So können Unternehmen Absentismus vermeiden: Definition und Maßnahmen

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsausfällen durch Krankheit und unentschuldigtes Fernbleiben, die vielen Unternehmen Kopfschmerzen bereiten. Die Kosten durch krankheitsbedingte Fehlzeiten von Angestellten oder gar Mitarbeiter, die ihre Arbeit schwänzen, können sich negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirken. Wie können Personaler gegen die Situation ankämpfen?

Am besten gehen Personalleiter das Problem an der Wurzel an und beschäftigen sich genau mit der Motivation und den entsprechenden Absentismus Maßnahmen. Personalabteilungen müssen in der Lage sein, die Fehlzeitenquote genau zu überwachen und die Ursachen für jede einzelne zu analysieren. Immerhin sind die Gründe für das Arbeitsversäumnis so vielfältig wie die einzelnen Menschen selbst. Es gilt herauszufinden, wie eine hohe Fehlzeitenquote im Unternehmen vermieden werden kann.

Schauen wir uns dazu die wichtigsten Maßnahmen zur Verringerung von Absentismus an.

Was ist Absentismus?

Unter Absentismus versteht man „motivationsbedingte“ Fehlzeiten von Mitarbeitern, die nicht auf Erkrankungen oder andere im Arbeitsvertrag vereinbarte, zulässige Gründe für das Fernbleiben von der Arbeit beruhen. Dazu gehören auch freiwillige Abwesenheiten, ob genehmigt oder nicht, sobald sie eine bestimmte Stundenzahl überschritten haben. Ausnahmen bestehen, wenn ein Arbeitnehmer ein gesetzliches Recht ausübt oder wenn die Abwesenheit auf besondere Umstände zurückzuführen ist.

Der Begriff Ausfall- und Fehlzeitenquote entspricht dem Prozentsatz der nicht gearbeiteten Stunden (ohne Jahresurlaub, Feiertage usw.) im Verhältnis zu den normalen Arbeitsstunden. In Deutschland kamen die deutschen Arbeitnehmer laut dem Informationsdienst des Instituts der deutschen Wirtschaft im Jahr 2018 auf eine Fehlzeitenquote von 17,4 Fehltage je Versicherungsjahr, was einem Krankenstand von 4,25 Prozent entspricht. Zusammen mit den Arbeitgeberbeiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung mussten die Unternehmen im Jahr 2018 rund 62 Milliarden Euro für die Entgeltfortzahlung aufbringen.

Der Produktivitätsverlust und die Kosten durch krankheitsbedingte Fehlzeiten sind enorm und stellen ein echtes Problem für Unternehmen und die deutsche Wirtschaft insgesamt dar. 

Fehlzeiten zu reduzieren und Krankenstände zu vermeiden sollte daher auf der Agenda einer jeden Personalabteilung weit oben stehen.

Die verschiedenen Arten des Absentismus in Deutschland

In Deutschland wirken sich verschiedene Arten von Absentismus negativ auf Unternehmen aus. Allen sind die negativen Auswirkungen auf die Produktivität gemein und gerade die Kosten durch krankheitsbedingte und bezahlte Fehlzeiten wirken sich massiv auf den Unternehmenserfolg aus.

Genehmigter Absentismus

Der genehmigte Absentismus stellt die häufigste Form von allen Mitarbeiter Fehlzeiten dar. In diesem Fall informieren die Mitarbeiter ihr Unternehmen rechtzeitig über den Grund ihrer Abwesenheit vom Arbeitsplatz.

Dieser Absentismus umfasst alle Arten von Abwesenheiten, auch die genehmigten, die nicht von der Gesetzgebung oder von Tarifverträgen abgedeckt sind, wie beispielsweise Todesfall oder Krankenhausaufenthalte eines engen Familienmitglieds.

Ebenso unterscheiden wir zwischen bezahltem genehmigtem Urlaub und unbezahltem Urlaub wie Sabbaticals etwa, weil der Arbeitnehmer während des Zeitraums keine Dienstleistung für sein Unternehmen erbringt.

Unentschuldigtes Fernbleiben vom Dienst und “Arbeit schwänzen“

In diesem Szenario bleibt der Mitarbeiter der Arbeit fern, ohne sein Unternehmen davon zu informieren. Die abwesenden Mitarbeiter kommen daher ihren Verpflichtungen nicht nach und könnten je nach der Schwere der Situation oder der Anzahl der Tage, an denen sie nicht gearbeitet haben, mit Sanktionen belegt werden.

In diesem Zusammenhang ist auch das Aufgeben der Arbeit ohne vorherige Ankündigung relevant. Der Arbeitnehmer erscheint einfach nicht mehr zur Arbeit. Dazu muss dieser allerdings sehr lange Zeit nicht mehr zur Arbeit gekommen sein und man muss ihm nachweisen können, dass die Absicht hatte, das Arbeitsverhältnis zu beenden.

Was sind die Ursachen von Absentismus?

Die Vorstellung, dass Fehlzeiten immer auf Faulheit oder auf Mitarbeiter zurückzuführen sind, die sich möglichst von der Arbeit drücken wollen, erweist sich als falsch. Die Ursachen für Absentismus sind überaus vielschichtig und hängen vielmehr mit dem Arbeitsplatz als mit den Mitarbeitern selbst zusammen. Im Folgenden nennen wir die neun häufigsten Ursachen:

• Krankheit: Verletzung, Krankheit und Arzttermine sind die am häufigsten genannten Gründe für Fehlzeiten - wenn auch nicht immer der eigentliche Grund.
• Verletzungen: Unfälle können sich am Arbeitsplatz oder außerhalb der Arbeit ereignen und zu Abwesenheiten führen. Neben akuten Verletzungen sind auch chronische Verletzungen wie Rücken- und Nackenprobleme eine häufige Ursache für Absentismus.
• Mobbing und Belästigung: Mitarbeiter, die von Kollegen und/oder Vorgesetzten gemobbt oder belästigt werden, melden sich häufiger krank, um dieser Situation zu entfliehen.
• Burnout und Stress: Hohe Arbeitsbelastungen, stressige Besprechungen, das Gefühl, nicht geschätzt zu werden sowie persönliche Stressfaktoren außerhalb des Arbeitsplatzes können zu Fehlzeiten führen.
• Kinderbetreuung und Altenpflege: Die Pflege von Kindern oder älteren Verwandte, wenn bspw. das Pflegeperson krank geworden ist.
• Fehlende Einsatzbereitschaft: Wer sich nicht für seine Arbeit, seine Kollegen und das Unternehmen begeistert, wird eher zu Fehlzeiten neigen.
• Niedrige Arbeitsplatzmoral: Kein Mensch wünscht sich ein Arbeitsumfeld, in dem Konflikte an der Tagesordnung sind. Wir können nicht oft genug betonen, wie wichtig eine gute Arbeitsmoral in Unternehmen ist. Eine respektvolle Behandlung der Mitarbeiter und Entscheidungsfreiheiten sind das Rückgrat eines gesunden Arbeitsumfelds.
• Arbeitsplatzsuche: Arbeitnehmer melden sich möglicherweise für ein Vorstellungsgespräch krank.
• Zeitdiebstahl: Abwesenheit bedeutet nicht immer unbedingt, dass man ganze Arbeitstage verpasst. Verspätetes Erscheinen, frühzeitiges Verschwinden oder längere Pausen können Unternehmen ebenfalls Geld kosten.

Stelle Deiner Personalabteilung die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung, um diesen Zeitmissbrauch zu erfassen und zu verwalten, bevor er zu einem größeren Problem wird. Mit Kenjos Zeiterfassungs-Software.

Was sind die Folgen von Absentismus?

Fehlzeiten am Arbeitsplatz können sich sowohl auf das Unternehmen als auch auf die Mitarbeiter auswirken und hohe Kosten verursachen.

So mussten laut dem IWD deutsche Unternehmen im Jahr 2019 insgesamt 67,5 Milliarden Euro für erkrankte Mitarbeiter aufwenden. Das sind 3,4 Milliarden Euro mehr als 2018 und die Tendenz zeigt steil nach oben!

Neben den finanziellen Auswirkungen spielen weitere Aspekte eine Rolle:

• Verminderte Leistung: Bei häufigem Absentismus leidet zwangsläufig die Leistung, da die betroffenen Mitarbeiter Zeit für Projekte, Schulungen und Aktualisierungen verlieren. Dies kann zu einer schlechten Arbeitsmoral führen.
• Geringere Produktivität: Mit abnehmender Leistung sinkt auch die erforderliche Arbeitsproduktivität.
• Ersatz finden: Innerhalb oder durch Leiharbeiter außerhalb des Unternehmens muss Vertretungspersonal gefunden und geschult werden.
• Vermehrte Kosten: Durch Recruiting und Schulung von neuem Personal können die Kosten explodieren.
• Zeitverzug: Wichtige Projekte können liegen bleiben und Kunden ggf. verprellt werden.

Die wichtigsten Absentismus Maßnahmen

Wie wir bereits erwähnt haben, ist die Ursachenforschung entscheidend für die Bekämpfung der Abwesenheit von Mitarbeitern und Reduzierung der Fehlzeitenquote. Ein Bericht der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin rechnet uns vor, dass der Arbeitsausfall ein Gesamtmaß von insgesamt 708,3 Millionen Arbeitsunfähigkeitstage bedeutet und die volkswirtschaftlichen Produktionsausfälle von insgesamt 85 Milliarden Euro bzw. Ausfall an Bruttowertschöpfung auf 145 Milliarden Euro betrugen.

Bei diesen Zahlen schlackern jedem Unternehmen die Ohren und es wird höchste Zeit, dass auch das letzte Unternehmen, Maßnahmen gegen Absentismus in die Wege leitet.

Es ist zwar nicht leicht, bezahlte Fehlzeiten von Mitarbeitern zu vermeiden, aber es können eine Reihe von Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, Abwesenheit durch Krankheit und unentschuldigtes Fernbleiben zu reduzieren.

1. (Un)genehmigte Abwesenheiten der Mitarbeiter sichtbar machen

HR-Software ermöglicht es, Abwesenheiten von Mitarbeitern einfach und in Echtzeit zu überwachen. Dabei erfassen Personalabteilungen Absentismus und können diese jederzeit in der Abwesenheitshistorie einsehen und ggf. Trends und Verhaltensmuster beobachten.

Der große Vorteil dieser Software liegt in der Möglichkeit, Informationen mit den Mitarbeitern zu teilen, so dass diese die Fehltage selbst sehen können. Wenn Mitarbeiter in der Lage sind, diese Daten zu visualisieren, werden sie zu gegebener Zeit bessere Entscheidungen treffen können.

2. Präsente Mitarbeiter belohnen

Belohnungen funktionieren immer besser als Sanktionen. Daher sollte irgendeine Form der Anerkennung für Mitarbeiter geschaffen werden, die das ganze Jahr über eine niedrige Fehlzeitenquote aufweisen. Das ist eine wichtige Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und die Art von Verhalten anzuregen, die wir uns wünschen.

Belohnung müssen dabei nicht immer finanzieller Natur sein, auch Einkaufsgutscheine, Erlebnisse, ein zusätzlicher freier Tag und vieles mehr eignen sich hervorragend.

3. Teamarbeit fördern

Das Gefühl der Zugehörigkeit und insbesondere das Gefühl, Teil eines Teams zu sein, erhöht das Engagement der Mitarbeiter unmittelbar. Sie sind motivierter, zur Arbeit zu gehen und wollen ihr Team nicht im Stich lassen.

Teambildungsaktivitäten stärken die Bindungen und helfen den Teammitgliedern, sich wohler und motivierter zu fühlen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Paintball-Ausflug, Weinproben oder Floßbauveranstaltungen?

4. In den Wohlfühlfaktor investieren

Der beste Anreiz, jeden Tag zur Arbeit zu gehen, ist die entsprechende Motivation und das eigene Wohlbefinden. Darin zu investieren zahlt sich auf jeden Fall aus. Verschiedene Maßnahmen, dies zu erreichen, sind:

• Flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeit und Homeoffice erleichtern die Work-Life-Balance der Mitarbeiter.
• Aus- und Weiterbildungen für das Personal.
• Programme zur Mitarbeiterentwicklung.
• Freizeit- oder Entspannungszonen im Büro.
• Interne Kommunikationssysteme wie Workflows, über die Mitarbeiter Vorschläge machen können, Probleme melden, etc.

Personaler sollten nicht die Macht des emotionalen Gehalts unterschätzen. Eine angenehme und motivierende Arbeitsatmosphäre steht für die meisten Mitarbeiter ganz oben auf dem Wunschzettel.

5. Auf die Gesundheit der Arbeitnehmer achten

Krankheit aufgrund geringfügiger Erkrankungen ist einer der Hauptgründe für Absentismus von Mitarbeitern. Diese Fehlzeitenquote ist einfach niedrig zu halten, indem Unternehmen und Personalabteilungen die Gesundheit der Mitarbeiter zu einer Priorität machen. Ob Du es glaubst oder nicht, es gibt eine Menge, was Du für Deine Mitarbeiter tun kannst:

• Frage Dich, ob alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit eigehalten werden.
• Startups machen es seit Jahren vor: Kostenloses Wasser, Kräutertees und Obst kosten nicht viel, stellt aber sicher, dass die Mitarbeiter gesund und satt durch den Arbeitstag kommen.
• Ermutige Deine Mitarbeiter dazu, außerhalb der normalen Arbeitszeiten von der Arbeit abzuschalten und zu entspannen.
• Sportförderung durch vom Unternehmen organisierte Aktivitäten oder spezielle Übungen und richte ausgewiesene Orte innerhalb des Bürogebäudes zum Sporteln ein.
• Vereinbarungen mit Krankenversicherungsgesellschaften, um Deinen Mitarbeitern Zugang zu privater medizinischer Versorgung zu ermäßigten Preisen zu gewähren.

Was ist der Unterschied zwischen Präsentismus und Absentismus?

Genau das Gegenteil zum Absentismus ist der sogenannte Präsentismus. Hier arbeitet der Arbeitnehmer zwar, aber geht dabei weder engagiert noch sehr produktiv vor. 

Eine Studie aus dem Jahr 2016 ergab, dass zumindest in Betrieben mit mehr als 50 sozialversicherungspflichtig Beschäftigten fast 70 Prozent der Arbeitnehmer*innen mindestens einmal im Jahr krank zur Arbeit gegangen seien.

Damit ist der Präsentismus in Deutschland mindestens genauso stark verbreitet wie krankheitsbedingte Abwesenheit.

Erschwerend hinzu kommt, dass eine wachsende Zahl von Mitarbeitern mit psychischen Problemen arbeitet. Zum einen leiden sie unter psychischen Problemen und trauen sich nicht, dieses sensible Thema bei ihrem Arbeitgeber  anzusprechen oder sie arbeiten unmotiviert. Dies geschieht normalerweise, wenn ein Mitarbeiter sich nicht mit der Unternehmenskultur identifiziert, die Motivation verloren hat, unter einem Burnout leidet, Stress oder persönliche Probleme erfährt.

Wichtige Infos zum Präsentismus und den Auswirkungen auf die psychische Gesundheit gibt es in unserer aktuellen Studie zum Arbeitsschutz: Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz

Welche Arten von Arbeitsversäumnissen werden nicht als Absentismus eingestuft?

Das deutsche Arbeitszeitgesetz erkennt bestimmte Umstände an, die nicht als Arbeitsversäumnis gelten. In diesen Fällen geht es um den gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers auf Urlaub und andere besondere Umstände. Zum Beispiel: Urlaub, gesetzlich oder tarifvertraglich festgelegte Umstände etc.

Andere gesetzlich geschützte Situationen sind z.B.

• Mutterschafts-/Vaterschafts-/Adoptionsurlaub
• Krankheitsurlaub wegen geringfügiger Erkrankungen
• Arbeitsunfälle
• Freistellung für Familie und Angehörige
• Freistellung für gewerkschaftliche Aktivitäten usw.

Weißt Du, wie man die Urlaubsabgeltung berechnet? Dann schau Dich auf unserem Blogartikel zum Urlaubsabgeltung Rechner um

Abwesenheitsmanagement Software - die beste Absentismus Maßnahme

Eine Lösung zur Verringerung der Fehlzeitenquote von Mitarbeitern ist der Einsatz von IT-Systemen, die eine Verwaltung und Überwachung von Abwesenheiten ermöglicht. Mitarbeiter können problemlos Urlaub beantragen und ihre Vorgesetzten darüber informieren, an welchen Tagen sie von ihrem Arbeitsplatz abwesend sein werden.

Ebenso erleichtert eine digitale Abwesenheitsmanagement Software die Arbeit von Personalabteilungen und reduziert die Kosten gegenüber krankheitsbedingten Absentismus. Solltest Du beispielsweise gewisse Muster im Verhalten eines bestimmten Teams oder Mitarbeiter feststellen, kannst du rechtzeitig Maßnahmen gegen diesen Absentismus ergreifen, die zur Lösung des Problems beitragen. Dadurch können Unternehmen Fehlzeiten reduzieren und Krankenstände vermeiden.

Kenjo ist eine HR-Software, die speziell für Personalabteilungen und das Abwesenheitsmanagement entwickelt wurde und unter anderem die Möglichkeit bietet, An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern zu überwachen. Diese Personalverwaltungssoftware hilft:

• Abwesenheiten zuordnen und mit einem Farbsystem unterscheiden.
• Individuell einstellbare öffentliche oder private Abwesenheitsgründe.
• Genehmigungen von Mitarbeitern auf der gleichen Plattform erhalten.
• Abwesenheitstage der Mitarbeiter mit nur einem Klick genehmigen.
• Von Mitarbeitern gesendete Genehmigungen in der Cloud speichern.
• Abwesenheiten und Jahresurlaub einer Abteilung in einem Kalender zu visualisieren.
• Die Abwesenheitshistorie eines Mitarbeiters einsehen.
• Automatisierte Berichte mit der Abwesenheitsrate Deines Unternehmens.

Wie wir im Artikel gesehen haben, kann sich kein Unternehmen die hohen Kosten von Absentismus leisten. Fehlzeiten zu reduzieren und Krankenstände zu vermeiden sollte daher auf der Agenda einer jeden Personalabteilung oberste Priorität haben.

Wie wichtig HR-KPIs für Personalabteilungen und Unternehmen sind, erfährst Du in unserem Artikel über das Personalcontrolling, inklusiver einer kostenlose Vorlage für HR-KPIs. In unserem Artikel "Feiertage im Jahr 2023 in Deutschland - Für alle Bundesländer!" erhältst Du einen Überblick über alle gesetzlichen Feiertage 2023 in Deutschland.