Excel-Vorlage zur Schichtplanung

Das Managen von Mitarbeitenden im Schichtdienst kann oft chaotisch und herausfordernd sein. Besonders wenn man nicht die richtigen Methoden und Instrumente für die Schichtplanung zur Hand hat.

Als eine der wichtigsten Aufgaben müssen Personal- und Bereichsleitende die verfügbaren Ressourcen innerhalb ihrer Organisation koordinieren.  

Dies setzt voraus, dass den Mitarbeitern*innen Arbeitszeiten oder -pläne zugewiesen werden können, um sie effizient zu verwalten und zu organisieren. Dadurch werden Überschneidungen oder unbesetzte Schichten aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Abwesenheit vermieden.

Kenjo hat eine kostenlose Schichtplan-Vorlage erstellt, mit der Du die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter*innen verwalten und Statistiken erstellen kannst. Damit berechnest Du die an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden, Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubstage, Krankheitstage und Elternzeit.

Was Du über die Schichtplan Excel-Vorlage wissen musst

Mit der Schichtplan Excel-Vorlage hast Du Zugriff auf alle erforderlichen Daten, um die Schichten Deiner Mitarbeiter*innen zu verwalten, was sich gerade im Einzelhandel, in der Gesundheitsbranche und vielen mehr besonders auszahlt:

• Registriere die Mitarbeiterdaten durch die Eingabe von Personaldaten wie z.B.  Vor- und Nachnamen, Mitarbeiternummern und Positionen.
• Erfasse die Mitarbeiterschichten mit einem Protokoll der geleisteten Arbeitsstunden, Gesamtarbeitszeit sowie Überstunden. 
• Lass dir die geleisteten Arbeitsstunden, Urlaube oder Abwesenheiten anzeigen, und Filter nach den benötigten Daten, z. B. nach Mitarbeiterstandort.

Wie verwendet man die Schichtplan Excel-Vorlage? 

Die Schichtplan Vorlage kann von jedem benutzt werden, der über Microsoft Excel verfügt und die Option "Makros" verwenden kann.

Wenn Du Google Drive nutzt, kannst Du auch über diese Anwendung auf eine Online-Version der Schichtplan Vorlage zugreifen.

Im Folgenden Abschnitt erfährst Du, wie Du auf die Excel Datei zugreifen kannst und wie man sie benutzt.

1. - Lade dir die Vorlage herunter, indem Du auf diesen Link klickst: Kenjo Schichtplan Excel-Vorlage.

2. - Du erhältst eine E-Mail in Deinem Posteingang. Solltest Du diese nicht erhalten haben, überprüfe bitte Deinen SPAM-Ordner (Junk-Mail) oder den Ordner für “Werbung” bei einem Gmail-Konto. 

3. - Anleitung (Instructions): Wenn Du die Schichtplan Excel Vorlage öffnest, findest Du als erstes die Excel-Seite mit der Bezeichnung “Instructions”. Hier findest Du eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Seiten der Excel-Vorlage. Du kannst auch hier die Sprache der Vorlage ins Spanische oder Englische ändern, falls du Mitarbeiter*innen hast, die unterschiedliche Sprachen sprechen. 

4. - Dashboard: Auf dieser Seite werden alle Daten und Informationen in der Excel Vorlage zusammengetragen. Was sieht man auf dieser Seite?

• Type of shift: Schichtart 
• Location: Mitarbeiterstandort
• Day: Du kannst den Zeitraum nach, Tag, Monat oder Jahr filtern. 
• Kumulierte Informationen: Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, Gesamtzahl der Beschäftigten, Gesamtzahl der Überstunden, Gesamtzahl der Urlaubsstunden, Gesamtzahl der Abwesenheiten.
• Überstunden vs. Krankenstand vs. Urlaub: Nachfolgend findest Du zwei Diagramme mit Stundenstatistiken.
• Geleistete Arbeitsstunden nach Standort: In diesem Diagramm werden die Stunden nach Standort angezeigt. 
• Abschließend findest Du eine Zusammenfassung der Arbeitsstunden pro Mitarbeiter*innen. 

5. - Mitarbeiterinformationen (Employee Information): Auf dieser Seite kannst Du die Mitarbeiterinformation aktualisieren und anpassen. Hier werden Mitarbeiternummern, Vor und Nachnamen, sowie Standorte und Positionen aufgelistet.

6.- Stundenerfassung (Timesheet): Diese Seite aktualisierst du mit den Deines Schichtsystems entsprechenden Arbeitsstunden. WICHTIG! Ändere nur die Zellen, die zu den Spalten "Start", "End" und "Status" gehören.

6.1. - Wähle den Zeitraum in Zelle C3 aus, der dem Wochenbeginn entspricht.

6.2. - Die Daten für ID, Vorname und Nachname sollten nicht geändert werden, da sie automatisch eingefügt werden, wenn sie in der Seite "Mitarbeiterinformationen" hinzugefügt werden (siehe Seite Mitarbeiterinformationen, Spalte G4:H4). 

6.3. - Füge manuell die Anfangszeit (Start) und die Endzeit (Ende) des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin ein.

6.4. - Der Status kann wie folgt ausgefüllt werden:

• • Arbeitsstunden: Mitarbeiterstunden auswählen und auf "Working" (Arbeiten) klicken.
  • Vertrag beendet (Contract finished): In diesem Fall ist es nicht notwendig, etwas auszufüllen, wenn der Vertrag des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin beendet wurde.
  • Urlaub (Vacation): Gib die entsprechenden Urlaubsstunden an. Wenn es ein ganzer Tag ist, sollten es 8 Stunden sein.
  • Krank (Sick leave): Gib hier die Stunden an, in denen der/die Mitarbeiter*in abwesend war, z. B. wegen einer Krankheit oder eines Arztbesuchs.
  • Elternzeit (Maternity/Paternity): Wenn deine Mitarbeiter*innen in Elternzeit gehen, kannst Du es in diesem Feld angeben.

WICHTIG!

Wenn Du den Schichtplan ausgefüllt hast, musst Du die Informationen speichern:

Microsoft Excel-Version: Klicke auf die Schaltfläche "Daten speichern" und dann auf Daten -> Alle Daten aktualisieren. Beide Klicks sind notwendig, um die Informationen zu speichern.

Google Drive-Version: Klicke auf die Schaltfläche "Daten speichern", um die Informationen zu speichern.

7. - Datenvalidierung (Data Validation): Auf dieser Seite kannst Du alle Firmendaten anpassen und aktualisieren. 

7.1. - Rolle: Hier kannst Du die bestehenden Tätigkeitsbezeichnungen Deiner Mitarbeiter*innen anlegen (z.B: Betriebsleiter*in, Kassierer*in, Fachlagerist*in...).

7.2. - Standort: Hier kannst Du die Mitarbeiterstandorte angeben. 

7.3. - Schichtart: Füge die Schichtarten der Mitarbeitenden hinzu.

7.4. - Status: Wir empfehlen, den vorgegebenen Status nicht zu ändern, da dies die auf der Seite "Dashboard" angezeigten Ergebnisse beeinflussen könnte.

7.5. - Zeit: Füge neu Arbeitsstunden hinzu, die auf der Seite "Stundenerfassung” (Timesheet) verwendet werden sollen.

7.6. - Wochenbeginn: Hier kannst Du die Wochen des Jahres aktualisieren. Um es Dir etwas leichter zu machen, haben wir schon alle Wochen für 2022 erstellt.

8. - Übersetzung (Translation): Auf dieser Seite kannst Du die Namensgebung der verschiedenen Seiten der Excel-Vorlage ändern oder bearbeiten. 

Mit dieser Schichtplan Excel-Vorlage kannst Du jetzt die Schichtpläne Deiner Mitarbeiter*innen verwalten und planen.

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