yendo por el buen camino y establecer criterios de evaluación. Por ejemplo:

• 0 % - el objetivo no se ha cumplido.
• 50 % - el objetivo se ha cumplido en parte.
• 100 % - el objetivo se ha logrado con éxito.

Dashboards de KPIs para Recursos humanos

El último paso de todos es darle forma a tus KPI y crear un dashboard o cuadro de mando para el departamento de Recursos Humanos. En él incluyen todas las métricas clave y se presentan de una forma visual para que su análisis resulte mucho más sencillo. A continuación tenemos dos ejemplos:

Este primer dashboard es muy visual y permite ver, de un vistazo, las cifras actuales y cuál ha sido su evolución a lo largo del tiempo. En la parte de arriba da importancia a tres KPIs: efectividad de la formación, bajas en menos de 90 días y ratio de aceptación. Abajo tenemos métricas relacionadas con productividad, satisfacción, reclutamiento… Da una visión global de diferentes áreas de RRHH.

Este segundo dashboard de Recursos Humanos está centrado en la retención de talento por lo que todos los KPIs que se incluyen están relacionados: contrataciones, salidas, tasa de retención… Está representado, además, para que resulte muy sencillo ver la evolución de estas cifras a lo largo de un año.

Puedes crear tu propio cuadro de mando en un Excel o utilizar un software de RRHH. que te ofrezca, de forma automática, informes en tiempo real de los KPIs más relevantes para tu departamento. Es una forma sencilla y rápida de no perder de vista los datos más importantes sin dedicar tiempo a filtrarlos, ordenarlos y analizarlos.