Cómo elaborar un plan de formación en tu empresa

Un plan de formación adecuado puede transformar por completo una empresa, por dentro y por fuera. Tiene un impacto directo sobre la motivación de los empleados y, por tanto, sobre su productividad. Además de ser una herramienta muy útil para retener talento. Por lo tanto, no hay que subestimar la capacidad de un buen plan de formación empresarial.

A continuación explicamos qué es, qué objetivos persigue y cómo crear un plan de formación paso a paso.

¿Qué es un plan de formación y capacitación?

Para la definición de plan de formación podemos decir que es el conjunto de acciones destinadas a mejorar las habilidades y conocimientos de los trabajadores que forman una empresa.

Normalmente, estos planes están diseñados a la medida de los trabajadores y de los objetivos de la compañía. El objetivo principal de la formación de los empleados es mantenerse competitivos en un mundo cambiante como en el que vivimos. Aunque tenemos que dejar claro que un plan de formación no es exactamente lo mismo que un plan de capacitación.

Objetivos de un plan de formación empresarial

Un plan de formación puede tener un rol estratégico para la empresa ya que, si se ejecuta correctamente, puede tener un impacto directo sobre la motivación de los empleados, su rendimiento y la consecución de objetivo de negocio.

Detectar y medir las capacidades de los empleados

Un paso previo a la elaboración de los planes de formación para empleados es establecer un punto de partida, es decir, detectar y evaluar las capacidades actuales de la plantilla.

Un programa de evaluación de desempeño nos puede ayudar a determinar, fácilmente, los puntos fuertes y las áreas de mejora de cada trabajador. De este modo, podremos diseñar acciones específicas para cada uno y obtener verdaderos resultados. Relacionado con todo esto, quizá te interese leer nuestro artículo sobre la relación entre la evaluación del desempeño y el plan de carrera.

Aumentar el rendimiento de la empresa

Reforzar a través de formación las áreas en las que un trabajador es más débil mejorará su rendimiento individual pero también el de su área y, en definitiva, el de toda la empresa. Cada trabajador forma parte de un complejo engranaje en el que cada pieza es importante. Si la empresa tiene unos objetivos ambiciosos, impulsar el desempeño de los trabajadores a través de la formación puede ser una buena estrategia para lograrlos.

Un estudio revela que un aumento del 10% en la formación de la plantilla puede conducir a un incremento del 8,6% en la productividad de la misma.

Desarrollar las habilidades de la plantilla

Uno de los principales objetivos de cualquier plan de formación de una empresa es ayudar a los profesionales a desarrollar ciertas habilidades que pueden ser clave para ellos y para la organización. Esto tiene un impacto positivo, obviamente, en los resultados de su trabajo pero también en su motivación y su compromiso. Esto, a su vez, reduce la rotación y atrae nuevo talento.

Mejorar el ambiente laboral

Un trabajador que siente que la empresa se preocupa por su desarrollo y crecimiento profesional y que, además, le da las herramientas para lograr sus objetivos estará más motivado, feliz y comprometido. Esto impacta en el ambiente laboral de toda la organización.

Un estudio de Gallup revela que las empresas con empleados comprometidos son un 21% más rentables que las demás.

Retener talento

Otro aspecto importante que se desprende de la formación es la retención de talento. Los trabajadores que se sienten “atrapados” dentro de la organización y no ven posibilidades de crecer o evolucionar dentro de ella es más probable que acepten la oferta de empresa si se les presenta la ocasión.

Según un estudio, reemplazar a un empleado puede costarle a la empresa lo equivalente al salario de 6 o 9 meses. Si, por ejemplo, éste gana 60.000€ al año, el gasto de reclutamiento y formación puede alcanzar los 30.000€ o 45.000€.

6 pasos para crear un plan de formación en tu empresa

¿Cómo se hace un plan de formación? Hemos hablado de su definición y de sus objetivos, ahora toca ponerse manos a la obra. A continuación te explicamos los seis pasos clave para crear el tuyo propio.

1. Identifica las necesidades

Antes de empezar a diseñar un plan de formación es importante evaluar las necesidades fromativas de la plantilla. Un buen punto de partida es un análisis de los puntos fuertes y debilidades de cada uno de los empleados para detectar rasgos en común.

Como hemos dicho más arriba, para esta parte puede ser de gran ayuda un programa de evaluación de desempeño ya que nos ofrecerá datos cualitativos y cuantitativos sobre los que trabajar.

2. Establece los objetivos del programa

Cualquier proyecto debe partir de unos objetivos claros. Para identificarlos y ponerlos por escrito, puedes responder a estas preguntas:

• ¿Para qué sirve este programa?
• ¿Qué problemas resuelve?
• ¿Cómo mejorará el desempeño de los empleados con este programa?
• ¿Cómo lograrán los trabajadores los objetivos de negocio?
• ¿La formación preparará a los trabajadores para asumir nuevos roles?
• ¿Cómo mejorará el programa la tasa de retención de talento?

Para llevar un seguimiento de todo el plan de formación puede utilizar nuestra plantilla del plan de formación empresarial. 

3. Involucra a los trabajadores

En esta fase temprana de ideación del programa de formación empresarial, no dudes en preguntar a la plantilla sobre qué les gustaría aprender. Este tipo de programas funcionan mejor cuando los trabajadores se involucran.

Una forma muy sencilla de contar su opinión es lanzar una encuesta anónima. Estas son algunas de las preguntas a plantear:

• ¿Qué te haría sentir más seguro en el trabajo?
• ¿Qué métodos de aprendizaje funcionan para ti?
• ¿Qué mejoraría el rendimiento de tu equipo?
• ¿Cuáles son tus intereses fuera del trabajo?

Interfaz del software de Recursos Humanos de Kenjo

4. Crea experiencias útiles, personalizadas y atractivas

Si los trabajadores no sienten que la formación es útil para ellos, será difícil lograr que se involucren y que realmente saquen provecho de ella. Por lo tanto, es importante diseñar experiencias que resuelvan sus necesidades o respondan a sus intereses y que, además, se impartan bajo un método atractivo.

5. Planifica la formación

Con toda esta información ya sabes cómo realizar un plan de formación. Lo óptimo es utilizar un software de Recursos Humanos que te ayude a darle forma y organizar las diferentes acciones que se van a llevar a cabo.

Por un lado, puede crear formaciones generales a las que deberán asistir todos los empleados de la empresa. Estos pueden estar relacionados con marca, producto o cultura empresarial. 

Y, por otro, trabaja en crear planes específicos para trabajar las debilidades detectadas en cada uno de los empleados en el análisis inicial. Es importante que, en este apartado, establezcas unos objetivos claros y un plan de seguimiento de acuerdo con el empleado. Relacionado con todo esto, la formación bonificada puede ser una buena opción para incorporarla en tu empresa.

6. Lleva un control de los resultados

Un plan de formación para empleados nunca es estático. Al contrario, debe evolucionar constantemente. Es importante observar cómo los empleados interactúan con la formación así como evaluar su efectividad. De este modo, podremos ir mejorando poco a poco.

Sobre este tema, es posible que también te interese nuestro artículo sobre cómo medir el ROI de la formación de los empleados.